6/2023, data dodania: 19.05.2023 Kiedy umowa zlecenie zawarta z uczniem lub studentem podlega oskładkowaniu
W okresie wakacyjnym pracodawcy często zatrudniają przy pracach sezonowych uczniów i studentów. Zawarcie z nimi umowy zlecenia jest bardzo korzystne ze względu na brak obowiązku opłacania składek ZUS. Uczniowie i studenci do 26 roku życia nie podlegają bowiem ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu ani obowiązkowo, ani dobrowolnie.
Zleceniobiorcy będący uczniami szkół ponadpodstawowych, a także studenci do ukończenia 26 roku życia nie spełniają warunków do objęcia ich obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym (art. 6 ust. 4 ustawy systemowej), jak również ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 66 ust. 1 pkt. 1 lit. e ustawy zdrowotnej). Takie osoby nie mogą również być zgłoszone do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych. Warunkiem jest jednak, oprócz wieku, posiadanie statusu ucznia lub studenta. Jego utrata powoduje, że zawarte z taką osobą zlecenie podlega obowiązkowi oskładkowania od następnego dnia po utracie tego statusu.
Tabela 1. Status ucznia lub studenta
| Status ucznia | Status studenta |
| - uczniem do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:
- uczniem do 30 września każdego roku jest osoba, która przedstawi zaświadczenie z uczelni potwierdzające przyjęcie jej na studia I, II stopnia lub jednolite studia magisterskie.
| - studentem jest, osoba która:
od dnia wpisania jej na listę studentów do dnia:
|
Ważne
Nie są studentami uczestnicy studiów podyplomowych oraz doktoranckich.
Przykład
Mateusz jest tegorocznym absolwentem technikum informatycznego. Przez jeden miesiąc wakacji planuje zatrudnić się na umowę zlecenia w pobliskim barze. Zleceniodawca, który zatrudni Mateusza, nie musi zgłaszać go do ZUS, gdyż do 31 sierpnia 2023 r. zachowuje on status ucznia.
Przykład
Ewelina jest tegoroczną maturzystką. Od 1 czerwca 2023 r. podjęła pracę na umowę zlecenia. Umowa zawarta jest do 31 października 2023 r. Do 31 sierpnia 2023 r. ma status ucznia i nie podlega ubezpieczeniom. Jeżeli podejmie po wakacjach naukę na studiach i złoży płatnikowi stosowne zaświadczenie, wówczas zachowa status ucznia do 30 września 2023 r. i ze zlecenia nie będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu do końca umowy.
Przykład
Zleceniobiorca w spółce z o.o., będący studentem studiów magisterskich 12 czerwca 2023 r. kończy 26 lat. A zatem od tego dnia (12 czerwca br.) spółka musi go zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. W jego przypadku ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.
Przerwa między studiami I i II stopnia
W przypadku ukończenia przez studenta studiów I stopnia i rozpoczęcia studiów II stopnia okres między złożeniem egzaminu dyplomowego a rozpoczęciem nauki na studiach uzupełniających jest okresem, w którym taka osoba z tytułu np. wykonywania umowy zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Przykład
Renata w okresie od 1 kwietnia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. jest zatrudniona w spółce ABC na umowę zlecenia. Wynagrodzenie miesięczne ustalone jest w wysokości 4000 zł. W związku z tym, że posiada status studenta i nie ukończyła 26 roku życia, nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. 5 czerwca 2023 r. zleceniobiorczyni zaliczyła egzamin kończący studia I stopnia (licencjackie). A to oznacza, że od następnego dnia, tj. od 6 czerwca 2023 r., należy ją zgłosić do ZUS na druku ZUS ZUA do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz do zdrowotnego z tytułu wykonywania powyższej umowy (jeśli zleceniobiorca nie posiada w tym czasie innych tytułów do ubezpieczeń). Składki na obowiązkowe ubezpieczenia należy obliczyć od wynagrodzenia uzyskanego w okresie od 6 do 30 czerwca br. Ustalenie tej kwoty powinno wyglądać następująco:
4000 zł : 30 dni czerwca × 25 dni podlegania ubezpieczeniom ZUS = 3333,33 zł (podstawa oskładkowania).
W przypadku gdy Renata W. podejmie studia II stopnia (np. od 1 października 2023 r.), wówczas spółka będzie musiała ją wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA od 1 października 2023 r. Ubezpieczona bowiem ponownie uzyska status studenta.
Dokumentowanie statusu ucznia/studenta
Płatnicy składek zatrudniający uczniów i studentów mają obowiązek bieżącej weryfikacji ich statusu. Oprócz wypełnionego przez zleceniobiorców oświadczenia dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń płatnik w razie wątpliwości może żądać przedstawienia np. zaświadczenia ze szkoły lub uczelni potwierdzającego okres nauki. Takie postępowanie płatnika zmniejszy ryzyko ewentualnego błędu w zakresie ustalania obowiązku podlegania ubezpieczeniom ZUS z tytułu zawartego zlecenia, który w konsekwencji może powodować konieczność skorygowania dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej w ZUS oraz opłacenia zaległych składek (wynikających z rozliczenia) wraz z odsetkami.
Przykład
W firmie XYZ została przeprowadzona kontrola ZUS. Okazało się, że zatrudniani zleceniobiorcy będący studentami nie powiadamiali zleceniodawcy o tym, że np. zostali wykreśleni z listy studentów w trakcie roku akademickiego albo że ukończyli studia I stopnia i zamierzają podjąć od nowego semestru studia II stopnia. Taka sytuacja spowodowała, że nie zostali zgłoszeni do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w okresie utraty statusu studenta, przez co narazili zleceniodawcę na dodatkowe koszty. W tym przypadku na podstawie protokołu pokontrolnego płatnik będzie musiał zgłosić te osoby do obowiązkowych ubezpieczeń, a także skorygować raporty za miesiące, w których podlegali ubezpieczeniom, oraz opłacić wynikającą z rozliczenia niedopłatę wraz z odsetkami.
Umowa zlecenia jako obowiązkowy tytuł ubezpieczeń
Należy pamiętać, że umowa zlecenia stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zatem osoby, które wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu w okresie od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy (art. 13 pkt 2 ustawy systemowej). Ubezpieczenie chorobowe w ich przypadku jest dobrowolne. Po spełnieniu określonych warunków od umowy należy także odprowadzić składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Jeżeli jednak wystąpi tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń, wówczas umowa zlecenia może nie podlegać obowiązkowi ubezpieczeń społecznych. Warunkiem jest jednak, aby z innych tytułów zleceniobiorca osiągał w danym miesiącu podstawę wymiaru składek w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia (art. 9 ust. 2c ustawy systemowej). W 2023 r. za czerwiec jest to kwota 3490 zł a za pozostałe miesiące do końca 2023 r. - 3600 zł.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 6 ust. 4, art. 8 ust. 2a, art. 11 ust.2, art. 12 ust.1, art. 13 pkt 2, art. 18 ust. 1 i 1a, art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j. t. Dz. U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 614
- art. 66 ust. 1 pkt 1e, art. 81 ust.1 ustawy z o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z 27 sierpnia 2004 r. - j.t. Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, ost.zm. Dz. U. z 2023 r. poz. 658
- art. 76 ust. 7, art. 108 ustawy z 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 742
Agata Pinzuł
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych, redaktor "MONITORA księgowego"
