Świadectwo pracy to jeden z najważniejszych dokumentów pracowniczych, który odzwierciedla przebieg zatrudnienia. Stanowi również informację dla przyszłych pracodawców, a także ZUS, o pracowniku i jego uprawnieniach. Oryginał świadectwa pracy należy wydać pracownikowi, a jego kopię przechowuje się w aktach osobowych zatrudnionego. 

Świadectwo pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, w związku z tym pracownik, były pracownik lub inna uprawniona osoba może żądać wydania kopii świadectwa pracy w oparciu o przepisy prawa pracy dotyczące wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 94¹² Kodeksu pracy). Szczegółowy sposób wydania kopii tych dokumentów wskazuje rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Zmiana przepisów o odpisach świadectw pracy. Do 6 września 2019 r. obowiązywał przepis rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, na podstawie którego wystawiano odpis albo duplikat świadectwa pracy (§ 6 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Obecnie, począwszy od 7 września 2019 r., ten przepis jest uchylony.

Oznacza to, że nie ma przepisu, który regulowałby wystawianie odpisów albo duplikatów świadectw pracy. W związku z tym były pracownik, zainteresowany potwierdzeniem zatrudnienia, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wydanie mu kopii dokumentu, np. świadectwa pracy, na zasadach, jakie dotyczą wszystkich innych dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych danego pracownika.

Kopia świadectwa pracy poświadczona przez pracodawcę za zgodność z oryginałem w obrocie prawnym będzie miała równorzędne znaczenie z wcześniej wystawianymi odpisami świadectw pracy. 

Wniosek o duplikat świadectwa pracy po zmianie przepisów. Każdy wniosek byłego pracownika (lub innych osób uprawnionych) o wydanie duplikatu albo odpisu świadectwa pracy należy traktować jak wniosek o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej.

Oznacza to, że po otrzymaniu takiego wniosku pracodawca powinien wydać kopię świadectwa pracy nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku, który jednocześnie należy umieścić w części C akt osobowych pracownika (§ 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Wydanie kopii świadectwa pracy jest nieodpłatne. 

W przypadku przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w formie papierowej wydawana pracownikowi kopia powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem i opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej do tego rodzaju czynności. 

W sytuacji gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydają Państwo kopię świadectwa pracy bądź w postaci elektronicznej (elektroniczną należy odwzorować cyfrowo, zapisać w formacie PDF oraz opatrzyć kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej), bądź w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści świadectwa pracy również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej (§ 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). 

Obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej nie jest ograniczony czasowo. 

W sytuacji gdy w aktach osobowych byłego pracownika nie ma kopii świadectwa pracy, konieczne będzie odtworzenie przez pracodawcę treści świadectwa pracy w oparciu o pozostałą dokumentację dostępną pracodawcy. Do odtworzenia świadectwa pracy powinno się wykorzystać obecnie obowiązujący wzór świadectwa pracy, stanowiący załącznik do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Jeśli nie będzie jakichś informacji, to ten brak należy odnotować. Nie można pozostawić pustej rubryki bez adnotacji. W związku z tym w takich rubrykach wpisuje się "brak danych". 

Sankcje za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą. Brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy).

Aleksandra Dejniak

radca prawny, specjalista w zakresie prawa pracy