Uzupełniający urlop macierzyński - odpowiedzi resortu pracy na trudne pytania

Od 19 marca 2025 r. pracownicy mogą korzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Nowe przepisy sprawiają jednak dużo problemów w praktyce. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczące najtrudniejszych problemów w tym zakresie.

(?) Nie jestem ubezpieczona - czy przysługuje mi uzupełniający urlop macierzyński i jak się o niego ubiegać?

W myśl art. 180 § 1 Kodeksu pracy prawo do urlopu macierzyńskiego przysługuje z mocy prawa pracownicy, która urodziła dziecko w trakcie trwania stosunku pracy, w wymiarze zależnym od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Zatem w sytuacji jeżeli matka dziecka nie pozostawała w stosunku pracy na dzień urodzenia dziecka, to nie nabyła prawa do urlopu macierzyńskiego, a w konsekwencji nie nabędzie prawa do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego z tytułu pobytu dziecka w szpitalu.

Jednakże osobom bezrobotnym, nieubezpieczonym, pracującym na umowę cywilnoprawną (np. umowę o dzieło) czy studiującym, w myśl ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 323 i 858) przysługuje świadczenie rodzicielskie, które zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871) ulega wydłużeniu o czas pobytu dziecka w szpitalu.

(?) Czy prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ma tylko pracownica?

Z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego może skorzystać pracownica albo pracownik - ojciec wychowujący dziecko.

(?) Czy w przypadku, gdy moje dziecko urodziło się w 30 tygodniu ciąży, ale z masą urodzeniową poniżej 1000 g, mam prawo do 15 tygodni uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?

Tak, ponieważ dziecko urodziło się z niską masą urodzeniową poniżej 1000 g.

(?) Czy okresy, w których dziecko będzie przebywało w szpitalu, będą się sumowały?

Tak. Przy ustalaniu wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego okresy pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8 tygodnia lub 15 tygodnia po porodzie będą się sumowały, a niepełny tydzień zostanie zaokrąglony w górę do pełnego tygodnia. Regulacja ta uwzględnia przerwy pomiędzy kolejnymi hospitalizacjami dziecka.

(?) Czy uzupełniający urlop macierzyński jest obligatoryjny i muszę z niego skorzystać?

Nie. Uzupełniający urlop macierzyński nie jest obowiązkowy - jest fakultatywny. To rodzice zdecydują, czy chcą z niego skorzystać.

(?) Czy uzupełniający urlop macierzyński będę mogła podzielić na części?

Nie. Uzupełniający urlop macierzyński trzeba wykorzystać w jednej części, bez przerywania go.

(?) Do kogo osoby ubezpieczone składają wniosek o uzupełniający urlop macierzyński? Czy składają go bezpośrednio w oddziale ZUS?

Osoby ubezpieczone składają dokumenty niezbędne do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego na zasadach określonych przepisami ustawy zasiłkowej, analogicznie jak w przypadku innych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, w tym m.in. zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego czy urlopu rodzicielskiego.

Zgodnie z art. 61 powołanej ustawy zasiłkowej prawo do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, w tym zasiłku macierzyńskiego, ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

- płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,

- Zakład Ubezpieczeń Społecznych ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym, ubezpieczonym będącym duchownymi, osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu zatrudnienia jak również ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Jeżeli do wypłaty zasiłku zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, płatnik składek przedkłada do ZUS zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu stanowiących podstawę wymiaru zasiłku.

W praktyce oznacza to, że dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku macierzyńskiego (w tym m.in. za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego) ubezpieczeni będący pracownikami powinni przekazać do pracodawcy. W przypadku gdy płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca przekazuje niezbędne dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ubezpieczeni niebędący pracownikami, których płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, np. osoby prowadzące pozarolniczą działalność, składają wniosek o zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek powinien zostać złożony przed terminem rozpoczęcia korzystania z zasiłku, tj. najpóźniej w ostatnim dniu korzystania z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

(?) Czy składając wniosek w ZUS, muszę to zrobić osobiście, czy mogę elektronicznie? Jeżeli elektronicznie, to w jaki sposób? Czy do złożenia wniosku potrzebny jest profil zaufany/podpis elektroniczny?

Uzupełniający urlop macierzyński jest udzielany jednorazowo na wniosek składany pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownicę albo pracownika - ojca wychowującego dziecko - w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek (art. 180² § 4 Kodeksu pracy). Pracownik składający wniosek o uzupełniający urlop macierzyński nie ma obowiązku posiadania profilu zaufanego lub posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wniosek o zasiłek macierzyński może być złożony w postaci pisemnej lub elektronicznej. Wniosek w postaci elektronicznej może być złożony na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych i może być podpisany:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym,
• podpisem osobistym,
• z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie ZUS.

(?) Czy korzystanie z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oznacza, że z automatu wybieramy model płatności za urlopy w następujący sposób: 100% za zwykły urlop macierzyński, 100% za uzupełniający urlop macierzyński i 70% za urlop rodzicielski? Czy można zrobić tak, żeby płatność za wszystkie te urlopy wyniosła 81,5%?

Zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego oraz uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru, natomiast zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego wynosi 70% podstawy wymiaru.

Z kolei w przypadku złożenia wniosku przez ubezpieczoną matkę dziecka o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i pełny przysługujący matce dziecka okres urlopu rodzicielskiego w terminie 21 dni po porodzie, zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wynosi 81,5% podstawy wymiaru zasiłku. Zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru.

Podsumowując, jeżeli pracownica chce mieć uśredniony zasiłek macierzyński w wysokości 81,5% musi złożyć wniosek o urlop rodzicielski w terminie 21 dni od dnia porodu, a następnie złożyć wniosek o uzupełniający urlop macierzyński, za który otrzyma zasiłek macierzyński w wysokości 100%.

Jeżeli pracownica chce mieć urlop macierzyński płatny w 100%, nie składa wniosku o urlop rodzicielski, następnie składa wniosek o uzupełniający urlop macierzyński, który będzie płatny w 100%, a następnie w dowolnym terminie może wykorzystać urlop rodzicielski, jednak nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Urlop rodzicielski będzie wówczas płatny w 70%.

(?) Jak wyliczyć wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego w przypadku, gdy dziecko urodziło się w:

■ 26 tygodniu ciąży i spędziło w szpitalu 16 tygodni i 3 dni - wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wynosi 15 tygodni.

■ 2 tygodniu ciąży z masą urodzeniową 950 g i przebywało w szpitalu 12 tygodni i 5 dni - wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wynosi 13 tygodni,

■ 38 tygodniu ciąży i przebywało w szpitalu przez 40 dni - wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wynosi 6 tygodni.

(?) Co się stanie, gdy dziecko trafi do szpitala w trakcie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?

Hospitalizacja dziecka w trakcie trwania uzupełniającego urlopu macierzyńskiego nie wpływa na wymiar tego urlopu. Po prostu pracownica lub pracownik - ojciec wychowujący dziecko - korzysta wówczas z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

(?) Czy uzupełniający urlop macierzyński można podzielić na obydwoje rodziców - tzn. część tygodni będzie na nim matka, a część ojciec?

Ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871), która weszła w życie 19 marca 2025 r., wprowadza uzupełniający urlop macierzyński. Zgodnie z art. 180² Kodeksu pracy pracownica albo pracownik - ojciec wychowujący dziecko - ma prawo bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Uzupełniający urlop macierzyński jest udzielany jednorazowo na wniosek składany pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownicę albo pracownika - ojca wychowującego dziecko - w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek (art. 180² § 4 Kodeksu pracy). Co za tym idzie, nie ma możliwości dzielenia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego pomiędzy pracownicą a pracownikiem - ojcem wychowującym dziecko.

Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Oprac. Marek Skałkowski