Rozliczanie faktur korygujących w VAT - przegląd interpretacji

W sytuacji, gdy faktura dokumentująca przeprowadzoną transakcję zawiera błędy lub gdy warunki transakcji uległy zmianie, sprzedawca zobowiązany jest do jej poprawienia. W zależności od rodzaju i wagi błędu, może to zrobić poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej. Jakie są zasady rozliczania tego rodzaju​ dokumentów w księgowości⁤?

Jak poprawić błędne dane nabywcy na fakturze »

Przypadki, w których podatnik wystawia fakturę korygującą, wskazano w przepisach art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Sporządzenie korekty będzie niezbędne, jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, otrzymanych przed dokonaniem transakcji,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują wprost terminu wystawienia faktury korygującej. Określają jedynie okoliczności, w których należy dokonać korekty. Co do zasady, przyjmuje się, że faktura korygująca powinna być sporządzona niezwłocznie po ujawnieniu okoliczności będących jej podstawą. Natomiast maksymalny dopuszczalny termin wystawienia faktury korygującej jest wyznaczany upływem terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, wynikającego z faktury pierwotnej. Korekta powinna być więc sporządzona przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dodatkowo, jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, należy w niej zamieścić odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. W pozostałych przypadkach w korekcie wskazuje się prawidłową treść zmienianych pozycji.

Faktury korygujące in minus z naliczonym VAT mogą być rozliczane przez sprzedawców już w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione (art. 29a ust. 13a ustawy o VAT). Jest tak, jeżeli na koniec danego okresu rozliczeniowego z posiadanej przez sprzedawcę dokumentacji wynika, że:

• uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione,
• wystawiona faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Natomiast rozliczenie faktur korygujących do faktur bez VAT oraz faktur za media jest możliwe bez posiadania wymaganej dokumentacji (art. 29a ust. 15 zdanie wstępne ustawy o VAT). Do tej kategorii faktur zaliczamy faktury korygujące "in minus" z tytułu:

1) eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Zasady te mają zastosowanie również w przypadku ustrukturyzowanych faktur korygujących wysyłanych do KSeF. Rozliczamy je w miesiącu wystawienia.