Czy biuro rachunkowe po zakończeniu współpracy ma obowiązek wydać klientowi elektroniczną bazę danych zapisów księgowych

Czy w sytuacji rozwiązania umowy pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą rozliczającym się na zasadach ogólnych (podatkowa księga przychodów i rozchodów) biuro rachunkowe oprócz wszystkich dokumentów księgowych w formie papierowej (faktury, listy płac, wydruki księgi i ewidencji środków trwałych) ma obowiązek wydać klientowi elektroniczną bazę danych zapisów księgowych, jeżeli wydało kompletną dokumentację papierową po zakończeniu współpracy?

Brak regulacji w przepisach podatkowych i rachunkowych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami dotyczącymi prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), biuro rachunkowe ma obowiązek prowadzenia i archiwizowania ksiąg zgodnie z umową z klientem, ale brak jest regulacji nakazujących przekazanie elektronicznych zapisów księgowych.

Kompletność dokumentacji papierowej

Jeśli biuro rachunkowe przekazało przedsiębiorcy:

• wydruki księgi przychodów i rozchodów,
• ewidencję środków trwałych,
• listy płac,
• inne wymagane ewidencje i rejestry,

to formalnie przedsiębiorca dysponuje pełnym zestawem dokumentacji niezbędnym do prowadzenia rozliczeń.

Umowa o świadczenie usług księgowych

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie zwrotu dokumentacji mogą wynikać z treści umowy z klientem. Jeśli umowa przewidywała dostarczenie danych w formie elektronicznej, biuro powinno je udostępnić. W przeciwnym razie przedsiębiorca może jedynie wnioskować o przekazanie bazy danych, ale nie może tego wymagać na podstawie przepisów prawa.

Ochrona danych i RODO

Przekazanie plików z elektroniczną bazą danych może rodzić wątpliwości dotyczące ochrony danych osobowych (np. wynagrodzeń pracowników, danych kontrahentów). Biuro rachunkowe, jako administrator danych w trakcie świadczenia usług nie jest zobowiązane do przekazywania elektronicznej bazy, jeśli mogłoby to naruszać przepisy o ochronie danych.

Format i dostępność danych

Wiele biur rachunkowych korzysta z programów księgowych, których dane mogą być dostępne tylko w zamkniętych formatach systemowych. Przekazanie tych plików może być nieprzydatne dla klienta, jeśli nie posiada on odpowiedniego oprogramowania.

Zatem biuro rachunkowe nie ma obowiązku przekazania klientowi elektronicznej bazy danych zapisów księgowych, o ile dostarczyło pełną dokumentację w formie papierowej. Ewentualne zobowiązania w tym zakresie powinny wynikać z umowy zawartej z klientem. W przypadku sporu warto odnieść się do postanowień umownych lub negocjować indywidualne rozwiązanie.

Joanna Gawrońska

biegły rewident

Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX.