5/2024 [dodatek: ], data dodania: 18.04.2024 Jak ustalić wartość świadczenia dodatkowego, jeżeli pracodawca otrzymał rabat na szkolenie jednego pracownika
PROBLEM
Trzech naszych pracowników będzie brało udział w szkoleniu, które odbędzie się w maju 2024 r. Koszt szkolenia jednej osoby wynosi 5500 zł, ale w ramach promocji, którą oferuje jednostka szkoląca, jeżeli w szkoleniu wezmą udział 3 osoby, trzecia odbywa je bezpłatnie. Ze względu na to, że szkolenie będzie odbywało się poza stałym miejscem pracy pracowników, pokryjemy im również koszty przejazdu i pobytu w miejscu szkolenia. Jak ustalić wartość świadczenia dodatkowego z tytułu dokształcania dla każdego z tych trzech pracowników? Chcemy zapisać nasze ustalenia w umowach szkoleniowych, w których zobowiążemy pracowników do przepracowania 1 roku od ukończenia dokształcania.
RADA
Powinni Państwo sumę kosztów szkolenia podzielić przez liczbę jego uczestników. Nie można bowiem uznać, że pracodawca nie poniósł kosztów szkolenia trzeciego pracownika, który skorzystał z niego nieodpłatnie. Gdyby bowiem nie promocja zastosowana przez jednostkę szkolącą, pracodawca musiałby pokryć koszty szkolenia wynikające z regularnej ceny. Koszty przejazdu i pobytu również stanowią dla pracowników świadczenia dodatkowe z tytułu dokształcania w wysokości poniesionej na każdą z tych osób odrębnie. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Prawo do świadczeń dodatkowych z tytułu dokształcania. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia na ten cel, a w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 Kodeksu pracy). Przepisy Kodeksu pracy nie określają sposobu ustalania wysokości świadczeń dodatkowych w opisanej przez Państwa sytuacji. Należy jednak przyjąć, że koszt szkolenia poniesiony łącznie na wszystkich pracowników należy przypisać do każdego z nich w tej samej wysokości, dzieląc sumę tych kosztów przez liczbę uczestników. Natomiast koszty przejazdu i pobytu w hotelu trzeba ustalić w wysokości faktycznie poniesionej za każdą z tych osób.
Przykład
Pracodawca zapłacił za 2 pracowników 11 000 zł za 4-dniowe szkolenie z rozliczania projektów unijnych. Jednak ze względu na promocję ogłoszoną przez organizatora szkolenia w ramach wskazanej ceny w szkoleniu mógł wziąć udział jeszcze jeden pracownik (łącznie 3). Każdy z pracowników otrzymał z tego tytułu świadczenie dodatkowe w tej samej wysokości, tj. po 3666,67 zł, mimo iż jeden z pracowników brał udział w szkoleniu bezpłatnie. Pracodawca sfinansował też przejazd pracowników na szkolenie i ich pobyt w hotelu w następującej wysokości: za pracownika A - 1300 zł, za pracownika B - 1050 zł. Za pracownika C poniósł tylko koszty biletów na przejazd w kwocie 50 zł, ponieważ osoba ta zamieszkuje w mieście, w którym odbywa się szkolenie. Z tytułu poniesionych przez pracodawcę kosztów przejazdu i zakwaterowania pracownicy otrzymali świadczenie dodatkowe w różnej wysokości, uzależnionej od faktycznie poniesionych kosztów przez pracodawcę na ten cel. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.
Umowa szkoleniowa. Z pracownikami, którzy otrzymali od pracodawcy świadczenia dodatkowe na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, często zawierana jest umowa szkoleniowa (na piśmie). Określa ona prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w tym zobowiązanie pracownika do odpracowania uzgodnionego z pracodawcą okresu po ukończeniu dokształcania (nie dłuższego niż 3 lata). W tej umowie strony określają również sposób ustalania wysokości zwrotu dodatkowych świadczeń przyznanych pracownikowi, jeżeli ziszczą się przesłanki dla takiego żądania pracodawcy, tj. m.in. niepodjęcie przez pracownika kształcenia albo przerwanie podnoszenia kwalifikacji bez uzasadnionych przyczyn czy rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę za wypowiedzeniem, z wyjątkiem gdy przyczyną wypowiedzenia był mobbing (art. 1035 Kodeksu pracy).
Ważne
Dodatkowymi świadczeniami związanymi z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych nie jest urlop szkoleniowy ani zwolnienie z części lub całości dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
Umowa może też wyłączać obowiązek zwrotu świadczeń dodatkowych w ww. sytuacjach. Jeżeli tak się nie stanie, pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Przepisy Kodeksu pracy nie określają sposobu ustalania wysokości zwrotu kosztów, ale wskazują, że ma to być wysokość proporcjonalna. Do obliczenia tego zwrotu zazwyczaj wykorzystywana jest liczba dni kalendarzowych pozostała do zakończenia okresu ustalonego jako obowiązkowy do przepracowania przez pracownika po ukończeniu dokształcania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przyjąć inną liczbę dni, np. roboczych. Aby uniknąć nieporozumień, ustalenia w tym zakresie powinna zawierać umowa szkoleniowa.
Przykład
Pracownik zakończył szkolenie z rozliczania projektów 10 kwietnia 2024 r. (wartość szkolenia wynosiła 5500 zł). Umowa szkoleniowa zawarta z pracodawcą przewiduje 6-miesięczny okres pozostawania pracownika w zatrudnieniu po ukończeniu dokształcania (do 10 października 2024 r.) pod rygorem zwrotu świadczeń dodatkowych w wysokości proporcjonalnej do tego okresu. Do wyliczenia kwoty zwrotu świadczeń dodatkowych strony przyjęły liczbę dni kalendarzowych pozostawania w zatrudnieniu (obowiązkowego i faktycznego). Załóżmy, że pracownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę z końcem kwietnia br., a okres wypowiedzenia zakończy się 31 maja 2024 r. (przyczyną rozwiązania umowy nie był mobbing). W tej sytuacji pracownik powinien zwrócić pracodawcy proporcjonalne koszty szkolenia obliczone w następujący sposób:
-
5500 zł : 183 dni (okres 6-miesięcznego zobowiązania do pozostawania w zatrudnieniu) x 132 dni (okres nieodpracowany: 183 dni - 51 dni, czyli okres faktycznego pozostawania w zatrudnieniu) = 3967,21 zł (kwota zwrotu dla pracodawcy).
Podstawa prawna
art. 1031, art. 1033-art. 1035 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
Alicja Kozłowska
specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem
