1/2025, data dodania: 19.12.2024 Jak rozliczyć wyjazd pracowników na szkolenie
PROBLEM
W styczniu 2025 r. skierujemy na szkolenie dwóch naszych pracowników. Szkolenie odbędzie się w innej miejscowości niż stałe miejsce wykonywania pracy przez te osoby i będzie trwało 2 dni. Szkolenie planowane jest w godzinach od 10.00 do 16.00, a pracownicy wykonują pracę od 8.00 do 16.00. Jakie wynagrodzenie naliczyć pracownikom za czas tego szkolenia? Podczas dojazdu na szkolenie i powrotu z niego pracownicy nie będą wykonywali pracy.
RADA
Przyjmując, że szkolenie odbędzie się na polecenie pracodawcy, czas takiego szkolenia zostanie zaliczony do czasu pracy Państwa pracowników. Ponieważ godziny szkolenia przypadają na godziny ich pracy, nie dojdzie do pracy nadliczbowej, a więc pracownicy powinni otrzymać zwykłe wynagrodzenie za pracę (nie należy obniżać go o godziny od 8.00 do 10.00). W zakresie rozliczania wyjazdu na szkolenie zastosowanie mają przepisy dotyczące podróży służbowych.
UZASADNIENIE
Do czasu pracy pracowników, o których mowa w pytaniu, należy wliczyć przejazd na szkolenie i czas jego trwania (od 8.00 do 16.00). Fakt, że szkolenia w obu dniach będą trwały krócej, nie oznacza, że do czasu pracy pracowników należy zaliczyć tylko czas ich odbywania (od 10.00 do 16.00). Pracodawca, zlecając wyjazd służbowy, nadal jest bowiem związany rozkładem czasu pracy nałożonym na pracowników i cały wyznaczony im przedział czasowy w tym rozkładzie musi zaliczyć do ich czasu pracy. Do czasu pracy nie zalicza się jednak wyjazdu przypadającego poza godzinami pracy, podczas których pracownik nie świadczy pracy.
Ważne
Do czasu pracy należy zaliczyć czas trwania szkolenia odbywanego na polecenie pracodawcy, a nie czas obejmujący cały wyjazd na szkolenie.
Wynagrodzenie i inne świadczenia za czas szkolenia. Zasadniczo pracownicy za czas wyjazdów służbowych, za które należy uznać również szkolenie, o którym mowa w pytaniu, otrzymują zwykłe wynagrodzenie, które w żaden sposób nie jest obniżane ani podwyższane. Gdyby szkolenia odbywały się na polecenie pracodawcy w dniach wolnych od pracy, pracownicy powinni otrzymać w zamian inne dni wolne, za które zachowują prawo do wynagrodzenia. Oprócz wynagrodzenia pracownikom przysługują świadczenia za delegację, które mogą objąć, w zależności od konkretnej sytuacji, zapewnienie: wyżywienia, przejazdów miejscowych ze względu na rodzaj środka transportu, noclegu rozliczanego na podstawie poniesionych wydatków lub ryczałtowo, a także wypłatę diet oraz zwrot kosztów:
-
przejazdów,
-
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
-
noclegów,
-
innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Przykład
Pracownicy wykonujący pracę od poniedziałku do piątku będą uczestniczyli w szkoleniu, które odbędzie się we wtorek i środę w godzinach 10.00-16.00 w miejscowości oddalonej o około 100 km od ich stałego miejsca pracy. W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określił pociąg jako środek transportu oraz zarezerwował i opłacił pracownikom nocleg.
Pracownicy wyjechali pociągiem o godz. 7.00 we wtorek, a na miejscu szkolenia byli o godz. 8.30 (szkolenie odbywa się około 3 km od dworca kolejowego). Po szkoleniu pracownicy zwiedzali miasto, a następnie udali się do hotelu. W kolejnym dniu, po śniadaniu, pojechali komunikacją miejską na szkolenie, a po szkoleniu na dworzec. Podróż powrotną rozpoczęli o godz. 17.30, a do miejscowości zakończenia podróży dotarli o godz. 19.00. W obu dniach szkolenia jego organizator zapewniał pracownikom obiady.
Każdemu z pracowników przysługuje:
-
zwrot kosztów przejazdów na podstawie poniesionych wydatków na pociąg (zgodnie z poleceniem służbowym, czyli w ramach tego rodzaju środka transportu i tej klasy, które wskazał pracodawca),
-
18 zł ryczałtów na jazdy lokalne - z opisu wynika, że nie zaszły przesłanki wyłączające prawo do tego ryczałtu (nieponiesienie kosztów jazd miejscowych), a stanowi on 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (90 zł x 20% = 18 zł);
-
33,75 zł diety (wyjazd trwał od godz. 7.00 we wtorek do godz. 19.00 w środę, czyli przysługują 2 diety - łącznie 90 zł. Kwota diety jest zmniejszana o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio część pełnej diety. W tym przypadku jest to 1 śniadanie, które obniża należność dla pracownika o 11,25 zł, oraz 2 obiady zapewnione w ramach szkolenia, z których każdy obniża dietę o 22,50 zł). Przez otrzymane wyżywienie należy rozumieć posiłki zapewnione przez pracodawcę bezpośrednio (przez pokrycie ich kosztów) albo pośrednio (opłacone w ramach noclegu lub mieszczące się w opłacie za szkolenie).
Szkolenia zaliczane do czasu pracy. Jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z:
-
postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub
-
regulaminu, lub przepisów prawa, albo
-
umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego,
szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika (art. 9413 Kodeksu pracy). Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika jest wliczany do czasu pracy.
Zatem nie każde szkolenie jest objęte wskazaną regulacją Kodeksu pracy, lecz tylko:
-
niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, których przeprowadzenie jest wynikiem realizowania obowiązku pracodawcy wynikającego z prawa powszechnego (ustawy, rozporządzenia), układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, regulaminu (np. regulaminu pracy) lub umowy o pracę,
-
szkolenie, w którym pracownik uczestniczy na polecenie pracodawcy.
Istnieją także szkolenia, które nie są objęte zakresem ww. przepisu. Chodzi o szkolenia odbywane w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych przy jednoczesnym braku w regulacjach wewnętrznych lub umowie z pracownikiem obowiązku ich zapewnienia obciążającego pracodawcę (art. 1031-1035 Kodeksu pracy). Czas takich szkoleń co do zasady nie jest zaliczany do czasu pracy.
Tabela. Okresy zaliczane do czasu pracy podczas szkolenia/delegacji
| Czas szkolenia/delegacji | Zaliczenie do czasu pracy |
| Czas dojazdu na szkolenie lub powrotu ze szkolenia przypadający poza zwykłymi godzinami pracy, podczas którego pracownik nie wykonuje pracy | Nie wchodzi do czasu pracy |
| Czas dojazdu na szkolenie lub powrotu ze szkolenia przypadający poza zwykłymi godzinami pracy, podczas którego pracownik wykonuje pracę | Wchodzi do czasu pracy |
| Czas dojazdu na szkolenie lub powrotu ze szkolenia przypadający w zwykłych godzinach pracy, podczas którego pracownik wykonuje pracę | Wchodzi do czasu pracy |
| Czas dojazdu na szkolenie lub powrotu ze szkolenia przypadający w zwykłych godzinach pracy, podczas którego pracownik nie wykonuje pracy | Wchodzi do czasu pracy |
| Uczestniczenie w szkoleniu w zwykłych godzinach pracy | Wchodzi do czasu pracy |
| Uczestniczenie w szkoleniu poza zwykłymi godzinami pracy | Wchodzi do czasu pracy |
| Czas przeznaczony na pracę poza zwykłymi godzinami pracy, np. podczas kolacji służbowej | Wchodzi do czasu pracy |
| Czas wolny w delegacji przypadający poza zwykłymi godzinami pracy | Nie wchodzi do czasu pracy |
| Czas wolny w delegacji przypadający w zwykłych godzinach pracy, np. po zakończeniu szkolenia, ale w oczekiwaniu na środek lokomocji | Wchodzi do czasu pracy |
Podstawa prawna
art. 9413 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1222
§ 2-3, § 7-9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190
Marek Rotkiewicz
ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji
