Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, biorąc za podstawę wymiar urlopu przysługującego pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat. Przy dokonywaniu obliczeń niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 Kodeksu pracy). Co do zasady wymiar przysługującego pracownikowi urlopu oblicza się na cały rok kalendarzowy (albo na jego część, jeżeli pracownik w danym roku przepracowuje tylko jego część).

Jeżeli natomiast pracownik jest zatrudniony tylko przez część roku kalendarzowego, to wymiar przysługującego mu urlopu ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego obowiązują następujące zasady:

• kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi (czyli wymiaru 20 albo 26 dni, zależnie od stażu pracy - jeżeli pracownik jest zatrudniony na cały etat, albo z niższego wymiaru - jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu),
• niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
• przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlop przy zmianie wymiaru czasu pracy w ciągu roku. Przepisy Kodeksu pracy nie określają, w jaki sposób należy obliczać wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, którego wymiar czasu pracy ulega zmianie w trakcie roku kalendarzowego. Powszechnie przyjmuje się, że należy w takim przypadku zastosować odpowiednio przepisy dotyczące urlopu proporcjonalnego, tj. dokonać obliczeń przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu oddzielnie przed zmianą wymiaru czasu pracy i po tej zmianie.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego. Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 Kodeksu pracy). Jedynie wyjątkowo można udzielić pracownikowi urlopu na część dnia pracy. Jest to dopuszczalne wówczas, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Przy udzielaniu urlopu 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 Kodeksu pracy). Oznacza to, że:

• 20 dni urlopu wypoczynkowego odpowiada 160 godzinom pracy,
• 26 dni urlopu wypoczynkowego odpowiada 208 godzinom pracy.

Powyższe przeliczenie obowiązuje niezależnie od tego, w jakim wymiarze czasu pracy pracownik jest zatrudniony. Najpierw bowiem ustala się wymiar urlopu pracownika, a dopiero potem przelicza go na odpowiadające temu wymiarowi godziny pracy. Pracodawca, udzielając pracownikowi urlopu, powinien "zdjąć" z tak ustalonej puli godzinowej urlopu na dany rok kalendarzowy taką liczbę godzin, jaką pracownik miał zaplanowaną do przepracowania w dniu, w którym korzysta z urlopu.

Udzielanie zaległego urlopu po zmianie wymiaru etatu. Jeżeli pracownik, którego wymiar czasu pracy uległ obniżeniu, nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w okresie, w którym pracował na cały etat, to jego godzinowy wymiar urlopu przełoży się na większą liczbę jego krótszych dni pracy. Nie można bowiem pozbawić pracownika prawa do urlopu, do którego wcześniej nabył prawo.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego w systemie zadaniowym. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w systemie zadaniowego czasu pracy, to dla celów rozliczenia przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego przyjmuje się, że za każdy dzień roboczy, w którym pracownik korzysta z urlopu, należy "zdjąć" z puli jego godzin urlopowych:

• 8 godzin - jeżeli jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy,
• liczbę godzin proporcjonalną do wymiaru etatu - jeżeli jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy (np. 6 godzin, jeżeli pracownik pracuje na 3/4 etatu - 3/4 etatu x 8-godzinna dobowa norma czasu pracy).