Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej - odpowiedzi na 5 pytań z praktyki

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownicy mają prawo do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie to przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego. Za jego czas pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia.

W praktyce udzielanie zwolnienia z tytułu siły wyższej sprawia pracodawcom spore problemy. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania naszych Czytelników w tym zakresie.

(?) Pracownik wystąpił o zwolnienie z tytułu siły wyższej z powodu awarii samochodu. Czy zwolnienie z tego powodu jest dopuszczalne? Czy w ogóle możemy żądać od pracownika podania powodu takiego zwolnienia i jego udokumentowania?

Należy uznać, zgodnie z interpretacją resortu pracy, że zwolnienie z tytułu tzw. siły wyższej z powodu awarii samochodu pracownika jest dopuszczalne. Pracodawca, który ma udzielić zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej, może żądać od pracownika podania powodu takiego zwolnienia, aby mógł ocenić, czy zaistniała sytuacja spełnia przesłanki jego udzielenia. Teoretycznie pracodawca może żądać udokumentowania zdarzenia będącego podstawą udzielenia wskazanego zwolnienia, ale z uwagi na "nagłość" sytuacji obiektywnie będzie to trudne lub niemożliwe do zrealizowania przez pracownika w chwili udzielania zwolnienia.

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Takie zwolnienie od pracy przysługuje w przypadku wystąpienia przynajmniej jednej sprawy rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem (rozumianym także jako zdarzenie), jeżeli konieczna jest natychmiastowa obecność pracownika. Należy przyjąć, że samo zaistnienie sytuacji rodzinnej będzie dla pracownika siłą wyższą. Uprawnienie to ma charakter wyjątkowy, sporadyczny i zwykle jest wykorzystywane w związku z sytuacjami nagłymi, niemożliwymi do przewidzenia, które zaskakują pracownika "w ostatnim momencie".

W dotychczasowym orzecznictwie Sądu Najwyższego pojęcie siły wyższej rozumiane jest w ujęciu obiektywnym, z tym że przy ocenie, czy mamy do czynienia z siłą wyższą, należy brać pod uwagę także to, czy zainteresowana osoba mogła przeciwdziałać i zapobiec działaniu obiektywnych zdarzeń składających się na siłę wyższą. W konsekwencji za siłę wyższą uznaje się zdarzenie, które jest zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec (postanowienie SN z 16 września 2011 r., IV CSK 77/11). Aby mówić o wystąpieniu siły wyższej w znaczeniu cywilistycznym, konieczne jest wystąpienie łącznie wszystkich wskazanych przesłanek. 

Natomiast tzw. dyrektywa work-life balance, która została wdrożona do Kodeksu pracy, nie definiuje ani nie doprecyzowuje pojęcia siły wyższej. Dlatego przesłanka "działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika" nie została zdefiniowana w przepisach Kodeksu pracy. Należy jednak uznać, że w przypadku udzielania tego zwolnienia od pracy jako siłę wyższą należałoby rozumieć (odmiennie niż w prawie cywilnym) zdarzenie istotne dla pracownika, związane z chorobą lub wypadkiem (zdarzeniem), które wymaga jego natychmiastowej obecności. Zatem dane zdarzenie w życiu prywatnym pracownika będzie dla niego siłą wyższą.

Ponadto z wyjaśnień resortu pracy zamieszczonych w tabeli uwag resortowych do projektu nowelizacji Kodeksu pracy, który wprowadził zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej (nr w wykazie prac legislacyjnych - UC118), wynika, że:

MRPiPS

(…) skorzystanie z przedmiotowego zwolnienia będzie możliwe w różnych przypadkach, włącznie z awarią (np. pękniętą rurą) w mieszkaniu pracownika, zatem doprecyzowanie przesłanek nie jest możliwe. Ocena, czy przedmiotowe zwolnienie od pracy przysługuje pracownikowi będzie należała do pracodawcy.

Przepis art. 148¹ Kodeksu pracy dotyczący zwolnienia z tytułu siły wyższej nie obliguje pracownika do dokumentowania zaistnienia okoliczności uprawniających go do takiego zwolnienia od pracy. Jednak zgodnie z zasadą wynikającą z Kodeksu cywilnego, który w tym przypadku stosujemy posiłkowo wobec braku regulacji tego zagadnienia w Kodeksie pracy - ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 300 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 Kodeksu cywilnego). Pracodawca teoretycznie może żądać od pracownika udokumentowania faktu zaistnienia okoliczności uprawniających pracownika do przedmiotowego zwolnienia od pracy. W praktyce udowodnienie musiałoby nastąpić w chwili wnioskowania o zwolnienie i podejmowania przez pracodawcę decyzji o jego udzieleniu. Nie zawsze będzie to możliwe, bo o ile fakt, że samochód zepsuł się na drodze, można udowodnić, przesyłając np. zdjęcie, o tyle już nagła niedyspozycja członka rodziny wymagająca pomocy pracownika będzie trudna do udowodnienia.

Pracodawca co do zasady jest zobowiązany udzielić pracownikowi zwolnienia z powodu działania siły wyższej, w przypadku spełnienia przesłanek udzielania takiego zwolnienia i prawidłowo złożonego przez pracownika wniosku (art. 148¹ § 3 Kodeksu pracy).

(?) Pracownik jest zatrudniony na 1/3 etatu. Jak udzielać mu zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej?

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy udziela się zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na 2 dni jego pracy (bez względu na liczbę godzin zaplanowanych do przepracowania danego dnia), a w przypadku gdy zwolnienie jest udzielane w wymiarze godzinowym - na rozkładowe godziny jego pracy, z tym że w takim przypadku wymiar tego zwolnienia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej (czy będzie to korzystanie w dniach czy w godzinach) decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Nie ma w tym przypadku możliwości łączenia wymiaru godzin i dni w tym samym roku kalendarzowym. 

Pracodawca jest zobowiązany udzielić zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Pracownik składa wniosek w każdej dostępnej formie, np. telefonicznie, e-mailowo czy SMS-em. Złożenie wniosku jest możliwe w dniu pracy zarówno przed jej rozpoczęciem, jak i w trakcie jej wykonywania, np. po otrzymaniu informacji o nagłym wypadku.

Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny (art. 148¹ § 4 Kodeksu pracy).

Zaokrąglanie niepełnej godziny zwolnienia od pracy w górę do pełnej godziny nie powoduje więc konieczności uwzględniania i obliczania wykorzystanego zwolnienia z dokładnością co do minuty. 

W przypadku wykorzystywania przez pracownika zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w dniach wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony, nie ma znaczenia i nie wpływa na wymiar zwolnienia. Bez względu na to, czy pracownik jest zatrudniony na 1/2, 1/4 czy 1/10 etatu, zawsze będą mu przysługiwały 2 dni zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej udzielanego na dni jego grafikowej pracy.

(?) Pracownik korzysta z 2 dni zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej. W tym czasie dowiedzieliśmy się, że wcześniej był sprawcą kradzieży w zakładzie pracy. Czy można zwolnić tego pracownika dyscyplinarnie podczas korzystania przez niego ze zwolnienia z tytułu siły wyższej?

Pracownik w okresie korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej nie jest chroniony przed zwolnieniem dyscyplinarnym. Jednak w praktyce może być niemożliwe dostarczenie mu w tym czasie oświadczenia woli pracodawcy w tej sprawie w wymaganej przepisami formie.

W trakcie korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej pracownik jest objęty szczególną ochroną stosunku pracy przed wypowiedzeniem umowy o pracę na podstawie art. 41 Kodeksu pracy. Przepis ten zakazuje pracodawcy wypowiedzenia umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Regulacja ta nie chroni natomiast pracownika przed rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, tj. w trybie dyscyplinarnym (na podstawie art. 52 Kodeksu pracy).

Najprawdopodobniej jednak wystąpi praktyczny problem z rozwiązaniem z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia w tym okresie. W celu rozwiązania umowy o pracę w tym trybie pracodawca musi złożyć pracownikowi oświadczenie woli - na piśmie, wskazując przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy oraz pouczając o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy (art. 30 § 3-5 Kodeksu pracy).

W wyroku z 20 listopada 2014 r. (I PK 88/14) Sąd Najwyższy potwierdził, że rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika jest:

SN

(…) jednostronnym oświadczeniem woli, które wywołuje swój skutek w chwili złożenia go pracownikowi. Kodeks pracy nie zawiera materii regulującej zasady składania oświadczeń woli, a do oświadczeń składanych przez strony stosunku pracy zastosowanie znajduje art. 61 k.c. w związku z art. 300 k.p. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie jest zatem złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Ponieważ dla oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę przewidziana została forma pisemna, oświadczenie woli uważa się za założone adresatowi z chwilą prawidłowego doręczenia mu pisma zawierającego to oświadczenie. Dla spełnienia warunku złożenia pracownikowi oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy nie jest konieczne, aby adresat rzeczywiście zapoznał się z treścią pisma.

Dostarczenie pracownikowi nieobecnemu w pracy pisma zawierającego oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę jest w praktyce możliwe drogą pocztową albo przez kuriera. Wówczas umowa o pracę rozwiąże się z momentem doręczenia pracownikowi pisma przez kuriera (albo w późniejszym terminie, jeżeli wynika to z pisma pracodawcy), niezależnie od tego czy pracownik zapozna się z pismem pracodawcy, czy nie. 

Natomiast samo przekazanie nieobecnemu w pracy pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę ustnie, np. przez telefon, wprawdzie będzie skuteczne, tj. doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę, ale jednocześnie wadliwe. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2016 r. (II UK 280/15), w którym sąd orzekł, że oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę:

SN

(…) może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.

Jeżeli więc pracodawca zwolni pracownika z pracy przez telefon albo np. wysyłając mu w tej sprawie SMS-a lub e-maila, to pracownik będzie mógł odwołać się od takiego rozwiązania umowy o pracę do sądu pracy, podnosząc zarzut braku formy pisemnej i występując z roszczeniem o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie (art. 56 Kodeksu pracy).

Z art. 78 § 1 zd. 1 Kodeksu cywilnego wynika, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, do zachowania której wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ Kodeksu cywilnego).

(?) Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie za pracę. Czy jeżeli skorzystał z 2 dni wolnego z tytułu siły wyższej, to należy uzupełnić mu wynagrodzenie za ten miesiąc do minimalnego?

Nie. Jeżeli pracownik nie wypracował w danym miesiącu minimalnego wynagrodzenia za pracę tylko ze względu na skorzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, to nie przysługuje mu wyrównanie do wysokości tego wynagrodzenia.

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na dany okres (art. 6 ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). 

Jednak nie oznacza to, że pracownik ma gwarancję minimalnego wynagrodzenia niezależnie od liczby przepracowanych godzin w miesiącu. Należy bowiem zauważyć, że uzupełnienie wynagrodzenia do wysokości minimalnego wynagrodzenia w postaci wyrównania przysługuje w danym miesiącu tylko, jeżeli z uwagi na:

• terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub 

• rozkład czasu pracy

wynagrodzenie pracownika jest niższe od minimalnego wynagrodzenia.

W okresie zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. 

Jeżeli zatem pracownik otrzymuje co miesiąc kwotę wynagrodzenia odpowiadającą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, to skorzystanie z tego zwolnienia choćby w wymiarze 1 godziny już spowoduje, że jego wynagrodzenie w tym miesiącu spadnie poniżej obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jednak ze względu na to, że obniżenie wysokości wynagrodzenia pracownika nastąpi z powodu nieprzepracowania - wskutek skorzystania ze zwolnienia od pracy - pełnego obowiązującego go wymiaru czasu pracy, pracownikowi nie przysługuje wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia. 

(?) Wypłaciliśmy pracownikom wynagrodzenie roczne. Pracownik ma do nas pretensję, że nie wliczyliśmy mu do trzynastki wynagrodzenia za zwolnienie od pracy z tytułu działania siły wyższej. Czy ma rację?

Wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem nie powinno być uwzględniane przy naliczaniu tzw. trzynastki. 

W okresie zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. Zatem za czas tego zwolnienia od pracy pracownik otrzyma wynagrodzenie, ale nie będzie to wynagrodzenie za pracę. W tym okresie pracownik jedynie "zachowuje prawo do wynagrodzenia", jest to więc wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy. 

Natomiast wynagrodzenie roczne (potocznie zwane "trzynastką") ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy).

O tym, jakie składniki wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy są uwzględniane przy naliczeniu wynagrodzenia za czas urlopu, a tym samym ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, przesądzają przepisy § 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wynika z nich m.in., że wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Taką usprawiedliwioną nieobecnością w pracy jest m.in. zwolnienie od pracy przysługujące pracownikowi z tytułu siły wyższej.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego (§ 14 ww. rozporządzenia). Tym samym również przy naliczaniu tego ekwiwalentu nie uwzględnia się wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za czas zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej. Z tego powodu wynagrodzenie to nie jest także uwzględniane przy naliczaniu trzynastki.

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy