Polisa OC - skutki podatkowe umowy ubezpieczenia w pytaniach i odpowiedziach

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) jest nierozerwalnie związane z wykonywaniem działalności gospodarczej. Może być ono obowiązkowe albo dobrowolne. Przedsiębiorcy wykupują takie ubezpieczenie, aby ograniczyć ryzyko związane z wykonywaną działalnością na wypadek szkód wyrządzanych osobom trzecim w związku z wykonywaną działalnością. Wykupienie polisy powoduje określone skutki podatkowe. W artykule przedstawiamy odpowiedzi na pojawiające się w tym zakresie wątpliwości.

1. Składki OC jako koszt podatkowy

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia:

• przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (zob. art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT),
• przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (zob. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Zatem kosztem uzyskania przychodów może być taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Składki na ubezpieczenie OC, które wypełniają podane przesłanki, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Przedstawiamy odpowiedzi na pytania podatników odnoszące się do kwestii kosztów ubezpieczenia.

1.1. Czy składki na OC samochodu firmowego mogą być kosztem podatkowym?

Problem

Czy wydatki poniesione na zapłatę ubezpieczenia OC firmowych samochodów mogą być kosztem uzyskania przychodów zarówno dla podatników podatku PIT, jak i podatku CIT?

Rada

Wydatki związane z ubezpieczeniem OC samochodów używanych w działalności gospodarczej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnika. W przypadku składek na ubezpieczenie OC firmowego samochodu osobowego wydatki te nie podlegają limitowaniu.

1.2. Czy składki na ubezpieczenie OC samochodu podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych?

Problem

Czy składki na ubezpieczenie OC firmowego samochodu osobowego podlegają limitowaniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT?

Rada

Składki na ubezpieczenie OC nie podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych. Takie ograniczenia mają zastosowanie w przypadku ubezpieczeń zależnych od wartości samochodu. Składki na OC nie są takim ubezpieczeniem, a zatem mogą być zaliczane do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych.

Uzasadnienie

Z powołanych przepisów wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

• składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (zob. art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT),
• składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (zob. art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT).

Wskazane ograniczenia wynikające z powołanych przepisów mają zastosowanie tylko do składek na ubezpieczenie, którego wysokość zależy od wartości samochodu, tj.:

• ubezpieczenie AC samochodów osobowych (tj. składki na ubezpieczenie liczonej od wartości samochodu) - por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 19 sierpnia 2019 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.179.2019.3.MJ,
• ubezpieczenie GAP samochodów osobowych (podstawą ubezpieczenia jest wartość samochodu) - zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 5 lipca 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.212.2019.1.MF; wyrok WSA w Warszawie z 15 lipca 2020 r., sygn. akt III SA/Wa 1885/19.

Organy podatkowe wskazują, że ograniczenia te odnoszą się wyłącznie do składek na dobrowolne ubezpieczenie komunikacyjne (por. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 20 lutego 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.833.2023.2.MAP; z 23 maja 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.182.2024.1.AA).

Natomiast wydatki na ubezpieczenie OC (a także NNW) firmowych samochodów osobowych mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w 100%, jeżeli składka na ubezpieczenie tych samochodów jest ponoszona przez podatnika (por. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 6 czerwca 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.159.2019.1.BS; z 30 czerwca 2022 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.403.2022.2.AD; z 19 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.550.2024.2.SJ).

Limitowaniu nie podlegają zatem wydatki na ubezpieczenie OC firmowych pojazdów samochodowych niezależnie od tego, czy są to samochody osobowe czy inne pojazdy.

1.3. Czy składki na OC są limitowane jako wydatki eksploatacyjne?

Problem

Czy wydatki na opłacenie składek na ubezpieczenie OC firmowych samochodów osobowych mogą być uznane za koszty używania takiego samochodu, a w konsekwencji czy są objęte ograniczeniami wynikającymi z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT?

Rada

Składki na ubezpieczenie OC nie są uznawane za wydatki eksploatacyjne podlegające limitowaniu w kosztach podatkowych. Są zaliczane do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych.

Uzasadnienie

Na podstawie powołanych przepisów limitowaniu podlegają koszty używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. W przypadku tego rodzaju kosztów (tj. kosztów używania samochodu osobowego), co do zasady, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie 75% poniesionych wydatków (poniesione wydatki obejmują także podatek VAT, który nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek VAT, w tej części, w której podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług). Szczegółowo kwestię tę regulują przepisy art. 16 ust. 1 pkt 51, ust. 5a, ust. 5f-5h ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 46a, ust. 5a, ust. 5f-5h ustawy o PIT.

Należy zauważyć, że za wydatki eksploatacyjne (tj. koszty używania samochodu osobowego), o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT (tj. objęte limitem 75% uznawanych za koszty podatkowe) nie mogą być uznane wydatki na:

• ubezpieczenie OC i NNW samochodu osobowego (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 6 czerwca 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.159.2019.1.BS),
• ubezpieczenie GAP samochodu osobowego (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 5 lipca 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.212.2019.1.MF).

Zatem wydatki na ubezpieczenie OC firmowych samochodów osobowych nie podlegają limitowaniu również na podstawie przepisów art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT.

Oczywiście limity te nie mają także zastosowania wobec składek na ubezpieczenie OC firmowych pojazdów niebędących samochodami osobowymi. W konsekwencji wydatki poniesione na takie składki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych w całości - na zasadach ogólnych.

1.4. Czy składki na OC podlegają limitowaniu w zakresie opłat wynikających z umowy leasingu?

Problem

Czy limity opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze samochodu osobowego, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT, obejmują również składki na ubezpieczenie OC takiego samochodu?

Rada

Składki na ubezpieczenie OC nie podlegają limitowaniu w zakresie opłat wynikających z umów leasingu, najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze. Mogą być zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych.

Uzasadnienie

Wydatki na ubezpieczenie OC samochodów nie podlegają limitowaniu dotyczącym opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze (zob. art. 16 ust. 1 pkt 49a, ust. 5a, ust. 5c-5e ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 47a, ust. 3b, ust. 5c-5e ustawy o PIT). W powołanych przepisach jest napisane wprost, że określony w nich limit opłat nie ma zastosowania do opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, czyli również do składek na ubezpieczenie OC.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że ograniczenia wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT mają zastosowanie wyłącznie do samochodów osobowych. Nie dotyczą innych pojazdów niż samochody osobowe. Zatem również w przypadku samochodów innych niż osobowe składki na ubezpieczenie OC nie podlegają ograniczeniom i mogą być zaliczane do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych.

1.5. W jakim momencie zaliczamy składki na OC do kosztów podatkowych?

Problem

W jakim momencie podatnik PIT lub CIT może potrącić poniesione wydatki z tytułu składek na ubezpieczenie OC firmowego auta?

Rada

Koszt składek na ubezpieczenie OC powinien być przypisany proporcjonalnie do roku, którego dotyczy - w przypadku podatników rozliczających koszty memoriałowo. Podatnicy prowadzący pkpir metodą kasową zaliczą ten wydatek do kosztów podatkowych w całości w dacie wystawienia faktury. Podatnicy, którzy wybrali tzw. kasowy PIT, mogą ten wydatek zaliczyć do kosztów w momencie zapłaty, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.

Uzasadnienie

U podatników prowadzących księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów (metodą memoriałową) wydatki poniesione na ubezpieczenie pojazdu zalicza się, co do zasady, do kosztów pośrednich, tj. potrącanych w dacie ich poniesienia (zob. art. 15 ust. 4d ustawy o CIT i art. 22 ust. 5c ustawy o PIT).

Należy jednak wskazać, że stosownie do art. 15 ust. 4d zdanie drugie ustawy o CIT i art. 22 ust. 5c zdanie drugie ustawy o PIT, jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Wydatek na obowiązkowe ubezpieczenie OC pojazdu należy uznać za koszt pośredni, nawet jeżeli dotyczyłby pojazdu, który ma być oddany w najem lub leasing. Jeśli opłata ta nie zostanie poniesiona na konkretny pojazd, niemożliwe będzie użytkowanie konkretnego samochodu, w tym brak jest możliwości przekazania pojazdu w najem/leasing (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 20 lutego 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.310.2022.2.PK).

Zatem koszty ubezpieczenia OC pojazdu dotyczące dwóch lat podatkowych (np. polisa obejmująca okres od 1 lipca 2024 r. do 30 czerwca 2025 r.), pomimo że powinny być uznane za koszty pośrednie, nie mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, lecz przyporządkowane w odpowiedniej części do lat podatkowych, których dotyczą (por. wyrok WSA w Szczecinie z 3 listopada 2004 r., sygn. akt SA/Sz 348/03; wyrok WSA w Łodzi z 6 listopada 2009 r., sygn. akt I SA/Łd 385/09; wyrok NSA z 25 listopada 2005 r., sygn. akt FSK 2469/04).

Według odmiennych zasad potrącają składki na ubezpieczenie OC samochodów podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. W ich przypadku wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu (m.in. ubezpieczenie OC, AC) powinny być ujęte w księdze w momencie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia faktury bądź innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 4 marca 2008 r., sygn. ITPB1/415-696/07/PSZ).

Podatnicy PIT (prowadzący podatkowa księgę przychodów i rozchodów - niezależnie od metody jej prowadzenia), którzy od 1 stycznia 2025 r. wybrali tzw. kasowy PIT (zob. art. 14c ustawy o PIT), do ustalenia potrącenia kosztu uzyskania przychodów są zobowiązani stosować regulacje art. 22 ust. 4a i ust. 4b ustawy o PIT. W przypadku wydatków na OC pojazdu oznacza to, że co do zasady koszty z tego tytułu mogą być potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.

1.6. Jak rozliczyć składki OC na prywatny samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej?

Problem

Czy podatnik, który w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłacane za niego składki na ubezpieczenie OC?

Rada

Podatnik może zaliczyć do kosztów 20% wydatku poniesionego na składki OC zapłacone na prywatny samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu. Te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Zatem jeżeli podatnik w prowadzonej działalności gospodarczej (faktycznie) wykorzystuje prywatny samochód osobowy, tj. stanowiący jego własność, ale niestanowiący składnika majątku jego firmy, w szczególności środka trwałego w prowadzonej firmie, to m.in. składki na ubezpieczenie tego pojazdu (np. ubezpieczenie OC) może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów, ale jedynie w wysokości 20% tych wydatków (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 12 kwietnia 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.117.2024.2.KP).

Poniesione wydatki, o których mowa m.in. w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (zob. art. 23 ust. 5a ustawy o PIT).

1.7. Czy koszty naprawy powypadkowej mogą być KUP, gdy samochód był objęty tylko ubezpieczeniem OC?

Problem

Czy jeżeli firmowy samochód był objęty tylko obowiązkowym ubezpieczeniem OC, to koszty naprawy powypadkowej firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Rada

Podatnik nie rozliczy w kosztach podatkowych wydatków na naprawy powypadkowe samochodów, które były objęte tylko ubezpieczeniem OC. Warunkiem zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych jest objęcie tych samochodów ubezpieczeniem dobrowolnym.

Uzasadnienie

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT). Zgodnie z powołanymi przepisami warunkiem zaliczenia kosztów napraw powypadkowych samochodów w koszty uzyskania przychodów jest objęcie samochodu ubezpieczeniem dobrowolnym. Dotyczy to wszystkich samochodów, nie tylko osobowych. Ubezpieczenie OC jest ubezpieczeniem obowiązkowym, a nie "dobrowolnym", a więc objęcie samochodu wyłącznie ubezpieczeniem OC nie wypełnia wskazanego warunku. Takie stanowisko zajął też Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 10 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.251.2020.1.MT.

Należy podkreślić, że zakresem omawianego ograniczenia objęte są wyłącznie naprawy pokolizyjne. Jeżeli naprawa jest wynikiem normalnego zużycia (remonty, remonty generalne), to podatnik ma prawo do zaliczenia wydatków poniesionych na te naprawy do kosztów bez względu na to, czy samochody te są objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Natomiast na podstawie powołanych przepisów podatnik nie rozliczy w kosztach podatkowych nie tylko kosztów napraw powypadkowych, ale też strat powstałych w wyniku utraty samochodów (np. w wyniku kradzieży), jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

2. Składki na OC jako przychód osób objętych ochroną ubezpieczeniową

Częstą praktyką pracodawców jest wykupywanie polisy OC obejmującej ochroną ubezpieczeniową grupę osób. Zazwyczaj są to pracownicy/zleceniobiorcy danego pracodawcy. Mogą to być również członkowie zarządu czy rady nadzorczej. Nawet gdy taka polisa jest "bezimiennna", a koszty składek "ryczałtowe", to należy z tego tytułu ustalić przychód po stronie beneficjentów zawartej umowy ubezpieczenia (pracowników, zleceniobiorców, członków zarządu czy członków rady nadzorczej). Obowiązek rozliczenia tych przychodów i pobrania od nich zaliczki na podatek ciąży na płatniku.

2.1. Czy biuro rachunkowe powinno doliczyć do przychodów pracowników koszty polisy OC, w przypadku gdy obejmuje ich ochrona ubezpieczeniowa?

Problem

Y. spółka z o.o. prowadzi biuro rachunkowe. Zawarła umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie ubezpieczenia ochrony skarbowej i podatkowej, w ramach której ubezpieczonymi będą osoby w niej zatrudnione. Osoby zatrudnione w spółce są polskimi rezydentami podatkowymi, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o PIT. Zawarte ubezpieczenie jest ubezpieczeniem bezimiennym, o charakterze otwartym w zakresie kręgu osób nim objętych. Krąg ubezpieczonych nie jest identyfikowany na podstawie danych osobowych, warunki ubezpieczenia nie wymagają skonkretyzowania ww. ubezpieczonych, bowiem przy szeroko określonym kręgu ubezpieczonych nie ma takiej możliwości. Osobą ubezpieczoną jest dowolny pracownik działu usług kadrowo-płacowych, który przed okresem ubezpieczenia lub podczas okresu ubezpieczenia był/jest zatrudniony przez spółkę na podstawie umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej (tj. umowy zlecenia). Polisa obejmuje jeden limit sumy ubezpieczenia dla ubezpieczonej grupy. Składka ubezpieczeniowa ma charakter zryczałtowany i po ustaleniu liczby osób objętych ubezpieczeniem nie będzie już zmieniana jej wysokość. Zgoda osób ubezpieczonych na objęcie ubezpieczeniem nie będzie wymagana. Uprawnionymi do składania wniosków o wypłatę świadczeń z polisy będzie zarówno spółka, jak i osoby ubezpieczone. Przy czym spółka jako ubezpieczony jest uprawniona do świadczeń z polisy w zakresie odpowiedzialności cywilnej (OC), z kolei pracownik jako osoba ubezpieczona uprawniony jest do świadczeń z polisy w zakresie odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz karnej skarbowej. Ubezpieczyciel może przy tym również wypłacać osobie ubezpieczonej zaliczkę na pokrycie kosztów obrony oraz wszelkich innych kosztów objętych ochroną w ramach ubezpieczenia ponoszonych w związku z roszczeniem przed jego ostatecznym zakończeniem, w miarę ponoszenia tych kosztów. Czy w związku z zawarciem przez spółkę z ubezpieczycielem umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz uiszczaniem z tego tytułu przez spółkę składki ubezpieczeniowej u osób objętych ochroną ubezpieczeniową w ramach polisy grupowej powstanie przychód z nieodpłatnego świadczenia i w związku z tym spółka jako płatnik będzie obowiązana do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek PIT?

Rada

Tak, w opisanej sytuacji u osób objętych ochroną ubezpieczeniową, tj. pracowników działu usług kadrowo-płacowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej, powstaje przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 oraz art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu PIT. Spółka jest obowiązana ustalić przychód pracowników/zleceniobiorców z tego tytułu oraz pobrać zaliczki na PIT jako płatnik tego podatku.

Uzasadnienie

Przychodem, tak pracownika, jak i osoby zatrudnionej na umowę zlecenia, mogą być otrzymane nieodpłatne świadczenia.

Kwestia rozumienia pojęcia "innych nieodpłatnych świadczeń" - w aspekcie świadczeń pracowniczych - była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu "innych nieodpłatnych świadczeń", o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Wyrok TK dotyczy wprawdzie świadczeń uzyskiwanych przez pracowników, jednak zawarte w nim wskazówki interpretacyjne są również pomocne przy interpretacji pojęcia przychodów z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a) ustawy o PIT (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 10 stycznia 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.751.2022.4.JŚ).

W sytuacji opisanej w pytaniu wszystkie wymienione warunki są spełnione, a więc po stronie grupy osób ubezpieczonych powstanie przychód. Pozostaje kwestia przypisania tego przychodu poszczególnym osobom objętym ubezpieczeniem. Z pytania wynika, że krąg ubezpieczonych jest ograniczony (zamknięty), mimo że nie są one wymienione z imienia i nazwiska. Wiadomo bowiem, które osoby w danym okresie były/są zatrudnione w dziale usług kadrowo-płacowych i tym samym objęte są ubezpieczeniem. Można zatem ustalić konkretnie, jakie osoby - z imienia i nazwiska - pracowały/pracują w ww. dziale, jak również wskazać dokładne okresy, kiedy te osoby wykonywały czynności księgowe. W rezultacie można więc wskazać każdą osobę, która jest objęta tym ubezpieczeniem, a także okres, w którym korzysta z ochrony ubezpieczeniowej. Zatem w opisanym przypadku po stronie tak ustalonego kręgu pracowników/zleceniobiorców powstaje przychód, mimo bezimiennego charakteru umowy ubezpieczenia. Uwzględniając następnie wysokość zapłaconej składki oraz okres ubezpieczenia, można ustalić wysokość przychodu uzyskanego przez daną osobę (zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 9 lutego 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.863.2023.4.NM oraz z 6 lutego 2025 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.700.2020.12.AKA).

Tego rodzaju polisy są często wykupowane również w celu objęcia ochroną ubezpieczeniową np. członków zarządu spółki czy członków rady nadzorczej. Również w ich przypadku koszty ubezpieczenia tych osób pokrywane przez spółkę z tytułu opłacania składki na ubezpieczenie OC są przychodem tych osób, od którego spółka powinna pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek PIT (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 16 września 2022 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.444.2022.1.MR).

Trzeba jednak zaznaczyć, że można spotkać interpretacje podatkowe, w których organy podatkowe twierdzą, że w sytuacji, gdy ubezpieczeniem OC objęty jest otwarty katalog osób, który może być zmienny w okresie ubezpieczenia, to na płatniku nie ciąży obowiązek pobrania zaliczki na PIT od składki ubezpieczeniowej zapłaconej z tytułu ubezpieczenia osób objętych tą polisą (zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 6 marca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.101.2025.1.KF oraz z 11 grudnia 2024 r., sygn. 0112-KDWL.4011.125.2024.2.TW). W celu uniknięcia sporu z organem podatkowym zalecamy wystąpienie o wydanie interpretacji indywidualnej w takiej sprawie.

3. Składki OC a VAT

Usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT. Zatem składki na ubezpieczenie pojazdu (np. składki na ubezpieczenie OC) są zwolnione od podatku VAT.

Podkreślania wymaga, że tzw. opcja opodatkowania niektórych usług pośrednictwa finansowego (zob. art. 43 ust. 22-24 ustawy o VAT) nie dotyczy usług wskazanych w art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT, a zatem m.in. usług ubezpieczeniowych. Nie ma więc takiej możliwości, aby ubezpieczyciel "wybrał" opcję opodatkowania VAT w tym przypadku. Jest to istotne dla nabywcy usługi ubezpieczeniowej, ponieważ nie ma on prawa do odliczenia VAT z faktury dokumentującej czynność, która jest zwolniona z VAT (zob. art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT).

3.1. Czy refakturujący polisę OC może zastosować zwolnienie z VAT?

Problem

Czy refaktura ubezpieczenia OC samochodu na leasingobiorcę lub najemcę może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT?

Rada

Tak. Refakturujący ubezpieczenie OC powinien zastosować zwolnienie z VAT.

Uzasadnienie

W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT). Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem "odsprzedaży" lub "refakturowania" usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.

Organy podatkowe akceptują, że refaktura ubezpieczenia samochodu na najemcę lub leasingobiorcę może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 31 lipca 2023 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.346.2023.2.EW). Prawo do stosowania zwolnienia z VAT w tym przypadku potwierdza również wyrok TSWE z 17 stycznia 2013 r. w sprawie C-224/11 (BGŻ Leasing sp. z o.o. przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Warszawie):

TSWE

(…) 1) Usługa ubezpieczenia przedmiotu leasingu i usługa leasingu co do zasady stanowią usługi odrębne i niezależne do celów podatku od wartości dodanej. Do sądu odsyłającego należy ustalenie, czy w świetle szczególnych okoliczności postępowania głównego dane czynności są w takim stopniu powiązane ze sobą, że należy je traktować jako stanowiące jedną usługę, czy też przeciwnie - stanowią one usługi odrębne.

2) Jeżeli leasingodawca ubezpiecza przedmiot leasingu, obciążając dokładnym kosztem tego ubezpieczenia leasingobiorcę, w okolicznościach takich jak w postępowaniu głównym taka czynność stanowi transakcję ubezpieczeniową w rozumieniu art. 135 ust. 1 lit. a dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. (…)

W konsekwencji na refakturze nie powinien być wykazany VAT, a nawet gdyby refakturujący ten VAT naliczył, to nabywca nie będzie miał prawa do jego odliczenia.

4. Ubezpieczenie OC u przedsiębiorcy opodatkowanego ryczałtem ewidencjonowanym

Ryczałt ewidencjonowany pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania (zob. art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie ewidencjonowanym). Oznacza to, że koszty składek OC nie pomniejszają przychodu opodatkowanego tym podatkiem. Nie oznacza to jednak, że odszkodowania wypłacone na podstawie polis OC są wyłączone z opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym. Jeżeli ubezpieczenie jest związane z prowadzoną przez podatnika działalnością lub składnikami majątku wykorzystywanymi w tej działalności to są przychodem podatnika podlegającym opodatkowaniu ryczałtem według stawki 8,5%. Przedstawiamy odpowiedzi na pytania w sprawie OC podatników opodatkowanych ryczałtem.

4.1. Czy obowiązkowa polisa OC pomniejsza ryczałt ewidencjonowany

Problem

Lekarz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem ewidencjonowanym. Świadczone usługi objęte są kodem PKWiU 86.21.10.0 (usługi w zakresie ogólnej praktyki lekarskiej). Prowadząc działalność lekarz ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich (pacjentów oraz szpitala) za rezultat i wykonanie czynności realizowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, i z tego powodu posiada polisę OC dla lekarzy. Czy fakt ponoszenia kosztów ubezpieczenia OC lekarzy ma wpływ na wysokość ryczałtu ewidencjonowanego?

Rada

Podatek zryczałtowany pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania (zob. art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie). Zatem fakt ponoszenia kosztów ubezpieczenia OC lekarzy nie ma wpływu na wysokość ryczałtu ewidencjonowanego.

Podsumowanie

1. Składki na ubezpieczenie OC mogą być rozliczone w kosztach podatkowych na zasadach ogólnych.
2. Nie podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych wydatki na ubezpieczenie OC firmowych pojazdów samochodowych niezależnie od tego, czy są to samochody osobowe czy inne pojazdy.
3. Koszty składek powinny być przypisane proporcjonalnie do roku, którego dotyczą - w przypadku podatników rozliczających koszty memoriałowo. Podatnicy prowadzący pkpir metodą kasową zaliczą ten wydatek do kosztów podatkowych w całości w dacie wystawienia faktury. Podatnicy, którzy wybrali tzw. kasowy PIT, mogą ten wydatek zaliczyć do kosztów w momencie zapłaty, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.
4. Podatnik PIT może zaliczyć do kosztów podatkowych 20% wydatku poniesionego na składki OC zapłacone na prywatny samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej.
5. Podatnik nie rozliczy w kosztach podatkowych wydatków na naprawy powypadkowe samochodów, które były objęte tylko ubezpieczeniem OC.
6. Usługi ubezpieczeniowe można refakturować ze zwolnieniem z VAT.
7. Dla podatników opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym składki na OC nie pomniejszają przychodów.

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 4 marca 2008 r. (sygn. ITPB1/415-696/07/PSZ)
• interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 6 czerwca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.159.2019.1.BS), z 30 czerwca 2022 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.403.2022.2.AD), z 5 lipca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.212.2019.1.MF), z 19 sierpnia 2019 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.179.2019.3.MJ), z 3 stycznia 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.730.2019.1.AP), z 10 czerwca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.251.2020.1.MT), z 16 września 2022 r. (sygn. 0115-KDIT1.4011.444.2022.1.MR), z 10 stycznia 2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.751.2022.4.JŚ), z 20 lutego 2023 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.310.2022.2.PK), z 31 lipca 2023 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.346.2023.2.EW), z 9 lutego 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.863.2023.4.NM), z 20 lutego 2024 r. (0113-KDIPT2-1.4011.833.2023.2.MAP), z 12 kwietnia 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.117.2024.2.KP), z 23 maja 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.182.2024.1.AA), z 19 grudnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.550.2024.2.SJ), z 11 grudnia 2024 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.125.2024.2.TW), z 6 marca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.101.2025.1.KF), z 6 lutego 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.700.2020.12.AKA).

POWOŁANE WYROKI SĄDÓW:

• wyrok WSA w Warszawie z 15 lipca 2020 r. (sygn. akt III SA/Wa 1885/19), wyrok WSA w Szczecinie z 3 listopada 2004 r. (sygn. akt SA/Sz 348/0), wyrok WSA w Łodzi z 6 listopada 2009 r. (sygn. akt I SA/Łd 385/09)
• wyrok NSA z 25 listopada 2005 r. (sygn. akt FSK 2469/04)
• wyrok TK z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13)
• wyrok TSWE z 17 stycznia 2013 r. w sprawie C-224/11 (BGŻ Leasing sp. z o.o. przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Warszawie)

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy, autor licznych publikacji podatkowych