Jakie obowiązki mają płatnicy składek w związku z zakończeniem roku szkolnego i akademickiego

W związku z zakończeniem roku szkolnego i akademickiego na płatnikach spoczywają dodatkowe obowiązki. Zleceniodawcy zatrudniający uczniów lub studentów muszą zweryfikować, czy nadal są zwolnieni z opłacania składek za swoich zleceniobiorców. Jeżeli natomiast zleceniobiorcy kończą kształcenie, konieczne jest ustalenie, z jaką datą powinni zostać zgłoszeni do ZUS. Obowiązek weryfikacji statusu ucznia lub studenta dotyczy także płatników, którzy zgłaszają do ubezpieczenia zdrowotnego, jako członka rodziny, pełnoletnie dzieci swoich zatrudnionych.

Samoistna umowa zlecenia stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić także do ubezpieczenia chorobowego.

Zleceniobiorca - uczeń lub student w wieku do 26 lat

Zasada ta nie ma jednak zastosowania w przypadku zawarcia umowy zlecenia z osobą w wieku do 26 roku życia, będącą uczniem lub studentem. Wówczas obowiązek ubezpieczeniowy jest wyłączony - zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. Osoba w wieku 26 lat lub więcej jest objęta obowiązkiem ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia, niezależnie od posiadania statusu ucznia lub studenta.

PRZYKŁAD

Firma handlowa zatrudnia zleceniobiorczynię będącą studentką IV roku studiów jednolitych magisterskich. Osoba ta 29 czerwca 2022 r. skończy 26 lat. Od dnia jej 26 urodzin, czyli od 29 czerwca 2022 r., zleceniodawca musi zgłosić zleceniobiorczynię do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Wszystkie poniżej omówione przypadki oraz kolejne przykłady dotyczą zleceniobiorców, którzy nie ukończyli 26 lat.

Zleceniobiorca uczeń - tegoroczny absolwent

Płatnik składek zatrudniający na podstawie zlecenia uczniów (w wieku do ukończenia 26 lat) z tytułu zawartej umowy cywilnoprawnej nie dokonuje ich zgłoszenia do ZUS i nie opłaca za nich żadnych składek - ani obowiązkowych, ani dobrowolnych. Zleceniobiorca będący uczniem zachowuje ten status każdorazowo do 31 sierpnia danego roku. Nie ma na to wpływu fakt wcześniejszego złożenia egzaminów (dyplomowych, maturalnych) ani data zakończenia zajęć dydaktycznych, poprzedzająca rozpoczęcie wakacji letnich (przypadająca w czerwcu danego roku). Wynika to z faktu, że rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się 1 września każdego roku, a kończy - 31 sierpnia następnego roku (art. 94 ustawy - Prawo oświatowe).

ZUS wyjaśnia, że status ucznia jest zachowany także w okresie wakacji. Ponadto osoba, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, będzie uznawana przez placówkę ZUS za ucznia do 30 września danego roku - ale tylko w przypadku, gdy w tym samym roku ukończyła szkołę. Należy też pamiętać, że status ucznia taka osoba zachowa przez wrzesień tylko w sytuacji, gdy faktycznie podejmie studia, na które została przyjęta.

PRZYKŁAD

Spółka akcyjna o profilu produkcyjnym zatrudnia na podstawie umowy zlecenia kilkudziesięciu uczniów pobliskiego technikum. W maju i czerwcu 2022 r. część zleceniobiorców zdaje egzaminy maturalne i dyplomowe, kończące naukę w technikum. Dla zleceniodawcy nie ma znaczenia, kiedy przypada data egzaminów ani kiedy absolwenci otrzymają świadectwa ukończenia szkoły. Wszyscy oni zachowują status ucznia do 31 sierpnia 2022 r. Dodatkowo ci, którzy będą kontynuowali kształcenie i przedstawią zleceniodawcy zaświadczenie o przyjęciu na studia od października 2022 r., będą uznawani za uczniów do 30 września 2022 r.

Zleceniobiorca - student ostatniego roku

Wyłączenie obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego dotyczy także zleceniobiorców będących studentami. Za studenta uznaje się osobę kształcącą się na studiach pierwszego lub drugiego stopnia albo na jednolitych studiach magisterskich (art. 64 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce). Osoba przyjęta na studia rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania (art. 83 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce). Od tej daty przysługuje jej status studenta. Status ten traci się z dniem ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. Oznacza to, że zarówno w czasie trwania roku akademickiego, jak i w okresie wakacji zleceniobiorca-student (w wieku do ukończenia 26 lat) nie podlega ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia.

PRZYKŁAD

Studentka (20 lat) z powodzeniem ukończyła II rok studiów w czerwcu 2022 r. W czasie wakacji chce pracować dorywczo na podstawie umowy zlecenia. Jej zleceniodawca nie będzie opłacał za nią żadnych składek ZUS, ponieważ w okresie wakacji również zachowuje ona status studenta.

Pewne wątpliwości budzi sytuacja, gdy studentowi zostaje przyznany tzw. urlop dziekański. Zgodnie z art. 85 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce student ma prawo m.in. do urlopów od zajęć oraz urlopów od zajęć z możliwością przystąpienia do weryfikacji uzyskanych efektów uczenia się określonych w programie studiów. Zasadniczo przyznanie przez uczelnię urlopu osobie kształcącej się nie pozbawia jej statusu studenta - nie jest bowiem żadną z okoliczności kończących studia, nie jest także równoznaczne ze skreśleniem z listy studentów. Warto jednak, aby płatnik składek, który zatrudnia na podstawie umowy zlecenia studenta przebywającego na urlopie, uzyskał od zleceniobiorcy zaświadczenie z jego uczelni, w którym jednoznacznie zostanie rozstrzygnięte, czy w okresie urlopu dziekańskiego zleceniobiorca zachowuje status studenta. W większości przypadków tak właśnie będzie.

Datą ukończenia studiów jest data:

• złożenia egzaminu dyplomowego,
• złożenia ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu (w przypadku studiów na kierunkach lekarskim, lekarsko-dentystycznym i weterynarii),
• zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki (w przypadku studiów na kierunkach farmacja i fizjoterapia).

W przeważającej większości wypadków obowiązek ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia powstaje od dnia następnego po dniu złożenia egzaminu dyplomowego (magisterskiego lub licencjackiego). W okresie pomiędzy ukończeniem studiów pierwszego stopnia (np. licencjackich) a rozpoczęciem studiów drugiego stopnia (np. uzupełniających studiów magisterskich) zleceniobiorca nie zachowuje statusu studenta i musi być zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

PRZYKŁAD

Andrzej Z. (22 lata) od 1 stycznia 2022 r. wykonuje umowę zlecenia zawartą ze spółką z o.o. W 2022 r. zleceniobiorca ukończył studia - 10 czerwca zdał egzamin licencjacki. Spółka z o.o., która zawarła z nim umowę zlecenia, ma obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od 11 czerwca 2022 r. Dla celów ubezpieczeniowych nie ma znaczenia, że Andrzej Z. planuje kontynuowanie kształcenia na studiach drugiego stopnia od 1 października 2022 r. Jeżeli je faktycznie podejmie, spółka wyrejestruje go z ZUS od 1 października 2022 r.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne będą stanowiły przychody Andrzeja Z. uzyskane z tytułu umowy zlecenia, należne za okres od dnia objęcia obowiązkiem ubezpieczeniowym. Jeżeli po tej dacie nastąpiła wypłata wynagrodzenia należnego za wcześniejsze okresy (np. wypłata wynagrodzenia za maj 2022 r. po 10 czerwca 2022 r.), wówczas nie będzie ona oskładkowana.

Status studenta utraci także osoba, która nie ukończyła studiów, ale została skreślona z listy studentów z jakiegokolwiek powodu (m.in. braku zaliczenia semestru, nieopłacenia czesnego, rezygnacji ze studiów itp.).

Zleceniobiorca - uczeń lub student będący pracownikiem swojego zleceniodawcy

W sytuacji gdy płatnik składek obok umowy zlecenia zawiera z uczniem lub studentem także umowę o pracę, będzie zobowiązany opłacać za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie tylko z tytułu zatrudnienia etatowego, ale także z tytułu umowy cywilnoprawnej. Przychód z tytułu umowy zlecenia należy w tym przypadku zsumować z przychodem ze stosunku pracy i odprowadzić od niego składki na zasadach obowiązujących w odniesieniu do pracowników.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zatrudnia na podstawie umowy zlecenia 19-letniego ucznia, tegorocznego maturzystę. Po ukończeniu przez niego szkoły spółka zatrudniła zleceniobiorcę, dodatkowo, na podstawie umowy o pracę na 1/2 etatu. Załóżmy, że umowa o pracę została zawarta od 1 sierpnia 2022 r. W tej sytuacji zarówno przychody z tytułu umowy zlecenia, jak i przychody z tytułu umowy o pracę będą oskładkowane. Pracodawca nie dokonuje odrębnego zgłoszenia zleceniobiorcy, lecz rozlicza składki łącznie od zsumowanych przychodów (ze zlecenia i z etatu). W tym przypadku nie ma znaczenia, że zleceniobiorca do 31 sierpnia 2022 r. zachowuje status ucznia.

Analogicznie należy traktować umowę zlecenia (także umowę o dzieło) zawartą z podmiotem niebędącym pracodawcą studenta, ale wykonywaną na rzecz jego pracodawcy.

Członkowie rodziny zgłoszeni do ubezpieczenia zdrowotnego

Fakt ukończenia kształcenia przez osobę pełnoletnią ma również wpływ na zakres obowiązków wszystkich płatników składek, nie tylko będących zleceniodawcami. Równocześnie z ukończeniem kształcenia przez pełnoletnie dziecko osoby ubezpieczonej kończy się okres, kiedy może być ono zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego przez swojego zatrudnionego rodzica.

Jako członek rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego mogą być zgłoszone m.in.:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuk albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, oraz dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat,
• powyższe osoby - w przypadku gdy uczą się dalej w szkole, zakładzie kształcenia nauczycieli, uczelni lub jednostce naukowej prowadzącej studia doktoranckie - do ukończenia 26 lat,
• powyższe osoby posiadające orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku.

Okoliczności takie jak:

• utrata statusu ucznia lub studenta przez osobę zgłoszoną do ubezpieczenia zdrowotnego przez zatrudnionego rodzica,
• ukończenie wieku 26 lat przez kształcące się dziecko,
• uzyskanie przez dziecko "własnego" tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń (np. podjęcie zatrudnienia)

skutkują obowiązkiem wyrejestrowania dziecka z ubezpieczenia zdrowotnego rodzica. Osoba zatrudniona powinna poinformować swojego płatnika składek o konieczności takiego wyrejestrowania, w terminie 7 dni od zaistnienia ww. okoliczności.

W przypadku młodzieży kończącej klasę (semestr) programowo najwyższą (np. liceum ogólnokształcące, technikum czy liceum ogólnokształcące dla dorosłych), w placówkach, w których rok szkolny rozpoczyna się 1 września, zajęcia dydaktyczno-wychowawcze kończą się w ostatni piątek kwietnia (w roku szkolnym 2021/22 był to 29 kwietnia 2022 r.). Osoby, które w tym dniu zakończyły naukę w liceach ogólnokształcących (także dla dorosłych) czy technikach, powinny zostać wyrejestrowane z ubezpieczenia zdrowotnego jako członkowie rodziny z datą od 30 kwietnia 2022 r.

Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej osób, które ukończyły:

• szkołę ponadpodstawową - wygasa po upływie 6 miesięcy od dnia zakończenia nauki albo skreślenia z listy uczniów,
• studia - wygasa po upływie 4 miesięcy od ich ukończenia albo skreślenia z listy studentów.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 6 ust. 1 pkt 4, ust. 4, art. 8 ust. 2a, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1, art. 18 ust. 1-1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115

• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e, pkt 17-20, art. 67 ust. 3 i ust. 5, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079

• art. 94 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe - Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116

• art. 64 ust. 1, art. 76 ust. 7, art. 83, art. 85 ustawy z 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 574; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1117

• § 2 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 18 kwietnia 2002 r. w sprawie organizacji roku szkolnego - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1603; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1093

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS