6/2024, data dodania: 20.05.2024 Utrata statusu studenta a obowiązek opłacania składek ZUS
Pracodawcy często zatrudniają studentów na umowę zlecenie. Zawarcie z nimi umowy zlecenia jest bowiem bardzo korzystne ze względu na brak obowiązku opłacania składek ZUS i podatku. Są jednak przypadki, gdy umowy takie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom. Obowiązek oskładkowania takiego zlecenia powstaje w następnym dniu po utracie statusu studenta lub z datą ukończenia 26 lat.
Studenci do ukończenia 26 roku życia wykonujący umowę zlecenia nie podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 4 ustawy systemowej), a zatem nie podlegają również ubezpieczeniu wypadkowemu (art. 12 ustawy systemowej). Studenci nie są objęci także ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 66 ust. 1 pkt. 1 lit. e ustawy zdrowotnej). Takie osoby nie mogą również być zgłoszone do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z tytułu takiej umowy.
Kiedy umowa zlecenia ze studentem jest nieoskładkowana
Aby umowa zlecenia zawarta ze studentem była nieoskładkowana, muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki: zleceniobiorca nie może mieć ukończonych 26 lat i musi posiadać status studenta. Jego utrata powoduje, że zawarte z taką osobą zlecenie należy zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od następnego dnia po tej utracie. Ukończenie 26 lat również powoduje obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ww. ubezpieczeń.
Przykład
Zleceniobiorca w spółce z o.o. będący studentem studiów magisterskich 14 sierpnia 2024 r. kończy 26 lat. A zatem od tego dnia (14 sierpnia br.) spółka musi go zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zleceniobiorca może również przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Spółka ma 7 dni na zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA.
Status studenta posiada osoba kształcąca się na studiach:
- I stopnia (licencjat, studia inżynierskie),
- II stopnia (uzupełniające magisterskie) lub
- magisterskich
- od dnia przyjęcia jej w poczet studentów uczelni i złożenia ślubowania do dnia ukończenia studiów.
Ważne
W przypadku gdy dzień ślubowania jest późniejszy niż 1 października danego roku, wówczas taka osoba zwolniona jest z oskładkowania w okresie od 1 października do dnia ślubowania.
Dniem ukończenia studiów jest dzień:
- złożenia egzaminu dyplomowego,
- ostatniego wymaganego planem studiów egzaminu (dotyczy kierunku lekarskiego, lekarsko-dentystycznego lub weterynaryjnego),
- zaliczenia ostatniej przewidzianej w planie studiów praktyki (dotyczy kierunku farmacja),
- skreślenia z listy studentów.
Przykład
Zleceniobiorca będący studentem I roku na studiach licencjackich wykonuje umowę zlecenia dla spółki akcyjnej. Ze względów rodzinnych musiał zrezygnować ze studiów i został skreślony z listy studentów 7 czerwca 2024 r. W tej sytuacji spółka ma obowiązek zgłosić tego zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń od następnego dnia po utracie statusu studenta, tj. 8 czerwca 2024 r.
Ważne
Nie są studentami uczestnicy studiów podyplomowych oraz doktoranckich.
Jak traktować przerwę między studiami I i II stopnia
W przypadku ukończenia przez studenta studiów I stopnia i rozpoczęcia studiów II stopnia okres pomiędzy złożeniem egzaminu dyplomowego a rozpoczęciem nauki na studiach uzupełniających jest okresem, w którym taka osoba z tytułu wykonywania umowy zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. We wskazanym okresie taka osoba zachowuje prawa studenta do 31 października roku, w którym ukończyła te studia (art. 109 ust. 2a ustawy o szkolnictwie wyższym), ale nie jest to tożsame z posiadaniem statusu studenta do celów ubezpieczeń.
Przykład
Pani Iwona w okresie od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2024 r. wykonuje umowę zlecenia w spółce z o.o. Jej wynagrodzenie miesięczne zostało ustalone w wysokości 5000 zł. W związku z tym, że zleceniobiorczyni jest studentką studiów I stopnia i nie ukończyła 26 lat, zawarta umowa zlecenia była dotychczas wyłączona z oskładkowania. 5 czerwca 2024 r. pani Iwona zaliczyła egzamin kończący studia I stopnia (licencjackie), a to oznacza, że od następnego dnia, tj. od 6 czerwca 2024 r., spółka musi zgłosić ją do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZUA (zleceniobiorczyni nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń). Składki na obowiązkowe ubezpieczenia należy obliczyć od wynagrodzenia uzyskanego w okresie od 6 do 30 czerwca br. Ustalenie tej kwoty powinno wyglądać następująco:
5000 zł : 30 dni czerwca × 25 dni podlegania ubezpieczeniom ZUS = 4166,66 zł (podstawa oskładkowania).
W przypadku gdy pani Iwona podejmie studia II stopnia (np. od 1 października 2024 r.), wówczas spółka będzie musiała ją wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA od 1 października 2024 r. Ubezpieczona bowiem z tym dniem ponownie uzyska status studenta.
Jak dokumentować status studenta
Płatnicy składek zatrudniający m.in. studentów powinni na bieżąco weryfikować ich status. Oprócz składanego przez zleceniobiorców oświadczenia dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń płatnik składek w razie wątpliwości może od zleceniobiorcy zażądać przedstawienia zaświadczenia z uczelni potwierdzającego okres nauki. Takie postępowanie płatnika zmniejszy ryzyko ewentualnego błędu związanego z koniecznością oskładkowania umowy zlecenia, który w konsekwencji może powodować konieczność skorygowania dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej w ZUS oraz opłacenia zaległych składek (wynikających z rozliczenia) wraz z odsetkami.
Przykład
W firmie ABC została przeprowadzona kontrola ZUS. Okazało się, że zatrudniani zleceniobiorcy będący studentami nie powiadamiali zleceniodawcy o tym, że np. zostali wykreśleni z listy studentów w trakcie roku akademickiego albo że ukończyli studia I stopnia i zamierzają podjąć od nowego semestru studia II stopnia. Taka sytuacja spowodowała, że nie zostali zgłoszeni do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w okresie utraty statusu studenta, przez co narazili zleceniodawcę na dodatkowe koszty. W tym przypadku na podstawie protokołu pokontrolnego płatnik będzie musiał:
-
zgłosić te osoby do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (lub tylko zdrowotnego),
-
skorygować raporty za miesiące, w których zleceniobiorcy podlegali tym ubezpieczeniom,
-
opłacić wynikającą z rozliczenia niedopłatę składek wraz z odsetkami liczonymi do dnia zapłaty.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 pkt 4, ust. 4, art. 8 ust. 2a, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, art. 18 ust. 1 i 1a, art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 497
art. 66 ust. 1 pkt 1e, art. 81 ust.1 ustawy z o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z 27 sierpnia 2004 r. - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 146
art. 76 ust. 7, art. 108, art. 109 ust. 2a ustawy z 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 742; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 227
Agata Pinzuł
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych, redaktor "MONITORA księgowego"
