Dokształcanie pracowników - jakie prawa i obowiązki ma pracodawca

Październik to miesiąc, w którym pracownicy często rozpoczynają kształcenie na studiach. Pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych również w tej formie. Inicjatywę w zakresie dokształcania może wykazać nie tylko pracodawca, ale i sam pracownik, wnioskując do pracodawcy o sfinansowanie kosztów kształcenia czy przyznanie innych świadczeń. Jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje we własnym zakresie (nie odbywa się to za zgodą ani z inicjatywy pracodawcy), przysługuje mu jedynie prawo do urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy bez prawa do wynagrodzenia.

Pracodawca nie może nierówno traktować pracowników pod względem dostępu do szkoleń w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych m.in. ze względu na płeć, wymiar etatu czy wykonywanie pracy w formie zdalnej. Natomiast przejawem nierównego traktowania w tym zakresie przy ustalaniu tego dostępu nie jest zastosowanie kryterium stażu pracy, co uzasadnia odmienność w traktowaniu pracowników ze względu na wiek (art. 18^3b § 2 pkt 4 Kodeksu pracy).

Świadczenia dla dokształcającego się pracownika

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą jest w uprzywilejowanej sytuacji. Taka osoba ma bowiem prawo do płatnego:

• urlopu szkoleniowego,

• zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania,

a także może ubiegać się od pracodawcy o dodatkowe świadczenia, takie jak opłaty za kształcenie, podręczniki, przejazdy, a nawet zakwaterowanie, w szczególności gdy dojazdy na zajęcia stanowią utrudnienie. Przyznanie tych świadczeń nie jest obowiązkiem pracodawcy, lecz decyzją uznaniową. Jeżeli pracownik je otrzyma, nie ma w tym względzie ograniczeń co do ich wartości. Należy jednak wziąć pod uwagę, że pod postacią dofinansowania nie można ukrywać wynagrodzenia za pracę. Świadczenia dodatkowe stanowią bowiem dla pracownika przychód, ale jest on zwolniony ze składek ZUS i podatku (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego i art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof). 

Urlop szkoleniowy

Pracownik, który dokształca się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, ma prawo do urlopu szkoleniowego. Wymiar tego urlopu uzależniony jest od formy, w jakiej pracownik podnosi swoje kwalifikacje, i wynosi (art. 103² § 1 Kodeksu pracy):

• 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu: maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub zawodowego,

• 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Prawo do tego urlopu i we wskazanym wyżej wymiarze przysługuje za każdym razem, gdy pracownik podnosi kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. 

Jednak niektórym pracownikom, np. pracownikowi będącemu studentem studiów podyplomowych, urlop szkoleniowy nie będzie przysługiwał. W takiej sytuacji pracodawca może przyznać pracownikowi takie prawo, co jest rozwiązaniem korzystniejszym w stosunku do regulacji Kodeksu pracy.

Pracownik może, ale nie musi, korzystać z urlopu szkoleniowego. Jednak w przypadku, gdy zawnioskuje o jego udzielenie, pracodawca nie może odmówić. Urlop udzielany jest na dni, które są dla pracownika ustalone jako pracujące. Jest to okres nieobecności, za który przysługuje wynagrodzenie obliczone jak za urlop wypoczynkowy, przy czym składniki w wysokości przeciętnej należy uwzględnić z miesiąca, w którym pracownik korzystał z tego urlopu (§ 5 ust. 1 rozporządzenia o wynagrodzeniach).

Na analogicznych zasadach należy ustalać wynagrodzenie za zwolnienie pracownika z części lub całości dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybył na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. 

Umowa szkoleniowa

Pracodawca, który chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ma obowiązek zawrzeć z nim umowę szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (art. 103⁴ § 1 i 3 Kodeksu pracy). 

W przeciwnym wypadku umowa nie jest obowiązkowym dokumentem, ale może zostać zawarta, jeżeli taka będzie wola jej stron. 

Konsekwencją zawarcia z pracownikiem obowiązkowej umowy szkoleniowej, w której udzielono pracownikowi dodatkowych świadczeń na dokształcanie, jest w pewnych okolicznościach konieczność ich zwrotu przez pracownika (w pełnej lub proporcjonalnej wysokości). 

Roszczenie pracodawcy w tym zakresie powstanie w przypadku pracownika, który:

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie ich podnoszenie,

• w okresie obowiązywania umowy, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,

• w okresie obowiązywania umowy, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia ze względu na stan swojego zdrowia, ciężkie naruszenie obowiązków wobec pracownika lub mobbing - mimo braku tych przyczyn,

a także w sytuacji, gdy pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem