Czy biuro rachunkowe może przekazać klientowi pliki PDF z wydrukami ksiąg i ewidencji z programu księgowego w związku z rozwiązaniem umowy
Jako biuro rachunkowe rozwiązuję umowę z klientem, któremu prowadziłem księgi handlowe i rozliczenia VAT. Nie przekazałem klientowi bazy danych programu księgowego. Czy mam obowiązek wydrukowania ksiąg i pozostałych ewidencji, m.in: ewidencji VAT, dziennika, listy księgowań na kontach analitycznych, zestawień obrotów i sald? Ponieważ wydruki są bardzo obszerne (kilka tysięcy stron) chciałbym wygenerować z programu księgowego powyższe wydruki w postaci plików PDF, następnie przesłać do klienta pliki drogą elektroniczną. U klienta pliki te zostałyby zarchiwizowane i zabezpieczone przed utratą i niepowołanym dostępem.
Jeżeli umowa o prowadzenie ksiąg nie zawiera postanowienia, w jakiej formie powinniśmy przekazać zleceniodawcy prowadzone dla niego księgi rachunkowe, to możliwym jest przeniesienie ich w formacie PDF na płytę CD i w takiej formie je przekazać.
W takim przypadku powinniśmy również sporządzić dokument papierowy zawierający instrukcję, w jaki sposób zleceniodawca może się poruszać po informatycznie przetworzonych księgach. Informacja ta powinna zawierać wskazówki, w jaki sposób można odszukać zbiory zapisów księgowych zawierających: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Jeżeli umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie zawiera szczegółowej formy i sposobu przekazywania zleceniodawcy prowadzonych dla niego ksiąg rachunkowych, to za równoważne z wydrukiem papierowym uznaje się przeniesienie treści ksiąg na informatyczny nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Podstawa prawna
art. 11 ust. 2, art. 13, art. 76a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.)
Marian Szałucki
doradca podatkowy
Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX.
