Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Kolejność składania podpisów i oświadczeń przy korzystaniu przez organ wieloosobowy z uproszczenia w podpisywaniu sprawozdania

 Ministerstwo Finansów w wytycznych zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl w zakładce Pytania i odpowiedzi "Rachunkowość finansowa") wskazuje, że:

(...) uproszczony sposób podpisywania sprawozdania finansowego ma charakter modelowy i wymaga wykonania określonych czynności w konkretnej kolejności. Ustawa o rachunkowości w powyższym zakresie nie przewiduje dokonywania zmian. Nie ma, więc możliwości żeby sporządzenie oświadczeń nastąpiło po podpisaniu sprawozdania. Elektroniczny podpis osoby wchodzącej w skład organu wieloosobowego (jako zintegrowany element sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej) stanowi potwierdzenie, że wszystkie wymagane oświadczenia/odmowy zostały w stosunku do dokumentu sprawozdania finansowego sporządzone.

Z przedstawionych wytycznych przez MF wynika zatem, że konieczne jest zachowanie następującej kolejności czynności przy podpisywaniu sprawozdania finansowego:

• podpisanie sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• złożenie oświadczenia (lub odmowy jego złożenia wraz z uzasadnieniem) przez członków zarządu, którzy nie będą podpisywać sprawozdania finansowego,
• podpisanie sprawozdania przez co najmniej jednego z członków zarządu.

Odpowiedzialność członków zarządu przy skorzystaniu z uproszczenia w podpisywaniu sprawozdania finansowego 

Wszystkie osoby zobowiązane do składania podpisu pod sprawozdaniem poświadczają, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości (art. 52 ust. 2a tej ustawy). Odpowiedzialność, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości jest zatem taka sama zarówno w przypadku złożenia oświadczenia, jak i podpisania sprawozdania w sposób elektroniczny. Podobnie przedmiotowa kwestia została wyjaśniona w konsultacji zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl w zakładce Pytania i odpowiedzi "Rachunkowość finansowa"):

MF

Zastosowanie tego uproszczenia nie wpływa jednak na zróżnicowanie odpowiedzialności członków kierownika jednostki za sprawozdanie finansowe. Nie zmienia się bowiem zasada, że kierownik jednostki jest zobowiązany do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe (a jeśli dotyczy, to także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej) - spełniały wymagania przewidziane w ustawie (art. 4a ustawy o rachunkowości).

Należy przypomnieć, że oświadczenie może być sporządzone w jednej z dwóch form: papierowej (podpisanej własnoręcznie) lub elektronicznej (podpisanej elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym). Jeśli oświadczenie zostało sporządzone w postaci papierowej, to jedna z osób wchodząca w skład organu wieloosobowego, podpisująca sprawozdanie, zapewnia sporządzenie elektronicznej kopii tego dokumentu, aby mogło ono zostać dołączone do elektronicznego sprawozdania finansowego, a następnie przekazane wraz z tym sprawozdaniem do odpowiedniego organu, tj. Szefa KAS lub KRS.

Joanna Gawrońska

biegły rewident