Czy od wynagrodzenia zleceniobiorcy, który w trakcie miesiąca utracił status studenta, należy opłacić składki ZUS

1 grudnia 2023 r. nasza firma podpisała umowę zlecenia z 23-letnim studentem. Osoba ta została jednak skreślona z listy studentów ze skutkiem na 10 czerwca 2024 r. Wynagrodzenia wypłacane są za dany miesiąc najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca. Czy od wynagrodzenia należnego za maj 2024 r., gdy zleceniobiorca posiadał status studenta, wypłaconego mu w czerwcu 2024 r., powinniśmy naliczyć składki ZUS?

Od wynagrodzenia przysługującego studentowi za maj br. nie powinni Państwo opłacać składek ZUS. Zgodnie z najnowszą interpretacją ZUS z 18 stycznia 2024 r. (DI/100000/43/1263/2023) nie należy rozliczać składek na ubezpieczenia społeczne (i ubezpieczenie zdrowotne) w dokumentach rozliczeniowych składanych za maj 2024 r. (kiedy ze względu na posiadanie statusu studenta zleceniobiorca nie był objętymi tymi ubezpieczeniami), mimo iż wypłata wynagrodzenia za ten miesiąc nastąpiła w czerwcu 2024 r., w którym to miesiącu zleceniobiorca podlegał już ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Składki od wynagrodzenia za czerwiec należy natomiast naliczyć proporcjonalnie do okresu, w którym zleceniobiorca był już objęty ubezpieczeniami społecznymi. Szczegóły w uzasadnieniu.

W przypadku zleceniobiorców zasadniczo podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód z umowy zlecenia w rozumieniu przepisów podatkowych, tj. otrzymane lub postawione do dyspozycji wynagrodzenie oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. 

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne konieczne jest zatem ustalenie, czy doszło do powstania przychodu z tytułu zawartej umowy zlecenia.

W praktyce często pojawiają się problemy, jakie składki należy odprowadzić do ZUS od wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu, w trakcie którego zmienił się schemat podlegania ubezpieczeniom, tj. wówczas gdy w trakcie miesiąca następuje zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zleceniobiorcy, który dotychczas nie podlegał tym ubezpieczeniom (np. ze względu na posiadanie statusu studenta).

Obowiązek ubezpieczeń społecznych zleceniobiorcy. Zleceniobiorcy nieposiadający innego tytułu do ubezpieczeń społecznych niż umowa zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu. Objęci są również ubezpieczeniem wypadkowym.

Na swój wniosek mogą przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. 

Wymienionym ubezpieczeniom zleceniobiorca podlega począwszy od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia wykonywania pracy do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. 

Umowa zlecenia zawarta ze studentem. Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym nie podlegają osoby będące uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat.

Wskazane osoby nie będą objęte tymi ubezpieczeniami ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. W sytuacji gdy taka osoba, wykonująca umowę zlecenia (dla której jest to jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych), utraci status ucznia lub studenta, będzie podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia, na zasadach ogólnych.

Rozliczanie składek ZUS za zleceniobiorcę. Składki na ubezpieczenia społeczne za ubezpieczonych są rozliczane w okresach miesięcznych. Płatnik składek jest zobowiązany w dokumentach rozliczeniowych składanych za dany miesiąc za każdego ubezpieczonego uwzględnić należne składki na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja obejmuje - stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. 

ZUS w ostatnim czasie zmienił swoje stanowisko odnośnie do tego, czy należy opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia wypłaconego zleceniobiorcy w miesiącu, w którym utracił on już status studenta, mimo iż wynagrodzenie należne jest za okres, kiedy był studentem.

Początkowo ZUS twierdził, że płatnik składek jest zobowiązany do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia wypłaconego zleceniobiorcy w czasie, kiedy nie posiadał już statusu studenta (m.in. interpretacja indywidualna ZUS z 25 września 2023 r., DI/200000/43/890/2023).

Decydujące bowiem znaczenie ma to, jakim ubezpieczeniom podlega zleceniobiorca w momencie wypłaty wynagrodzenia, a nie to, jakimi ubezpieczeniami jest objęty w okresie, za który to wynagrodzenie jest należne.

Obecnie ZUS prezentuje w tym zakresie odmienne stanowisko, co zostało przedstawione powyżej. W związku z tym dla Państwa bezpieczeństwa dobrym rozwiązaniem będzie wystąpienie o wydanie interpretacji indywidualnej, która jest dla ZUS wiążąca.

Przy rozliczaniu składek ZUS za osobę, która utraciła status studenta, należy też brać pod uwagę orzecznictwo Sądu Najwyższego i interpretacje ZUS. 

Sąd Najwyższy w wyroku z 7 października 2021 r. (II USKP 127/21) wskazał, że:

SN

(...) należy rozdzielić samą instytucję podlegania obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu i rentowym od instytucji następczego ustalania wysokości składek oraz ich podstawy wymiaru.

Wynika to m.in. z tego, że zasady podlegania ubezpieczeniom zostały uregulowane odrębnie od zasad ustalania składek na ubezpieczenia społeczne (w tym podstawy wymiaru składek).

Także ZUS w interpretacji indywidualnej z 18 stycznia 2024 r. (DI/100000/43/1263/2023) stwierdził, że:

ZUS 

(…) dla ustalenia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za osobę posiadającą status studenta kluczowe i pierwszorzędne znaczenie ma ustalenie okresu podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia, a dopiero po dokonaniu tego ustalenia - należy ustalać wysokość podstawy wymiaru składki, termin i sposób jej rozliczenia. (…) obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne istnieje (może istnieć) tylko wtedy, gdy istnieje obowiązek ubezpieczeń społecznych (obowiązek podlegania tym ubezpieczeniom).

Skoro obowiązek opłacania składek stanowi kwestię pochodną względem obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym to nie ma uzasadnienia dla opłacania składek za okres, w którym dana osoba (tu osoba posiadająca status studenta) w ogóle nie była objęta obowiązkiem ubezpieczeń społecznych.

O obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (…) decyduje to, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie z umowy zlecenia, a nie to kiedy zostanie wypłacone.

Nie decyduje tutaj termin wypłaty wynagrodzenia, lecz jego źródło oraz okres za który jest należne (okres niepodlegania ubezpieczeniom społecznym). (…).

Ponieważ w czerwcu 2024 r. zleceniobiorca został objęty ubezpieczeniami społecznymi - ze względu na utratę statusu studenta - składki ZUS za ten miesiąc należy naliczyć proporcjonalnie do czasu, w którym osoba ta podlega ubezpieczeniom społecznym. 

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 7 października 2021 r. (II USKP 127/21) 

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE:

• interpretacja indywidualna ZUS z 18 stycznia 2024 r. (DI/100000/43/1263/2023)

• interpretacja indywidualna ZUS z 25 września 2023 r. (DI/200000/43/890/2023)

Joanna Grzelińska-Darłak

prawnik, praktyk z 10-letnim doświadczeniem w zakresie ubezpieczeń społecznych