Od 19 marca 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień związanych z rodzicielstwem

Od 19 marca 2025 r. obowiązuje nowy wzór wniosku o uzupełniający urlop macierzyński. Wymaga on wskazania imienia i nazwisko pracownika, terminu zakończenia urlopu macierzyńskiego i okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński. Pozostałe dotychczas obowiązujące wnioski o urlopy związane z rodzicielstwem nie ulegną zmianie.

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 19 marca 2025 r., wprowadziła możliwość korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Przysługuje on rodzicom i opiekunom wcześniaków oraz dzieci hospitalizowanych po porodzie, w wymiarze do 8 tygodni (na dzieci urodzone od 28 tygodnia ciąży) albo do 15 tygodni (na dzieci urodzone do 28 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową do 1000 g). W celu uregulowania sposobu wnioskowania o ten rodzaj urlopu tego samego dnia, tj. 19 marca 2025 r., weszło w życie rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. 

Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński

Zgodnie z nowym § 14 rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (dalej: rozporządzenie), obowiązującym od 19 marca 2025 r., wniosek o udzielenie pracownikowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownicy albo pracownika - ojca wychowującego dziecko,
• termin zakończenia urlopu macierzyńskiego,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński.

Do wniosku należy dołączyć:

• zaświadczenie (zgodnie z art. 180² § 5 Kodeksu pracy) wydane przez szpital, w którym muszą być zawarte informacje o:
• • tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko,
  • masie urodzeniowej dziecka,
  • okresie pobytu dziecka w szpitalu;
• oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka.

Ponadto w przypadku pracownika, który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej), a także który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, konieczne będzie dołączenie do wniosku o uzupełniający urlop macierzyński także:

• oświadczenia tego pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie,
• kopii wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci), z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub zaświadczenia sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopii prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopii umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.

Wzór. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński

Pozostałe wnioski w sprawie uprawnień związanych z rodzicielstwem

W związku z tym, że dotychczasowe regulacje dotyczące pozostałych uprawnień rodzicielskich nie ulegają zmianie, resort pracy zaproponował, aby § 2-13 oraz § 15-23 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2023 r. poz. 937) zostały przeniesione do nowego rozporządzenia. Oznacza to, że w dokumentowaniu pozostałych uprawnień rodzicielskich nic się nie zmieniło.

Zakaz dublowania w aktach osobowych dokumentów załączanych do wniosków

Aktualna wersja § 22 (wcześniej § 21) rozporządzenia jednoznacznie wskazuje, że do wniosków, o których mowa w rozporządzeniu, nie dołącza się dokumentów wymienionych w rozporządzeniu, jeżeli dokumenty te znajdują się w aktach osobowych pracownika. Poprzednia wersja przepisu dawała pracownikowi możliwość niedołączania takich dokumentów, ale nie zabraniała tego kategorycznie. Zatem jeśli pracownik dołączył dublujące się dokumenty do któregoś z wniosków regulowanych tym rozporządzeniem, a pracodawca taki dokument przyjął i zamieścił w aktach osobowych, nie był to błąd. Aktualna treść przepisu powoduje, że dublowanie dokumentów w aktach osobowych jest postępowaniem niezgodnym z przepisami.

Obowiązek przedłożenia pracodawcy oryginału załączonego do wniosku dokumentu

W obowiązującej od 19 marca 2025 r. wersji rozporządzenia zmienił się także § 23 (w poprzedniej wersji rozporządzenia był to § 22).

Nowe brzmienie § 23 rozporządzenia wskazuje, że w przypadku dołączenia do wniosku, o którym mowa w rozporządzeniu, kopii dokumentu wymienionego w rozporządzeniu pracownik na żądanie pracodawcy przedkłada oryginał tego dokumentu w celu potwierdzenia jego kopii. W tej wersji zastosowano sformułowanie bardziej kategoryczne w stosunku do wcześniejszej, w której pracodawca mógł żądać od pracownika przedłożenia oryginałów w celu potwierdzenia kopii z oryginałem.

Przepisy przejściowe

Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem nie zawiera przepisów przejściowych. Oznacza to, że pracownicy powinni  składać wnioski zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia, począwszy od dnia wejścia w życie jego przepisów, tj. od 19 marca 2025 r.

Przechowywanie wniosków o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego w dokumentacji pracowniczej

Wprowadzone do  Kodeksu pracy od 19 marca 2025 r. nowe uprawnienie do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego spowodowało również konieczność zmiany rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Konieczne było bowiem stworzenie regulacji będącej podstawą przechowywania nowego rodzaju dokumentów w aktach osobowych pracownika. W związku z tym od 19 marca 2025 r. w § 3 pkt 2 lit. m rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej dodano regulację, zgodnie z którą w części B akt osobowych pracownika należy zamieszczać również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Magdalena Sybilska-Bonicka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy