Kiedy i jak możemy stosować system równoważnego czasu pracy

System równoważnego czasu pracy to jedna z najbardziej elastycznych form organizacji czasu pracy pracowników. Dopuszczalne jest w nim przedłużenie w niektórych dniach dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, co do zasady nie więcej jednak niż do 12 godzin. Dzięki stosowaniu systemu równoważnego czasu pracy pracodawca zyskuje większą swobodę w zakresie dostosowania czasu pracy pracowników do swoich bieżących potrzeb i zmiennego zapotrzebowania na pracę oraz jej natężenia.

System równoważnego czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin w niektórych dniach może być stosowany w każdym przypadku, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją (art. 135 § 1 Kodeksu pracy). O tym, czy wprowadzenie tego rodzaju systemu czasu pracy będzie uzasadnione, decyduje pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź sam pracodawca, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa lub gdy pracodawca nie może osiągnąć z organizacją związkową porozumienia.. System równoważny najczęściej jest wprowadzany przy pracach związanych z sezonowością czy innym nierównomiernym zapotrzebowaniem na pracę w skali tygodnia, miesiąca czy miesięcy w roku kalendarzowym, np.:

• w branży hotelarskiej i gastronomicznej,

• w branży budowlanej,

• w rolnictwie,

• w placówkach handlowych,

• w pracy personelu pokładowego,

• przy pracach projektowych.

1. Sposób wprowadzenia systemu równoważnego

System równoważnego czasu pracy należy wprowadzić:

• w układzie zbiorowym pracy - jeżeli pracodawca jest nim objęty, albo

• w regulaminie pracy - jeżeli pracodawca jest zobowiązany do jego tworzenia, albo

• w obwieszczeniu - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

W praktyce pracodawca powinien zaplanować jego wprowadzenie z odpowiednim wyprzedzeniem, z uwagi na czas, który musi upłynąć między opublikowaniem dokumentów wewnątrzzakładowych a ich wejściem w życie.

2. Specyfika równoważnego systemu czasu pracy

W systemie równoważnym, w tzw. wersji podstawowej, dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy w jednych dniach jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy w ramach okresu rozliczeniowego w taki sposób, aby zrównoważyć go do przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej oraz przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 135 § 1 Kodeksu pracy). Zatem w niektórych tygodniach pracownik może pracować nawet 72 godziny (6 dni x 12 godzin), a w innych tygodniach okresu rozliczeniowego odpowiednio mniej lub wcale.

2.1. System równoważny czasu pracy przy dozorze urządzeń oraz pilnowaniu mienia i ochronie osób

Odmianą równoważnego systemu czasu pracy jest system pozwalający przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca, nie więcej niż:

1) do 16 godzin przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 136 § 1 Kodeksu pracy) oraz

2) do 24 godzin w przypadku pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych (art. 137 Kodeksu pracy).

W obu tych przypadkach pracownikowi, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, należy udzielić odpoczynku przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin (art. 135 § 2 Kodeksu pracy).

3. Możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w równoważnym czasie pracy

Wybór okresu rozliczeniowego jest kluczowym elementem organizacji równoważnego systemu czasu pracy. W podstawowej wersji systemu równoważnego obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie jest on optymalny dla pracodawcy, u którego zapotrzebowanie na pracę jest zróżnicowane w różnych miesiącach, np. w związku z sezonowością. Przepisy dopuszczają w szczególnie uzasadnionych przypadkach również możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego:

• nie więcej jednak niż do 3 miesięcy (art. 135 § 2 Kodeksu pracy),

• do 4 miesięcy - przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 136 § 3 Kodeksu pracy).

Jednocześnie w każdym systemie czasu pracy, a zatem i w systemie równoważnego czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony nawet maksymalnie do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 Kodeksu pracy).

Długość okresu rozliczeniowego powinna być dostosowana do specyfiki działalności i zmiany rytmu zapotrzebowania na pracę w taki sposób, aby w jednym okresie rozliczeniowym mieścił się czas, kiedy zapotrzebowanie na pracę jest wzmożone oraz gdy ilość tej pracy jest niższa, tak aby pracodawca miał czas na jej zrównoważenie. Na przykład pracodawca prowadzący działalność w obszarze handlu może wprowadzić 3-miesięczny okres rozliczeniowy, obejmujący miesiące luty-kwiecień, maj-lipiec, sierpień-październik, listopad-styczeń, np. z uwagi na to, że największe zapotrzebowanie na pracę w handlu obejmuje grudzień. Zatem taki pracodawca może ułożyć grafik w ten sposób, by wzmożona praca w grudniu równoważyła się mniejszą ilością pracy w listopadzie i styczniu w danym okresie rozliczeniowym. Ważne jest więc też, że okres rozliczeniowy nie musi zamykać się w roku kalendarzowym, a nawet w pełnym miesiącu, i może rozpoczynać się np. od 15 dnia miesiąca.

3.1. Tryb wydłużenia okresu rozliczeniowego w równoważnym systemie czasu pracy

Przyjęte u pracodawcy okresy rozliczeniowe zasadniczo ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

Natomiast jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub nie wyraża ona zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, to pracodawca może stosować 3- lub 4-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy w systemie równoważnym czasu pracy tylko po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 150 § 2 Kodeksu pracy).

Inny tryb obowiązuje przy przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 § 2 Kodeksu pracy, tj. do maksymalnie 12 miesięcy. Pracodawca zobowiązany jest go ustalić:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo

• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 Kodeksu pracy).

Kopia zawartego porozumienia powinna być przekazana właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 Kodeksu pracy).

4. Połączenie systemu równoważnego z ruchomym rozkładem czasu pracy

Warto pamiętać, że do systemu równoważnego czasu pracy można zastosować jednocześnie okres rozliczeniowy wydłużony do 12 miesięcy. Ruchomy rozkład czasu pracy, polegający na tym, że pracodawca ustala przedział czasu, w którym pracownik ma rozpocząć pracę, pozostawiając zatrudnionym decyzję, o której konkretnie stawią się do pracy.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy oraz jednoczesne zastosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy czyni równoważny system czasu pracy jeszcze bardziej elastycznym, a zatem dającym pracodawcy dużą swobodę w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy. Pozwala to uwzględnić zróżnicowane zapotrzebowanie na pracę i jednocześnie uniknąć powstawania godzin nadliczbowych z tytułu pracy w tej samej dobie pracowniczej.

Stosowanie ruchomego czasu pracy powoduje, że ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej zgodnie z ruchomym rozkładem czasu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ Kodeksu pracy), co oznacza, że nie obowiązuje tu zasada zachowania "doby pracowniczej", powodująca, że między godzinami rozpoczęcia pracy w następujących po sobie dniach pracy muszą upłynąć co najmniej 24 godziny.

5. Planowanie i rozliczanie czasu pracy w systemie równoważnym

Dobre zaplanowanie czasu pracy w wydłużonym okresie rozliczeniowym powoduje w okresie wzmożonej pracy powstawanie godzin nadliczbowych w mniejszej liczbie lub całkowite ich wyeliminowanie. Jednocześnie dłuższy okres rozliczeniowy to także dłuższy czas, w którym pracodawca może zrekompensować pracownikowi powstałą pracę nadliczbową czasem wolnym od pracy, bez konieczności wypłaty dodatków za pracę nadliczbową.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o pracę rozwiąże się przed upływem okresu rozliczeniowego i po rozliczeniu czasu pracy okaże się, że pracownik przepracował większą liczbę godzin pracy (które miały być zrównoważone w późniejszym okresie), niż to wynikało z norm. W takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany wypłacić z końcem umowy o pracę wynagrodzenie wraz z odpowiednimi dodatkami.

5.1. Harmonogramy czasu pracy

Podstawą dobrego planowania czasu pracy są tworzone przynajmniej na miesiąc harmonogramy czasu pracy przekazywane pracownikom co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały sporządzone (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca w trakcie okresu rozliczeniowego może więc tworzyć cząstkowe harmonogramy, obejmujące poszczególne odcinki okresu rozliczeniowego - nie mniejsze jednak niż miesiąc.

Harmonogram na 1 miesiąc może zakładać więc pracę przez większą lub mniejszą liczbę dni i godzin, niż wypada do przepracowania w danym miesiącu, jednak w taki sposób, aby dłuższy wymiar dobowy w jednych dniach został zrównoważony krótszym wymiarem dobowym w innych dniach lub dniami wolnymi. Najistotniejsze, aby w całym okresie rozliczeniowym czas pracy został zrównoważony do przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a zatem nie przekraczał ustalonego na ten okres rozliczeniowy wymiaru czasu pracy, w tym zapewniał minimalną liczbę dni wolnych od pracy wynikających z liczby niedziel, świąt oraz dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 147 Kodeksu pracy).

5.2. Zapewnienie okresów odpoczynku

Przy planowaniu harmonogramu pracodawca musi zapewnić pracownikowi także obowiązkowy 11-godzinny dobowy i 35-godzinny odpoczynek tygodniowy (art. 132 § 1 i art. 133 § 1 Kodeksu pracy), a w przypadku dozwolonej pracy w niedziele - raz na 4 tygodnie niedzielę wolną (art. 151¹² Kodeksu pracy).

6. Nadgodziny w systemie równoważnego czasu pracy

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Zatem praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, będzie stanowiła nadgodziny dobowe. W związku z tym nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu przez pracownika 8-godzinnej normy dobowej czasu pracy lub dobowego wymiaru czasu pracy wynikającego z harmonogramu, jeżeli czas zaplanowany w harmonogramie przekracza 8 godzin.

Nadgodziny średniotygodniowe powstają zatem wyłącznie w przypadku niezapewnienia pracownikowi obowiązkowej liczby dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz niedziel i świąt, a także braku zrównoważenia pracy ponad ustalony w grafiku czas nieprzekraczający 8 godzin.

7. Ograniczenia zlecenia pracy powyżej 8 godzin dziennie

Planowanie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, nawet jeśli pracownik należy do grupy zawodowej objętej systemem równoważnego czasu pracy, nie jest jednak możliwe w przypadku:

• osób na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (art. 148 Kodeksu pracy),

• pracownic w ciąży (art. 148 Kodeksu pracy),

• pracowników opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia - bez ich zgody (art. 148 Kodeksu pracy),

• pracowników młodocianych (art. 202 § 1 i § 2 Kodeksu pracy),

• pracowników niepełnosprawnych, chyba że pracownik jest zatrudniony przy pilnowaniu lub lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, a w razie jego braku - lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, na wniosek osoby niepełnosprawnej, wyrazi na to zgodę (art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Ewa Kowszun

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR, prowadzi własną firmę doradczą