Czy biuro rachunkowe odpowiada za niezłożenie sprawozdania finansowego klienta do KRS

Klient naszego biura rachunkowego próbuje obarczyć nas winą za niezłożenie do KRS sporządzonego dla spółki sprawozdania finansowego. Dzieje się tak, pomimo tego że przypominaliśmy mu o tym. Kto odpowiada za składanie sprawozdania finansowego do KRS w przypadku prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe?

Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki (członkach zarządu), a nie na biurze rachunkowym. Odpowiedzialności tej nie można przenieść na biuro rachunkowe. Biuro rachunkowe odpowiada na zasadzie regresu, gdy umowa z klientem przewidywałaby, że to biuro odpowiada za dostarczenie sprawozdania do rejestru sądowego.

Mimo że biuro rachunkowe pełni istotną funkcję w procesie rachunkowości jednostki, to ostateczna odpowiedzialność za jakość i terminowość sprawozdań finansowych spoczywa na kierowniku jednostki. Nie można jej przenieść na biuro rachunkowe. Nieporozumienie w tym zakresie jest niestety bardzo dotkliwe dla kierownika jednostki. Jest on bowiem zobowiązany (na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości) złożyć we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. 

Kierownik jednostki nie może tej odpowiedzialności się pozbyć (świadomie lub nieświadomie) i "przerzucić" na biuro rachunkowe. W związku z tym musi się liczyć również z możliwością nałożenia na niego grzywny, a nawet kary ograniczenia wolności za niezłożenie sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym w wymaganym terminie 15 dni od jego zatwierdzenia (por. art. 79 pkt 4 uor).

Umowa z biurem rachunkowym a odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS

Kwestia postępowania biura rachunkowego ze sporządzonym sprawozdaniem finansowym zazwyczaj wprost jest uregulowana w umowie z biurem rachunkowym. Może to być zatem sytuacja, gdy według umowy:

• sporządzone sprawozdanie finansowe jest podpisane przez biuro rachunkowe i przekazane do klienta, gdzie kierownik jednostki (właściciel lub zarząd) uzupełnia je o podpisy i wysyła do KRS we własnym zakresie,
• sprawozdanie finansowe jest podpisane przez biuro rachunkowe i to po stronie biura leży zarówno zebranie podpisów, jak i wysłanie sprawozdania do KRS.

Należy podkreślić, że nawet gdy umowa z biurem rachunkowym obejmuje sporządzenie i dostarczenie sprawozdania do KRS, to obowiązek i odpowiedzialność za jego złożenie zawsze ostatecznie spoczywa na kierowniku jednostki. Kierownik jednostki, ponoszący odpowiedzialność na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, może jednak - na zasadzie regresu - żądać odszkodowania od biura rachunkowego za poniesioną szkodę. Dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której z umowy zawartej z klientem wynikałoby, że biuro odpowiada za fizyczne dostarczenie (przekazanie) sprawozdania finansowego do właściwego rejestru sądowego. Potwierdzenie takiego stanowiska można znaleźć w wyroku Sądu Okręgowy w Gliwicach z 19 czerwca 2015 r. (sygn. akt. VI Ka 324/15).

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego"