6/2025 [dodatek: ], data dodania: 22.05.2025 Czy należy zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia, jeśli pracownik doniósł świadectwo pracy zmieniające wymiar jego urlopu
PROBLEM
Pracownica zatrudniona od 1 stycznia 2025 r. przyniosła w kwietniu br. dodatkowe świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, co wpłynęło na wymiar jej urlopu wypoczynkowego. Czy pracodawca powinien zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia, którą pracownica otrzymała w styczniu br.?
RADA
Jeżeli w informacji o warunkach zatrudnienia pracodawca poinformował pracownicę o prawie do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni, tj. bez uwzględnienia stażu pracy pracownicy u poprzedniego pracodawcy, to powinien niezwłocznie po otrzymaniu dodatkowego świadectwa pracy przekazać pracownicy informację o zmienionych warunkach zatrudnienia. Jeśli jednak w pierwotnej informacji pracodawca wskazał przepisy, na podstawie których wyliczany jest wymiar urlopu, to aktualizacja dokumentu nie będzie konieczna.
UZASADNIENIE
Obowiązek aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika (art. 29 § 33 Kodeksu pracy). W związku z tym, że wśród podlegających wskazaniu przez pracodawcę warunków zatrudnienia jest również wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego (art. 29 § 3 pkt 1 lit. i Kodeksu pracy), zasadniczo także o zmianie tego wymiaru pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika.
Jednocześnie w przypadku zmiany w zakresie tylko niektórych punktów informacji dodatkowej do umowy o pracę pracodawca może przekazać pracownikowi informację ograniczoną w swej treści wyłącznie do punktu obejmującego zmianę warunków zatrudnienia.
Wzór. Informacja o zmianie warunków zatrudnienia
| Warszawa, 1 kwietnia 2025 r. ORT sp. z o.o. Pani Informacja o zmianie warunków zatrudnienia Na podstawie art. 29 § 33 Kodeksu pracy informuję, iż na dzień 1 kwietnia 2025 r. Pani roczny wymiar urlopu wypoczynkowego ulega podwyższeniu i wynosi 26 dni. Pozostałe warunki zatrudnienia określone w Informacji z dnia 3 stycznia 2025 r. pozostają bez zmian. Jan Dec |
|---|
Sposób podania informacji o warunkach zatrudnienia a obowiązek jej aktualizacji. Pomimo opisanego powyżej zasadniczego obowiązku wynikającego z art. 29 § 33 Kodeksu pracy każdorazowej aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego należy jeszcze zwrócić uwagę na sposób wskazania przez pracodawcę warunków zatrudnienia w zakresie wymiaru urlopu w pierwotnej treści dokumentu.
Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, w tym o zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego, może nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych (art. 29 § 31 Kodeksu pracy). Dlatego pracodawca ma prawo w zakresie wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wyłącznie przywołać odpowiednie przepisy prawa pracy i w takiej sytuacji, gdy nastąpi przewidziane w przepisach zdarzenie, np. upływ terminu, w którym pracownikowi przysługuje wyższy wymiar urlopu, nie ma konieczności ponownego informowania pracownika o takiej zmianie.
Przykład
Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia z 1 marca 2025 r. poinformował pracownika o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, wskazując odpowiednie przepisy prawa pracy: "zasady ustalania i przyznawania Panu urlopu wypoczynkowego określają art. 154-158 Kodeksu pracy", poniżej podając ich treść. Pracownikowi 26 czerwca 2025 r. upływa 10 lat pracy, a więc nabywa on też prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 26 dni. W związku z tym, że wskazanie informacji w zakresie urlopu nastąpiło wyłącznie poprzez powołanie się na odpowiednie przepisy Kodeksu pracy, pomimo nabycia przez pracownika wyższego wymiaru urlopu pracodawca nie ma obowiązku aktualizowania informacji w tym zakresie, gdyż ten stan faktyczny obejmują swym zakresem wskazane pracownikowi i zacytowane w pierwotnym dokumencie przepisy.
Także w sytuacji sporządzenia przez pracodawcę pierwotnej informacji o warunkach zatrudnienia w formie opisowej i wskazania w niej informacji bieżącej na dzień przygotowania dokumentu, przy jednoczesnym wskazaniu dnia, w którym dojdzie do zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego na wyższy, 26-dniowy, nie ma potrzeby sporządzania dodatkowej informacji w dniu, gdy zmiana ta faktycznie nastąpi.
Przykład
Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia do umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2025 r. w zakresie wymiaru urlopu wskazał: "Roczny wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi: na dzień 01.01.2025 r. - 20 dni, na dzień 05.02.2026 r. - pod warunkiem kontynuowania zatrudnienia - 26 dni". W związku z tym, że podanie informacji w zakresie wymiaru urlopu nastąpiło w sposób opisowy poprzez wskazanie informacji bieżącej, jak i o dniu, w którym nastąpi jej zmiana, należy uznać, że pracodawca nie jest zobowiązany zawiadamiać pracownika o zmianie warunków zatrudnienia.
Taki pogląd potwierdza w swoim stanowisku resort pracy:
MRPiPS
(…) jeśli pracodawca zadecydował o poinformowaniu pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne (stanowisko MRPiPS z 9 kwietnia 2014 r.).
Jednak w przedstawionej w pytaniu sytuacji pracownik dostarczył pracodawcy dodatkowe świadectwo pracy, które zwiększyło jego wymiar urlopu wypoczynkowego. Zatem nawet jeśli pracodawca podał w informacji o warunkach zatrudnienia, kiedy nastąpi zmiana wymiaru urlopu na wyższy, to i tak informacja podana w styczniu 2025 r. będzie nieaktualna po dostarczeniu przez pracownika dodatkowego świadectwa w kwietniu br. Zatem w takim przypadku informacja o warunkach zatrudnienia wskazana w ten sposób będzie wymagała aktualizacji.
Pracodawca jest natomiast zobowiązany do każdorazowej aktualizacji informacji, jeśli wybrał formę opisową i dla wymiaru urlopu ograniczył się wyłącznie do wskazania informacji bieżącej. Wówczas aktualizacja informacji musi nastąpić w każdym przypadku:
- upływu terminu, w którym pracownik uzyska staż pracy uprawniający go do wyższego wymiaru urlopu, lub
- zmiany wymiaru urlopu pracownika następującej na skutek podwyższenia stażu pracy pracownika, od którego zależy wymiar jego urlopu, w przypadku uzupełnienia przez pracownika dokumentów potwierdzających ten staż, tak jak w przypadku wskazanym w pytaniu.
Przykład
Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia z 3 stycznia 2025 r. poinformował pracownika o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, wskazując, że: "Roczny wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni". Pracownikowi 26 czerwca 2025 r. upływa 10 lat pracy, w związku z tym nabywa on prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 26 dni. Ponieważ wskazanie informacji w zakresie urlopu nastąpiło w sposób opisowy wyłącznie poprzez podanie bieżącego na dzień sporządzania informacji przysługującego wymiaru urlopu, pracodawca najpóźniej w dniu nabycia przez pracownika prawa do wyższego wymiaru urlopu jest zobowiązany powiadomić go o zmianie warunków zatrudnienia.
Sankcja za brak aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika przewiduje sankcję dla pracodawcy w razie braku aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, jeśli była ona wymagana. W przypadku gdy pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy m.in. art. 29 § 33 Kodeksu pracy, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a Kodeksu pracy).
Podstawa prawna
- art. 29 § 3 pkt 1 lit. i, § 31, § 33, art. 1541 § 2, art. 281 § 1 pkt 2a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277
