W jaki sposób ustalić przekroczenie 30-krotności pracownikowi zatrudnionemu w dwóch firmach

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Płatnik składek ma obowiązek naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru nieprzekraczającej w roku kalendarzowym 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok. W 2022 r. jest to kwota 177 660 zł. Przekroczenie tej podstawy powoduje obowiązek zaprzestania naliczania składek na ww. ubezpieczenia. Informację w tym zakresie płatnik otrzymuje po analizie własnej dokumentacji płacowej. Jej źródłem może też być informacja od ubezpieczonego lub zawiadomienie z ZUS.

Ubezpieczony, za którego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłaca więcej niż jeden płatnik, ma obowiązek zawiadomić (zaleca się dokonanie tego w formie pisemnej) każdego z nich o przekroczeniu limitu rocznej podstawy wymiaru składek (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). Takie zawiadomienie najczęściej oznacza konieczność dokonania korekty rozliczeń składkowych przez płatników. Ponieważ przekroczenie tzw. 30-krotności w przypadku Państwa pracownicy nastąpiło we wrześniu, to w tym miesiącu należy obliczyć podstawę wymiaru składek z ograniczeniem do wysokości rocznego limitu. Takiego ustalenia powinien dokonać każdy z płatników. W tej sytuacji mamy bowiem do czynienia z nadpłatą składek - zarówno po stronie Państwa podmiotu, jak i równoległego pracodawcy. Oznacza to, że każdy z płatników składek jest uprawniony do otrzymania zwrotu składek emerytalnej i rentowej w takiej części, w jakiej opłacał składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty ograniczenia (§ 9 rozporządzenia składkowego).

Aby ustalić wysokość kwoty, od której nie należy opłacać składek emerytalnej i rentowej, płatnicy mogą wykorzystać następujący wzór:

Pm = (Pw ׁ Pp) ÷ Ps

gdzie:

Pm- kwota przekroczenia w miesiącu u danego płatnika,

Pw- kwota przekroczenia u wszystkich płatników,

Pp- przychód podlegający oskładkowaniu uzyskany w miesiącu przekroczenia u danego płatnika,

Ps- suma przychodów oskładkowanych ogółem w miesiącu u wszystkich płatników.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej (ZUS RCA i ZUS DRA).

Należy zaznaczyć, że w przypadku gdy ubezpieczony, składając oświadczenie o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek, poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym, powodujące powstanie zadłużenia z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - jest on zobowiązany do spłacenia całości tego zadłużenia (§ 10 rozporządzenia składkowego).

PRZYKŁAD

Pani Anna została zatrudniona 5 września 2022 r. na 1/4 etatu na stanowisku głównej księgowej w ramach stosunku pracy z wynagrodzeniem miesięcznym w kwocie 5000 zł brutto. Za wrzesień otrzymała pensję w wysokości 4545,46 zł brutto, od której pracodawca naliczył składki na obowiązkowe ubezpieczenia. Po wysłaniu dokumentów rozliczeniowych do ZUS pracownica złożyła pracodawcy oświadczenie, z którego wynika, że we wrześniu przekroczyła roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z innego tytułu (177 660 zł), a przychód wypłacony w tym miesiącu przez innego płatnika składek podlegający oskładkowaniu na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniósł 1660 zł brutto (zawierał się w kwocie 177 660 zł). We wrześniu łączny przychód (u obu płatników) stanowiący podstawę wymiaru ww. składek wyniósł narastająco 182 205,46 zł (177 660 zł + 4545,46 zł). Zatem na przekroczenie miało wpływ zatrudnienie od 5 września 2022 r., a kwota przekroczenia wyniosła 4545,46 zł (182 205,46 zł - 177660 zł).

W pierwszej kolejności należy ustalić łączną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe we wrześniu u obu płatników:

• 1660 zł + 4545,46 zł = 6205,46 zł.

Kolejnym działaniem jest ustalenie kwoty przekroczenia za wrzesień u poszczególnych płatników (na potrzeby przykładu przyjmijmy, że są to odpowiednio płatnik A i płatnik B), od której nie będą należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, według wzoru:

Pm = (Pw × Pp) ÷ Ps,

czyli:

płatnik A (4545,46 zł × 1660 zł) ÷ 6205,46 zł = 1215,94 zł,

płatnik B (4545,46 zł × 4545,46 zł) ÷ 6205,46 zł = 3329,52 zł.

Ostatecznie każdy z płatników składek powinien obliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe we wrześniu od podstawy wymiaru:

płatnik A 1660 zł - 1215,94 zł = 444,06 zł,

płatnik B 4545,46 zł - 3329,52 zł = 1215,94 zł.

Zatem płatnik B powinien naliczyć za panią Annę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wrzesień 2022 r. od kwoty 1215,84 zł (zarówno w części finansowanej przez pracownika, jak i przez pracodawcę - zgodnie z ogólnymi zasadami finansowania składek). Korekta podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia oznacza także korektę podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W wyniku tych działań podstawa wymiaru składki zdrowotnej będzie wyższa (prawidłowe wyliczenie podstawy poniżej). Korekty nie wymaga natomiast podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, a także na fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. Fundusz Pracy i FS oraz FGŚP (nadal jest to kwota 4545,46 zł).

Zmodyfikowana podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a także zdrowotne wymaga złożenia za ubezpieczonego raportu korygującego (ZUS RCA) i deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) za wrzesień 2022 r. oznaczonych kolejnym numerem identyfikatora w bloku I. wskazanych formularzy - "Dane organizacyjne", np. 02/09/2022. W bloku III. B. ZUS RCA należy dokonać następujących uzupełnień i zmian:

• w polu 02 "Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe", trzeba wskazać "1" - informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony",

• w polach: 04, a następnie 07-08 i 11-12 należy podać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i wysokości tych składek finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika, a w polu 29 łączną kwotę wszystkich składek na ubezpieczenia społeczne (rys. 1):

Rys. 1.

W bloku III. C. "Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne" w polu 01 należy podać nową podstawę wymiaru tej składki, która wyniesie 4297,18 zł (4545,46 zł - 118,68 zł - 18,24 zł - 111,36 zł), a w polu 04 jej wysokość 386,75 zł (4297,18 zł × 9%) (rys. 2):

Rys. 2.

Zwrot składek na ubezpieczenia społeczne stanowi dla pracownika, w części sfinansowanej z jego wynagrodzenia, opodatkowany przychód.

Jednak mimo korekty podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, nie korygują Państwo zaliczki podatkowej. Została ona bowiem naliczona zgodnie ze stanem faktycznym, jaki istniał w chwili sporządzania rozliczenia wynagrodzenia (jeszcze przed złożeniem oświadczenia przez pracownicę o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek), a zatem jej wysokość została ustalona prawidłowo. Ewentualnej dopłaty podatku (wskutek korekty składek zwiększyła się podstawa opodatkowania) dokona samodzielnie pracownik w rocznym zeznaniu podatkowym.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265

• § 6-9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

• obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 4 listopada 2021 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2022 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P z 2021 r. poz. 1056

• § 1 pkt 12 i 17, załączniki nr 12, 17 i 18 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1349; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1598

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym