Rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 r. - odpowiedzi na pytania Czytelników

Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne służy ustaleniu składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany rok na podstawie osiągniętych dochodów/przychodów. Ma to na celu zweryfikowanie, czy roczna składka zdrowotna odpowiada sumie składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące. Termin sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 r. mija 20 maja 2025 r.

Obowiązek dokonania rozliczenia rocznego składki zdrowotnej dotyczy:

• osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
• wspólników spółki cywilnej, komandytowej, partnerskiej,
• jednoosobowych wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• komplementariuszy.

Roczne rozliczenie są zobowiązane złożyć osoby, które były opodatkowane według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem ewidencjonowanym, ponieważ wysokość składki zdrowotnej dla tej grupy zależy od przychodu lub dochodu. Rocznego rozliczenia nie dokonują osoby opodatkowane kartą podatkową oraz osoby odprowadzające składkę zdrowotną bez formy opodatkowania, ponieważ te osoby odprowadzają ryczałtową składkę zdrowotną, stałą, niezależną ani od przychodów, ani od dochodów z działalności gospodarczej.

Rozliczenia za 2024 r. dokonuje się w deklaracji miesięcznej za kwiecień 2025 r. Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą składa deklarację tylko za siebie, to rozliczenia dokonuje na ZUS DRA. Jeżeli dodatkowo zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, albo jednych i drugich, to rozliczenia dokonuje na ZUS RCA i ZUS DRA.

Pojawiają się wątpliwości dotyczące rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 r. w różnych sytuacjach. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania naszych Czytelników w tym zakresie.

(?) Płatnik składek prowadził działalność gospodarczą przez cały 2024 r., ale nie złożył deklaracji miesięcznej za styczeń i luty 2024 r. Czy złożenie deklaracji za kwiecień 2025 r. wraz z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej zakończy sprawę i nie trzeba składać deklaracji miesięcznych za styczeń i luty 2024 r.?

Jeśli płatnik nie złożył deklaracji za styczeń i luty 2024 r., to - mimo złożenia deklaracji za kwiecień 2025 r. wraz z rozliczeniem rocznym składki zdrowotnej - jest zobowiązany złożyć zaległe deklaracje za styczeń i luty 2024 r.

(?) Czy konieczne jest roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 r., jeśli płatnik składek przez 1 miesiąc (styczeń 2024 r.) rozliczał się w formie podatku liniowego?

W przypadku opodatkowania w formie podatku liniowego rok składkowy dotyczący składki zdrowotnej obejmuje okres od lutego poprzedniego roku do stycznia bieżącego roku. Jeśli zatem płatnik składek prowadził działalność gospodarczą tylko do stycznia 2024 r., to rozliczył tę składkę zdrowotną w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej w deklaracji za kwiecień 2024 r. Jeśli jednak płatnik prowadził działalność gospodarczą przez dłuższy okres, np. do maja 2024 r. albo przez cały 2024 r., ale zmienił formę opodatkowania w trakcie roku, to za styczeń 2024 r. konieczna była korekta deklaracji miesięcznej i dodatkowo konieczne jest rozliczenie roczne składki zdrowotnej w deklaracji za kwiecień 2025 r.

(?) Płatnik składek zmarł w 2024 r. Czy konieczne jest sporządzenie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

Jeśli płatnik składek zmarł w trakcie roku składkowego, nie składa się za niego rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. ZUS sporządza z urzędu takie rozliczenie za zmarłego płatnika składek.

(?) W trakcie 2024 r. nastąpiła u płatnika składek zmiana formy opodatkowania - z ryczałtu na skalę podatkową. W jaki sposób należy dokonać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w jego przypadku?

Zmiana formy opodatkowania w trakcie 2024 r. powoduje konieczność złożenia korekt deklaracji ZUS DRA i ZUS RCA za miesiące, za które zostały złożone deklaracje przed zgłoszeniem zmiany formy opodatkowania. W skorygowanych deklaracjach należy wykazać składkę zdrowotną ustaloną według zasad ogólnych (skala podatkowa) i tak należy rozliczyć roczną składkę zdrowotną.

(?) Jak należy rozliczyć składkę zdrowotną, jeśli płatnik składek zawiesił lub zakończył działalność w 2025 r.?

Jeśli płatnik składek zawiesił lub zakończył działalność gospodarczą w 2025 r., ale prowadził działalność gospodarczą w 2024 r., to jest zobowiązany rozliczyć roczną składkę zdrowotną za poprzedni rok składkowy. Rocznego rozliczenia składki zdrowotnej dokonuje się w deklaracji za kwiecień 2025 r. Istotne jest, że składkę opłaca się jedynie za miesiące, w których działalność była aktywna, czyli w rocznym rozliczeniu nie będą ujęte przychody i koszty działalności z okresu zawieszenia.

(?) Czy rok składkowy 2024 pokrywa się z rokiem kalendarzowym?

Rok składkowy jest różny w zależności od formy opodatkowania. Jeżeli płatnik jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to rok składkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Jest to okres od stycznia do grudnia danego roku. Jeśli natomiast płatnik składek opłaca podatek na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub jest opodatkowany podatkiem liniowym, to okres składkowy trwa od lutego poprzedniego roku do stycznia danego roku.

(?) Do kiedy należy złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Wniosek o zwrot składki zdrowotnej należy złożyć w terminie 1 miesiąca, liczonym po upływie ustawowego terminu złożenia deklaracji podatkowej za poprzedni rok podatkowy (art. 81 ust. 2n ustawy zdrowotnej). Termin złożenia deklaracji podatkowych upływa 30 kwietnia 2025 r. Jeden miesiąc liczony od 1 maja 2025 r. to 1 czerwca 2025 r. Ponieważ 1 czerwca w tym roku przypada w niedzielę, więc termin złożenia wniosku jest przesunięty na pierwszy dzień roboczy po tym dniu, czyli wniosek o zwrot nadpłaty należy złożyć do 2 czerwca 2025 r.

(?) W jakiej formie należy złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Wniosek o zwrot nadpłaty składa się w formie elektronicznej. Taki wniosek o zwrot nadpłaty (RZR-S) ZUS przygotowuje na Platformie ZUS PUE, w terminie kilku dni po złożeniu przez płatnika deklaracji DRA za kwiecień 2025 r., w której jest zawarte roczne rozliczenie składki zdrowotnej. ZUS przygotowuje roboczą wersję wniosku o zwrot nadpłaty, w której następnie płatnik, edytując dokument, musi wskazać właściwy numer rachunku bankowego, na który ma być zrealizowany zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej. Płatnik podpisuje dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym lub tzw. profilem zaufanym. Podpisany elektronicznie wniosek o zwrot nadpłaty płatnik wysyła elektronicznie za pośrednictwem Platformy ZUS PUE.

(?) Co należy zrobić, jeśli płatnik składek posiada kilka rachunków bankowych, a na przygotowanym przez ZUS wniosku o zwrot nadpłaty nie został wykazany rachunek bankowy, na który płatnik chciałby, aby był dokonany zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej?

Płatnik, który nadal prowadzi działalność gospodarczą, powinien zgłosić nowy rachunek bankowy do ZUS. Zgłoszenia rachunku bankowego dokonuje się na druku ZUS ZFA (w trybie zmiany) albo na druku ZUS ZBA.

(?) Czy jeśli płatnik składek nie prowadzi już działalności gospodarczej, a nie zgłosił wcześniej do ZUS numeru rachunku bankowego, to czy ma zgłosić ten numer rachunku bankowego do ZUS mimo zamknięcia działalności gospodarczej?

W takim przypadku płatnik składek nie zgłasza numeru rachunku bankowego, tylko wpisuje go we wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej. W tej sytuacji ZUS dopuścił możliwość uzupełnienia właściwego dla zwrotu rachunku bankowego bezpośrednio we wniosku o zwrot nadpłaty.

(?) Czy zwrot nadpłaty składki zdrowotnej może być zrealizowany w innej formie niż bezgotówkowa przekazem pocztowym lub czy jest możliwość odebrania nadpłaty w formie gotówki bezpośrednio w ZUS?

Zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej ZUS dokonuje w formie bezgotówkowej. Płatnik jest zobowiązany posiadać rachunek bankowy, na który zostanie dokonany zwrot nadpłaty. Płatnik może założyć rachunek bankowy i wskazać go w ZUS ZFA w trybie zmiany, a ZUS zaktualizuje dane płatnika w swojej bazie.

(?) W jakim terminie ZUS zwróci płatnikowi składek nadpłatę składki zdrowotnej?

ZUS jest zobowiązany zwrócić nadpłatę w terminie do 3 miesięcy, liczonym po upływie ustawowego terminu złożenia deklaracji podatkowej za poprzedni rok podatkowy (art. 81 ust. 2s ustawy zdrowotnej). Termin na złożenie deklaracji podatkowych mija 30 kwietnia 2025 r. Do tego terminu należy dodać 3 miesiące, czyli maj, czerwiec i lipiec, więc termin zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej upływa 1 sierpnia 2025 r.

(?) Czy jeśli płatnik składek nie opłacił składek za okres: luty, maj i kwiecień 2025 r., to ZUS zwróci nadpłatę składki zdrowotnej wynikającą z rozliczenia rocznego?

ZUS dokonuje zwrotu kwoty nadpłaty pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika składek z tytułu składek lub zaległości z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do zwrotu których został zobowiązany płatnik składek. Wniosek należy złożyć najpóźniej w terminie, o którym mowa wyżej (tj. w terminie 1 miesiąca po upływie ustawowego terminu złożenia deklaracji podatkowej za poprzedni rok podatkowy). W przypadku wystąpienia zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do zwrotu których został zobowiązany płatnik składek, kwota zwrotu podlega zaliczeniu na poczet tych zaległości (art. 81 ust. 2q ustawy zdrowotnej).

Zatem jeśli płatnik ma zaległość wobec ZUS, to nie otrzyma zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej w pełnej wysokości lub nie dokona jej wcale. Kwota zwrotu składki zdrowotnej zostanie pomniejszona o zaległe składki ZUS lub nienależne świadczenia wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.

(?) Co się stanie, jeśli płatnik składek nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Jeśli płatnik nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty, to ZUS rozliczy nadpłaconą składkę zdrowotną do końca roku, czyli do 31 grudnia 2025 r.

(?) Co w sytuacji, gdy ZUS odmówi zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej?

W takim przypadku od decyzji ZUS w sprawie odmowy zwrotu nadpłaty przysługuje odwołanie do sądu (za pośrednictwem ZUS) w terminie 1 miesiąca od doręczenia decyzji (art. 81 ust. 2v ustawy zdrowotnej).

(?) Płatnik składek rozpoczął w styczniu 2025 r. działalność gospodarczą, która jest opodatkowana na zasadach ogólnych. Czy rocznego rozliczenie składki zdrowotnej dokonuje w deklaracji za kwiecień 2025 r. czy za kwiecień 2026 r.?

W przypadku opodatkowania działalności gospodarczej na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) rok składkowy rozpoczyna się w lutym danego roku i trwa do stycznia następnego roku. Oznacza to, że przy tej formie opodatkowania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za styczeń 2025 r. należy dokonać w deklaracji za kwiecień 2025 r.

(?) Jak należy przygotować roczne rozliczenie składki zdrowotnej płatnika składek, który prowadzi dwie działalności gospodarcze opodatkowane na zasadach ogólnych?

Składkę zdrowotną oblicza się na podstawie sumy dochodów z obydwu działalności gospodarczych. Dochody z obydwu działalności wykazuje się w tej samej pozycji w deklaracji ZUS DRA i od sumy dochodów oblicza się składkę zdrowotną.

(?) Jak dokonać rozliczenia rocznego, jeśli płatnik składek podlega składce zdrowotnej z dwóch działalności gospodarczych opodatkowanych w odmiennej formie (jako wspólnik spółki cywilnej i jako komplementariusz)?

W przypadku konieczności odprowadzania składki zdrowotnej z dwóch działalności gospodarczych, dla których składkę zdrowotną ustala się według odmiennych zasad, płatnik jest zobowiązany rozliczyć roczną składkę zdrowotną wynikającą z opodatkowania części dochodów ze spółki cywilnej przypadających na tego płatnika. Natomiast nie dokonuje rozliczenia rocznej składki zdrowotnej komplementariusz w spółce komandytowej.

(?) Czy jeśli płatnik składek prowadzi dwie działalności gospodarcze opodatkowane w odrębny sposób, to składa dwie deklaracje rozliczeniowe za dany okres?

Jeśli płatnik prowadzi dwie działalności gospodarcze różnie opodatkowane, to składa jedną miesięczną deklarację rozliczeniową za dany okres, tak jak składa jedno rozliczenie rocznej składki zdrowotnej, które zawiera się w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za kwiecień 2025 r.

(?) W jaki sposób płatnik składek opodatkowany w formie karty podatkowej dokonuje rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

Płatnik składek, który jest opodatkowany w formie karty podatkowej, odprowadza składkę zdrowotną w stałej miesięcznej wysokości, niezależnej od wysokości przychodów i dochodów z działalności gospodarczej, przez cały rok składkowy. Miesięczna składka zdrowotna wynika z minimalnego wynagrodzenia obowiązującego 1 stycznia danego roku i wynosi 9% podstawy wymiaru (którą stanowi 75% minimalnego wynagrodzenia). W związku z tym nie ma potrzeby sporządzania rozliczenia rocznego.

(?) Czy jeśli z rozliczenia rocznego wynika niedopłata albo nadpłata składki zdrowotnej, to należy złożyć korekty deklaracji za poszczególne miesiące, w których wystąpiły różnice między składką zdrowotną pierwotnie zadeklarowaną a składką ostatecznie rozliczoną?

W takiej sytuacji nie należy korygować deklaracji za poszczególne miesiące poprzedniego roku składkowego. Ostateczne rozliczenie roczne wynika z deklaracji za kwiecień 2025 r. Płatnik jest zobowiązany uregulować niedopłatę składki zdrowotnej lub ma prawo złożenia wniosku o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej i to kończy kwestię rozliczenia rocznego za poprzedni rok składkowy.

(?) Osoba prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, z której podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, ponieważ jednocześnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na pełny etat. Czy dokonując rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 r., rozlicza się składkę zdrowotną zarówno z działalności gospodarczej, jak i z umowy o pracę?

Nie. Składka zdrowotna z działalności gospodarczej nie jest rozliczana łącznie ze składką zdrowotną ze stosunku pracy. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy tylko działalności gospodarczej. Składka zdrowotna z umowy o pracę jest rozliczana przez pracodawcę w miesięcznych deklaracjach rozliczeniowych - w tym przypadku nie jest dokonywane roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

(?) Czy wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zobowiązany do sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

W związku z tym, że składka zdrowotna wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma stałą miesięczną wysokość, niezależną od przychodów i dochodów w spółce, to płatnik składek nie sporządza rozliczenia rocznego składki zdrowotnej.

(?) Czy płatnik składek, który zlikwidował działalność gospodarczą w trakcie 2024 r., powinien sporządzić roczne rozliczenie składki zdrowotnej za ten rok?

Jeśli przedsiębiorca zlikwidował działalność gospodarczą w trakcie roku, musi wypełnić ZUS DRA za kwiecień kolejnego roku (następującego po likwidacji działalności, tj. 2025 r.). Należy wówczas wypełnić tylko część dotyczącą rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Wypełniając formularz ZUS DRA za kwiecień 2025 r., przedsiębiorca musi uwzględnić wszystkie dochody uzyskane w danym roku (2024 r.), a także odprowadzone składki zdrowotne za ten okres.

(?) Co, jeśli płatnik składek (będący jedynym wspólnikiem sp. z o.o. oraz wspólnikiem spółki komandytowej) powinien był w 2024 r. odprowadzać składkę zdrowotną w podwójnej wysokości, a w związku z niewiedzą i niedopatrzeniem odprowadzał składkę zdrowotnej tylko ze spółki komandytowej?

W takim przypadku płatnik składek jest zobowiązany sporządzić korekty miesięcznych deklaracji rozliczeniowych za każdy miesiąc 2024 r., w którym był zarówno komandytariuszem, jak i wspólnikiem jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Na skutek korekty powstanie niedopłata składki zdrowotnej, którą płatnik będzie musiał uregulować wraz z odsetkami za zwłokę (jeśli odsetki wystąpią).

(?) Na jakiej podstawie ZUS weryfikuje poprawność wykazanych kwot przychodów i dochodów wykazanych w rocznych rozliczeniach składki zdrowotnej? Czy płatnicy składek są zobowiązani dostarczyć do ZUS dokumentację księgową dla celów weryfikacji wykazanych kwot?

ZUS posiada informacje o osiągniętych przez płatników przychodach i dochodach, które są udostępnione przez organy podatkowe, dlatego ma możliwość weryfikacji wykazanej przez płatnika podstawy składki zdrowotnej. W przypadku różnic między danymi przekazanymi przez organ podatkowy a danymi wykazanymi przez płatnika ZUS powiadamia o błędach.

(?) Skąd ZUS posiada informację o prowadzonych przez płatnika składek rodzajach (oraz liczbie) działalności gospodarczej? Przy weryfikacji w programie Płatnik ZUS sporządzonej deklaracji ZUS DRA pojawia się komunikat, że jest zarejestrowana działalność gospodarcza, z której powinna zostać naliczona składka zdrowotna.

ZUS pozyskuje informacje w tym zakresie z rejestrów Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W przypadku zawieszenia lub zamknięcia działalności gospodarczej osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna zgłosić ten fakt do CEIDG.

(?) Z czego może wynikać komunikat, który pojawił się przy wypełnianiu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej: "Błędnie wypełniona Roczna podstawa wymiaru składki"?

Ten błąd pojawia się wówczas, gdy zostanie wpisana błędna liczba miesięcy, za które jest sporządzane roczne rozliczenie składki zdrowotnej. ZUS identyfikuje i wykazuje ten błąd. Przyczyną może być zadeklarowanie błędnej formy opodatkowania w miesięcznych deklaracjach ZUS DRA albo nieprzekazanie wszystkich deklaracji miesięcznych bądź zawieszenie działalności lub niewysłanie korekty miesięcznych deklaracji rozliczeniowych.

(?) Czy płatnik składek, który zawiesił od kwietnia 2025 r. działalność gospodarczą i nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu, w kwietniu 2025 r. powinien dokonać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za poprzedni okres składkowy?

Jeśli płatnik składek był zobowiązany obliczać składkę zdrowotną od przychodów z działalności opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych albo od dochodów z działalności opodatkowanych podatkiem liniowym lub według skali podatkowej, to jest zobowiązany dokonać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w deklaracji ZUS DRA za kwiecień 2025 r., mimo że w kwietniu 2025 r. nie prowadzi działalności gospodarczej.

(?) Czy jeśli działalność gospodarcza była zawieszona przez cały 2024 r. i jest tak nadal, to czy mimo to należy sporządzić roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Jeśli działalność gospodarcza była zawieszona przez cały rok składkowy (2024 r.) i do chwili obecnej nie została odwieszona, to w takim przypadku nie sporządza się rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

(?) Jaki kod ubezpieczenia powinien być wykazany w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej, jeśli działalność gospodarcza została zlikwidowana 28 lutego 2025 r. i obecnie płatnik składek nie ma tytułu do ubezpieczenia?

W rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej, sporządzanym w deklaracji ZUS DRA za kwiecień 2025 r., wykazuje się kod ubezpieczenia obowiązujący w ostatnim dniu prowadzenia działalności gospodarczej, czyli obowiązujący 28 lutego 2025 r.

Podsumowanie

1. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej ma na celu ustalenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany rok na podstawie przychodów/dochodów osiągniętych w tym roku.

2. Obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej nie dotyczy przedsiębiorców płacących podatek w formie karty podatkowej, właścicieli jednoosobowych spółek z o.o. czy spółek komandytowych.

3. Jeżeli przedsiębiorca prowadził działalność tylko przez część roku, składka zdrowotna będzie obliczana proporcjonalnie, z uwzględnieniem okresu prowadzenia działalności.

4. W sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzi kilka działalności, opodatkowanych w różnej formie, to roczną podstawę wymiaru składki zdrowotnej powinien ustalić dla każdej działalności osobno, przy zastosowaniu zasad obowiązujących dla danej formy opodatkowania.

5. W razie zakończenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy w danym roku składkowym lub kalendarzowym, za który rozliczana jest roczna składka zdrowotna, należy dokonać rozliczenia składki zdrowotnej w deklaracji ZUS DRA składanej za kwiecień kolejnego roku.

6. Rozliczenia rocznej składki zdrowotnej za 2024 r. należy dokonać w deklaracji składanej za miesiąc, w którym upływa termin na złożenie zeznania rocznego, czyli za kwiecień 2025 r. (składanej do 20 maja 2025 r.).

7. Jeżeli wskutek rozliczenia rocznej składki zdrowotnej powstanie nadpłata, przedsiębiorcy przysługuje zwrot nadpłaconej składki, pod warunkiem braku zaległości w ZUS.

Renata Guza-Kiliańska

ekonomistka, HR-owiec, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z ponad 20-letnim doświadczeniem, kierownik działu kadr i płac w firmie świadczącej usługi kadrowo-płacowe i prowadzącej sprawy ZUS dla przedsiębiorców