Odpowiedzialność w biurze rachunkowym - kto odpowiada za błędy?
Współczesne biura rachunkowe muszą radzić sobie z wieloma nowymi wyzwaniami. Oprócz tradycyjnych zadań, takich jak księgowanie i obliczanie zobowiązań podatkowych, księgowi mają liczne obowiązki z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy, ochrony sygnalistów, czy przestrzegania przepisów RODO. W ramach świadczenia usług księgowych, warto pamiętać o podstawowych zasadach odpowiedzialności, których naruszenie może mieć poważne konsekwencje zarówno dla biura rachunkowego, jak i dla jego klientów.
Odpowiedzialność księgowych - cywilna, pracownicza i karna »>
Sygnaliści w biurze rachunkowym »>
Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości
Świadczenie usług księgowych w sposób odpowiedzialny i zgodny z przepisami pomaga minimalizować ryzyko i chroni zarówno biuro rachunkowe, jak i jego klientów, w przypadku obliczania podatków w imieniu klienta. Przepisy jednoznacznie wskazują odpowiedzialność przedsiębiorcy oraz osób trzecich, którym powierza on naliczanie podatków.
Osobą odpowiedzialną za prawidłowe i zgodne z ustawą o rachunkowości rozliczenia jest, co do zasady, kierownik jednostki. Kierownik jednostki to osoba lub osoby prowadzące sprawy, tj.:
- członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego,
- wspólnicy spółki cywilnej i jawnej,
- wspólnicy i zarząd spółki partnerskiej,
- komplementariusze spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej,
- osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
- osoba wykonująca wolny zawód,
- likwidator, syndyk lub zarządca w postępowaniu upadłościowym.
Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości może jednak zostać rozszerzona na właściciela biura rachunkowego lub/i księgowego, ale tylko wtedy, gdy wyrazi na to zgodę w formie pisemnej.
Ważne
W przypadku przyjęcia odpowiedzialności właściciel biura rachunkowego powinien szczegółowo określić zakres swoich obowiązków w zawartej umowie o świadczenie usług, a przede wszystkim wprowadzić zastrzeżenie, że wszelkie księgowania i rozliczenia podatkowe dokonywane są na podstawie dokumentów księgowych dostarczonych przez podatnika. Należy również pamiętać o wyznaczeniu konkretnych terminów dostarczania dowodów księgowych i zastrzec, że odpowiedzialność właściciela biura rachunkowego ustaje z chwilą ich przekroczenia. W tym miejscu podkreślmy, że dla celów dowodowych warto mieć dowody potwierdzające termin faktycznego dostarczenia dokumentów księgowych.
Odpowiedzialność karnoskarbowa właściciela biura rachunkowego
Właściciel biura rachunkowego będzie ponosił odpowiedzialność karną skarbową za:
- uchylanie się od opodatkowania, nieujawnianie właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania oraz za nieskładanie deklaracji, co podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie (art. 54 kks);
- podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy albo niedopełnienie obowiązku zawiadomienia o zmianie danych objętych deklaracją lub oświadczeniem, co podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie (art. 56 kks);
- nieprowadzenie księgi oraz za nieprzechowywanie księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, co podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (art. 60 kks).
Ważne
Należy pamiętać, że odpowiedzialność za stan rachunkowości i rozliczeń podatkowych ponosi kierownictwo, a odpowiedzialność biura rachunkowego wynikać będzie jedynie z dobrowolnego przejęcia części tej odpowiedzialności, i to tylko w ramach czynności podejmowanych samodzielnie, za które właścicielowi biura rachunkowego można przypisać winę.
Odpowiedzialność karnoskarbowa może skutkować nałożeniem sankcji finansowych (np. kary pieniężnej), środków karnych (np. konfiskata mienia), ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności (więzienie) w przypadku poważniejszych przestępstw.
Odpowiedzialność karnoskarbowa za nieprowadzenie ksiąg
Właściciel biura rachunkowego powinien zapoznać się dokładniej z przepisami dotyczącymi odpowiedzialności karnoskarbowej za nieprowadzenie ksiąg. Zgodnie z art. 60 § 1 kks kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Regulacja ta ma bardzo szerokie zastosowanie, ponieważ dotyczy obu rodzajów ksiąg, tj. zarówno ksiąg rachunkowych, jak i podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ponadto, nieprowadzeniem księgi w rozumieniu tego przepisu nie jest jedynie sytuacja, w której podatnik w ogóle nie prowadzi żadnych urządzeń księgowych, ale także taka sytuacja, w której nie zaprowadził choćby jednej z wymaganych ewidencji albo rejestrów, np. ewidencji środków trwałych.
Ważne
W rozumieniu kks księgą jest również ewidencja, rejestr, jak i inne podobne urządzenie ewidencyjne, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej (fiskalnej).
Za brak prowadzenia ksiąg można uznać m. in.
- prowadzenie obrotu z pominięciem kasy rejestrującej (fiskalnej), przy czym chodzi tu o sytuacje, w których podatnik w ogóle nie wprowadził kasy fiskalnej do użytku,
- nieprowadzenie ewidencji przychodów albo innych urządzeń wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
- nieprowadzenie wymaganego rejestru; np. karę może ponieść notariusz, który nie prowadzi rejestru podatku od czynności cywilnoprawnych.
Karze podlega również podatnik, który ze względu na przekroczenie limitu przychodów netto ze sprzedaży towarów, usług i operacji finansowych (od 1 stycznia 2025 r. limit wynosi 2 500 000 euro) powinien prowadzić księgi rachunkowe, a nadal prowadzi księgę przychodów i rozchodów.
Oprac. Katarzyna Bogucka
Więcej na ten temat przeczytasz w Poradniku Gazety Prawnej
