Procedura SME - zwolnienie z VAT dla polskich podatników za granicą

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorca z Polski, który spełnia określone warunki, może skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego w innym kraju UE (procedura SME). Z tej procedury mogą korzystać przedsiębiorstwa, których roczny obrót w całej UE nie przekracza 100 000 euro. Dotyczy to zarówno podatnika zwolnionego z VAT, jak i podatnika czynnego. Zanim jednak będzie to możliwe, podatnicy muszą dopełnić wielu obowiązków. Nie zawsze wybór tej procedury będzie się opłacał.

Do końca 2024 r. ze zwolnienia podmiotowego z VAT korzystali tylko podatnicy krajowi, tj. podatnicy mający siedzibę w państwie członkowskim, w którym VAT jest należny. W konsekwencji polscy podatnicy (tj. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski) nie mogli korzystać w innych państwach członkowskich ze zwolnień o charakterze podobnym do obowiązującego w Polsce zwolnienia podmiotowego.

Od 1 stycznia 2025 r. państwa członkowskie umożliwiają podatnikom z innych państw w ramach UE korzystanie ze zwolnień o podobnym charakterze do obowiązującego w Polsce zwolnienia podmiotowego. Dlatego obecnie polscy podatnicy mogą korzystać z takich zwolnień, dokonując sprzedaży w innych niż Polska państwach członkowskich. W niniejszym artykule omówione zostaną zasady obowiązujące w tym zakresie.

1. Jak zmieniały się zasady korzystania ze zwolnienia podmiotowego przez zagranicznych podatników w innych krajach UE

Do końca 2024 r. wszystkie państwa członkowskie miały obowiązek wdrożyć dyrektywę Rady (UE) 2020/285 z 18 lutego 2020 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw (Dz.Urz. UE L 62 z 02.03.2020, str. 13). Przewiduje ona możliwość korzystania ze zwolnień dla małych przedsiębiorstw z innych państw członkowskich (w ramach tzw. procedury SME). Z procedury tej nie mogą korzystać podatnicy niemający siedziby w krajach UE.

Dlatego z dniem 1 stycznia 2025 r. w poszczególnych państwach członkowskich weszły w życie przepisy umożliwiające podatnikom z innych państw członkowskich korzystanie ze zwolnienia podmiotowego. Takich regulacji, jak informuje MF, nie wprowadziła Irlandia Północna i Hiszpania.

Zasady korzystania ze zwolnienia w Polsce przez podatników z innych krajów UE reguluje art. 113a ustawy o VAT.

2. Jakie warunki musi spełnić polski podatnik, aby korzystać ze zwolnień podmiotowych w innych państwach UE

Z dniem 1 stycznia 2025 r. do polskiej ustawy o VAT został dodany również art. 113b, zawierający regulacje dotyczące korzystania przez polskich podatników ze zwolnienia podmiotowego w innych państwach UE.

Korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE jest uzależnione od spełnienia ustawowych warunków (zob. tabelę 1).

Tabela 1. Warunki korzystania ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE przez polskiego podatnika

Należy zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze, omawiane regulacje mają charakter uzupełniający do obowiązujących w innych państwach członkowskich. Polscy podatnicy zamierzający korzystać ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE muszą zatem uwzględniać przepisy dwóch państw, tj.:

• polskie przepisy określone w art. 113b ustawy o VAT,
• przepisy danego państwa członkowskiego regulujące zwolnienie o charakterze podobnym do zwolnienia podmiotowego.

Po drugie, należy zauważyć, że warunkiem korzystania z procedury SME, nie jest korzystanie przez podatnika w Polsce ze zwolnienia podmiotowego. W konsekwencji ze zwolnień podmiotowych w innych państwach UE korzystać mogą również podatnicy, którzy w Polsce rozliczają podatek jako podatnicy VAT czynni. Podatnik zwolniony z VAT, aby jednak korzystać z procedury SME, musi być najpierw zarejestrowany z takim statusem i uzyskać NIP, gdy nie został mu nadany (art. 96 ust. 3c ustawy o VAT).

3. Jakie informacje będzie musiał podać podatnik w uprzednim powiadomieniu SME-P

Aby skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE, polski podatnik musi złożyć uprzednie powiadomienie. Powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Polska należy złożyć Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (dalej naczelnik drugiego urzędu skarbowego), gdyż to on jest organem podatkowym właściwym dla podatników korzystających ze zwolnienia w innych krajach UE (art. 3 ust. 3 pkt 2 lit. e ustawy o VAT).

Do złożenia powiadomienia służy formularz SME-P. Nie można go składać w wersji papierowej, ale wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Szczegółowy zakres danych zawartych w uprzednim powiadomieniu wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania oraz niezbędnymi pouczeniami reguluje rozporządzenie z 22 grudnia 2024 r. Ministra Finansów w sprawie danych zawartych w powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska oraz informacji kwartalnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1969).

Tabela 2. Jakie dane zawiera uprzednie powiadomienie

4. Jak przebiega weryfikacja przez organ podatkowy możliwości korzystania ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE

Złożenie uprzedniego powiadomienia rozpoczyna proces weryfikacji przez naczelnika drugiego urzędu skarbowego możliwości korzystania przez podatnika ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE lub w innych państwach UE (wskazanym lub wskazanych w uprzednim powiadomieniu). Weryfikacja ta obejmuje:

• spełnienie warunków do korzystania ze zwolnienia podmiotowego określonych przez wskazane w zawiadomieniu państwo lub państwa UE; w zakresie tym weryfikacja dokonywana jest na podstawie informacji przekazywanych przez właściwe organy podatkowe państw członkowskich;
• wysokość rocznego obrotu na terytorium UE u podatnika w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym.

Na weryfikację naczelnik drugiego urzędu skarbowego ma co do zasady 35 dni roboczych następujących po otrzymaniu uprzedniego powiadomienia. Jeżeli jednak warunki uprawniające do nadania lub potwierdzenia polskiego numeru identyfikacyjnego EX wymagają dodatkowego zweryfikowania w celu zapobieżenia uchylaniu się od opodatkowania lub unikaniu opodatkowania, naczelnik drugiego urzędu skarbowego może przedłużyć termin do czasu zakończenia tej weryfikacji (art. 113b ust. 4 ustawy o VAT).

Pozytywna weryfikacja. W przypadku pozytywnej weryfikacji naczelnik drugiego urzędu skarbowego:

• informuje podatnika o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX (nazywanego dalej polskim numerem identyfikacyjnym EX), na potrzeby korzystania ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE - jeżeli podatnik wskazał w uprzednim powiadomieniu jedno tylko państwo członkowskie lub jeżeli prawo do korzystania ze zwolnienia potwierdziło pierwsze ze wskazanych w uprzednim powiadomieniu państw członkowskich;
• potwierdza podatnikowi polski numer identyfikacyjny EX nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia w innym państwie UE - w przypadku gdy w uprzednim powiadomieniu podatnik wskazał więcej niż jedno państwo członkowskie, w którym zamierza korzystać ze zwolnienia, i polski numer identyfikacyjny EX został już nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium jednego z tych państw członkowskich, a kolejne państwo członkowskie potwierdziło prawo podatnika do korzystania ze zwolnienia (art. 113b ust. 4 ustawy o VAT).

Negatywna weryfikacja. Gdy postępowanie weryfikacyjne organu podatkowego wykaże, że podatnik nie spełnia wszystkich wymaganych warunków, naczelnik drugiego urzędu skarbowego:

• wydaje postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które służy zażalenie - jeżeli stwierdzi, że roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej u podatnika przekroczył w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym kwotę 100 000 euro (art. 113b ust. 5 ustawy o VAT), lub
• informuje podatnika o odmowie skorzystania ze zwolnienia w tym państwie członkowskim, przy czym jeżeli podatnik nie spełnia warunków do korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, które wskazał w uprzednim powiadomieniu, naczelnik wydaje również postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które służy zażalenie - jeżeli z informacji uzyskanych w innych państwach członkowskich wynika brak możliwości korzystania przez polskiego podatnika ze zwolnienia podmiotowego w tych państwach (art. 113b ust. 6 ustawy o VAT).

Należy pamiętać, że nie tylko jesteśmy zobowiązani do składania powiadomienia lub jego aktualizacji za pomocą konta w e-Urzędzie Skarbowym, na którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu w celu przekazywania powiadomień o umieszczeniu pisma organu na koncie (art. 113b ust. 19 ustawy o VAT). Za pomocą tego konta będziemy odbierać również pisma z US. Dotyczy to także podatników działających przez pełnomocnika.

Polskie przepisy nie wskazują, od kiedy podatnik będzie mógł korzystać ze zwolnienia. W tym celu należy sięgnąć do przepisów kraju, w którym korzystamy ze zwolnienia. W Polsce zagraniczni podatnicy mogą korzystać ze zwolnienia dopiero od dnia, gdy zostaną poinformowani o nadaniu im numeru indentyfikacyjnego EX w ich kraju i zapewne podobnie będzie w innych krajach.

5. Jakie obowiązki dokumentacyjne i informacyjne ma polski podatnik korzystający z procedury SME

Obowiązkiem podatników korzystających ze zwolnień podmiotowych w innych państwach UE jest składanie naczelnikowi drugiego urzędu skarbowego informacji kwartalnej (art. 113b ust. 14 ustawy o VAT). Do złożenia informacji kwartalnej służy ustrukturyzowany formularz SME-IK. Można go złożyć wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Zakres informacji, jakie muszą się znaleźć w tej informacji określa również rozporządzenie z 22 grudnia 2024 r. Ministra Finansów w sprawie danych zawartych w powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska oraz informacji kwartalnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1969).

Tabela 3. Zasady wypełniania informacji kwartalnej SME-IK

Informacje należy składać w terminie miesiąca od końca danego kwartału. Termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy (art. 113b ust. 14 pkt 1 ustawy o VAT). W przypadku wystąpienia wszelkich zamian w złożonych informacjach kwartalnych podatnicy są obowiązani do ich niezwłocznego korygowania (art. 113b ust. 14 pkt 2 ustawy o VAT).

Gdy podatnik będzie chciał, aby informacje SME-IK podpisywał w jego imieniu pełnomocnik, a nie przekazał nikomu pełnomocnictwa ogólnego, albo pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji UPL-1, musi złożyć formularz PPS-1EU. Służy on do zgłoszenia pełnomocnika szczególnego powołanego do czynności w ramach procedury SME.

Gdy będzie chciał odwołać to pełnomocnictwo, posłuży się formularzem OPS-1EU.

Szczególna sytuacja ma miejsce, jeżeli roczny obrót w całej UE przekroczy u podatnika kwotę 100 000 euro. W takim przypadku podatnik ma obowiązek złożyć wcześniej informację kwartalną. Musi to zrobić w terminie 15 dni roboczych, licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty 100 000 euro. Informacja obejmie wtedy okres od początku kwartału do dnia, w którym limit został przekroczony (art. 113b ust. 17 ustawy o VAT).

Zasady fakturowania sprzedaży objętej procedurą SME w innym kraju UE regulują przepisy kraju, w którym korzystamy ze zwolnienia. Polskie przepisy nie będą miały w tym przypadku zastosowania. Jednak jak informuje KE zasadą będzie wystawianie tych faktur na żądanie kupujących. Taka faktura będzie musiała zawierać numer EX sprzedawcy.

6. Czy odliczymy VAT, gdy korzystamy z procedury SME

Gdy z procedury SME korzysta podatnik zwolniony z VAT w Polsce, to nie ma wątpliwości, że nie odliczy VAT zarówno od zakupów krajowych, jak i zagranicznych.

Ze zwolnień podmiotowych w innych państwach UE mogą korzystać także podatnicy zarejestrowani w Polsce jako czynni, a więc podatnicy korzystający z prawa do odliczenia. Nie oznacza to jednak, że są uprawnieni do odliczania VAT od zakupów wykorzystywanych do wykonywania w innych państwach członkowskich czynności zwolnionych z VAT.

Z dniem 1 stycznia 2025 r. zostało zmodyfikowane brzmienie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, który przewiduje możliwość korzystania z prawa do odliczenia przy dokonywaniu zakupów krajowych, dotyczących dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju. Obecnie prawo do odliczenia na podstawie tego przepisu nie przysługuje, jeżeli dokonywane przez podatników zakupy dotyczą dostaw towarów lub świadczenia usług, które objęte są w innym państwie członkowskim zwolnieniem podmiotowym.

U podatników mogą w związku z tym pojawić się zakupy towarów i usług wykorzystywanych częściowo do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia (w szczególności do wykonywania czynności opodatkowanych VAT w Polsce), częściowo zaś do wykonywania czynności niedających takiego prawa (tj. do wykonywania czynności zwolnionych w innych państwach członkowskich w ramach zwolnienia podmiotowego). W takim przypadku podatnicy muszą stosować proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 3 ustawy o VAT, a po zakończeniu roku dokonywać korekty rocznej odliczonego częściowo podatku na zasadach określonych przepisami art. 91 ustawy o VAT.

Podatnicy, którzy rozpoczęli w 2025 r. korzystanie z procedury SME, a w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęli obrotu zwolnionego z VAT, lub u których obrót ten w poprzednim roku podatkowym był niższy niż 30 000 zł, do obliczenia kwoty podatku naliczonego podlegającej odliczeniu od kwoty podatku należnego przyjmują proporcję wyliczoną szacunkowo. Podatnicy ci są obowiązani zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przyjętej proporcji w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ta proporcja została zastosowana po raz pierwszy, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7 (art. 90 ust. 8 ustawy o VAT).

7. W jakich przypadkach konieczna jest aktualizacja uprzedniego powiadomienia

Podatnicy korzystający z procedury SME są również zobowiązani do aktualizacji złożonego uprzedniego powiadomienia, gdy (art. 113b ust. 7 ustawy o VAT):

1. będą korzystali ze zwolnienia w kolejnym, innym niż Polska, państwie członkowskim,
2. rezygnują ze zwolnienia w innym niż Polska państwie członkowskim,
3. zmieniły się dane zawarte w złożonych zgłoszeniu SME-P.

7.1. Ponowna weryfikacja uprzedniego powiadomienia po jego aktualizacji

Tak jak w przypadku pierwotnie złożonego powiadomienia również jego aktualizacja w związku z rozszerzeniem zakresu zwolnienia (wyborem kolejnych krajów, w których chcemy korzystać ze zwolnienia) podlega weryfikacji. Naczelnik drugiego urzędu skarbowego ma na to 35 dni roboczych następujących po otrzymaniu aktualizacji uprzedniego powiadomienia. Termin ten może jednak zostać przedłużony, jeżeli warunki uprawniające do potwierdzenia polskiego numeru identyfikacyjnego EX wymagają dodatkowego zweryfikowania w celu zapobieżenia uchylaniu się od opodatkowania lub unikaniu opodatkowania.

Zakończenie weryfikacji powiadomienia kończy się dla podatnika tym, że organ podatkowy:

• potwierdza mu polski numer identyfikacyjny EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia w kolejnym, innym niż Polska, państwie członkowskim - w przypadku weryfikacji pozytywnej (art. 113b ust. 8 ustawy o VAT), albo
• informuje go o odmowie skorzystania ze zwolnienia we wskazanym w powiadomieniu, kolejnym państwie członkowskim - w przypadku weryfikacji negatywnej, gdy podatnik nie spełnia warunków do korzystania ze zwolnienia określonych przez państwo członkowskie, które wskazał w aktualizacji uprzedniego powiadomienia (art. 113b ust. 9 ustawy o VAT).

7.2. Skutki rezygnacji z procedury SME-P

Gdy złożymy aktualizację SME-P z powodu rezygnacji z procedury SME w wybranym lub wszystkich krajach, utrata prawa do zwolnienia nie nastąpi od dnia jej złożenia. Rezygnacja ze zwolnienia w innym państwie UE jest skuteczna dopiero od początku:

• pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale poinformowania o tej rezygnacji - w przypadku gdy aktualizacja SME-P została złożona w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału,
• drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale poinformowania o tej rezygnacji - w przypadku gdy aktualizacja SME-P została złożona w ostatnim miesiącu kwartału.

Ponadto gdy poinformujemy urząd o rezygnacji ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, naczelnik drugiego urzędu skarbowego wyda nam postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX. Na wydane postanowienie służy zażalenie. Podlega ono jednak natychmiastowemu wykonaniu, co powoduje dezaktywację dezaktywuje tego numeru (art. 113b ust. 11 ustawy o VAT).

Polskie przepisy nie zawierają ograniczeń, przez jaki czas polski podatnik musi korzystać ze zwolnienia albo po jakim czasie od rezygnacji ze zwolnienia może do niego wrócić. Będą o tym decydowały przepisy kraju, w którym korzystamy ze zwolnienia. Podatników zagranicznych w Polsce obowiązuje roczny okres karencji, po którym można będzie wrócić do zwolnienia.

8. W jakich sytuacjach organ podatkowy dezaktywuje polski numer identyfikacyjny EX

Polski numer identyfikacyjny EX podlega dezaktywacji nie tylko w przypadku, gdy podatnik poinformował o rezygnacji ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, w których korzystał ze zwolnienia. Tak będzie również w przypadkach wskazanych w art. 113b ust. 12 ustawy o VAT:

• roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej u podatnika w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym przekroczy kwotę 100 000 euro lub
• podatnik przestał spełniać warunki do korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, w których korzystał ze zwolnienia, lub
• zwolnienie przestało mieć zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik korzystał ze zwolnienia, lub
• podatnik poinformował o zakończeniu swojej działalności gospodarczej lub istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jego działalność gospodarcza zakończyła się (w szczególności w przypadkach, o których mowa w art. 96 ust. 4a pkt 3, 4 oraz 6 ustawy o VAT).

We wszystkich tych przypadkach naczelnik drugiego urzędu skarbowego niezwłocznie wydaje postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX. Na postanowienie służy zażalenie. Mimo to podlega ono natychmiastowemu wykonaniu, czyli dezaktywuje ten numer (art. 113b ust. 12 ustawy o VAT).

9. Kiedy wybrać procedurę SME, a kiedy unijną procedurę OSS

Obecnie podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług, których miejsce dostawy lub świadczenia znajduje się w innym kraju UE, może korzystać ze zwolnienia w ramach procedury SME albo naliczać zagraniczny VAT w ramach procedury OSS.

Między korzystaniem z procedury SME oraz korzystaniem z unijnej procedury OSS istnieją pewne podobieństwa. Znacznie więcej jest jednak między tymi procedurami różnic.

Podatnik nie musi wybierać procedury SME we wszystkich krajach, do których dokonuje sprzedaży. Może w niektórych krajach wybrać SME, a w innych stosować procedurę OSS.

Wybór procedury SME nie zobowiązuje podatnika do rezygnacji z procedury OSS. Nie jest natomiast możliwe stosowanie jednocześnie w danym kraju procedury OSS i SME, czyli od niektórych transakcji naliczać VAT, a do innych stosować zwolnienie.

9.1. Jakie są podobieństwa między procedurami SME i OSS

Najważniejszym podobieństwem między korzystaniem z procedury SME oraz unijnej procedury OSS jest wyłączenie obowiązku rejestracji VAT w innych państwach członkowskich. W przypadku podatników korzystających z tych procedur obowiązek rejestracji do VAT w innych państwach członkowskich zastępowany jest rejestracją do procedur w Polsce.

Ponadto podatnicy korzystający z obu procedur, wyłącznie w Polsce składają dokumenty rozliczeniowe. Przy czym w przypadku podatników korzystających z procedury SME jest to kwartalna informacja SME_IK, natomiast podatnicy korzystający z unijnej procedury OSS składają kwartalną deklarację VIU-DO.

9.2. Jakie są różnice między procedurami SME i OSS

Między korzystaniem z procedury SME oraz unijnej procedury OSS istnieją jednak fundamentalne różnice.

Prawo do odliczania VAT. Czynności rozliczane z zastosowaniem unijnej procedury OSS są w innych państwach członkowskich opodatkowane VAT. Unijna procedura OSS służy bowiem rozliczaniu za pośrednictwem polskiego urzędu VAT należnego w innych państwach członkowskich. Natomiast czynności rozliczane z zastosowaniem procedury SME są w innych państwach członkowskich zwolnione z VAT. A zatem w przeciwieństwie do korzystania z unijnej procedury OSS korzystanie z procedury SME nie wiąże się z koniecznością naliczania VAT.

Kwestia ta wpływa na przysługujące podatnikom prawo do odliczenia. I tak zakupy towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności rozliczanych z zastosowaniem unijnej procedury:

• OSS są zakupami uprawniającymi do odliczania VAT,
• SME nie są zakupami uprawniającymi do odliczania VAT (zob. punkt 6. Czy odliczymy VAT, gdy korzystanie z procedury SME).

Zakres przedmiotowy stosowania procedur. Procedurę SME oraz unijną procedurę OSS różni także zakres przedmiotowy. Unijna procedura OSS może być stosowana wyłącznie do niektórych dokonywanych przez podatników czynności, tj. do dostaw stanowiących wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość oraz do świadczenia usług na rzecz osób niebędących podatnikami. Zwolnienie z VAT będące konsekwencją korzystania z procedury SME obejmuje wszystkie transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w danym (innym niż Polska) państwie członkowskim.

Do pozostałych najważniejszych różnic między procedurą SME oraz unijną procedurą OSS należą:

1. dłuższy czas rejestracji do procedury SME; wynika to z tego, że możliwość korzystania przez podatnika ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie członkowskim jest weryfikowana przez naczelnika urzędu skarbowego,
2. konieczność posługiwania się na potrzeby procedury SME szczególnym numerem identyfikacyjnym EX; na potrzeby unijnej procedury OSS wykorzystywany jest "zwykły" krajowy numer VAT podatnika (czyli NIP podatnika),
3. wskazanie limitu sprzedaży (wynoszącego 100 000 euro), którego przekroczenie skutkuje utratą prawa do korzystania z procedury SME; w przypadku unijnej procedury OSS podobnego limitu nie ma.

9.3. Jaką procedurę opłaca się wybrać

Wielu podatników jest uprawnionych do korzystania zarówno z procedury SME, jak i z unijnej procedury OSS. Korzystanie z tych procedur można ze sobą łączyć, nie ma bowiem przepisu wykluczającego taki scenariusz, tzn. w jednym kraju można korzystać ze zwolnienia (SME), a w innym naliczać VAT(OSS). Jednak najczęściej podatnicy będą korzystać z jednej z nich. Zastanowić się w związku z tym warto, kiedy podatnikom opłaca się wybierać korzystanie z procedury SME, zamiast korzystania z unijnej procedury OSS.

Otóż główną zaletą korzystania z procedury SME jest brak obowiązku naliczania VAT z tytułu dokonywanej w innych państwach członkowskich sprzedaży, gdyż sprzedaż ta jest w tych państwach zwolniona z VAT.

Z kolei główną wadą korzystania z tej procedury jest brak możliwości odliczania VAT przy dokonywaniu zakupów towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności rozliczanych z zastosowaniem procedury SME. W tej sytuacji wybór korzystania z procedury SME jest korzystniejszy dla podatników, u których korzyść wynikająca z braku obowiązku naliczania VAT przekracza stratę wynikającą z braku możliwości odliczania VAT przy dokonywaniu zakupów towarów i usług.

Do grupy tej należą przede wszystkim podatnicy, którzy korzystają w Polsce ze zwolnienia podmiotowego. Podatnikom takim nie przysługuje bowiem prawo do odliczania VAT. W konsekwencji nie ponoszą straty na skutek utraty prawa do odliczenia w stosunku do zakupów towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności rozliczanych z zastosowaniem procedury SME.

Do grupy tej należą również podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, którzy dokonują niewielkich zakupów uprawniających do odliczania VAT (czy nawet nie dokonują takich zakupów w ogóle). Podatnicy tacy dużo zyskują na braku konieczności naliczania VAT, a jednocześnie niewiele tracą na skutek utraty prawa do odliczenia w stosunku do zakupów towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności rozliczanych z zastosowaniem procedury SME.

W przypadku podatników dokonujących zakupów uprawniających do odliczania VAT o większej wartości jednoznaczne wskazanie, która z rozważanych procedur jest dla nich korzystniejsza, nie jest możliwe. Zależy to bowiem od ich konkretnej sytuacji oraz preferencji.

Podsumowanie

1. Polscy podatnicy mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego w innym państwie UE, jeżeli spełniają warunki zwolnienia określone przez państwo, w którym chcą skorzystać ze zwolnienia, oraz roczny obrót na terytorium UE nie przekroczył u nich w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro.

3. Z procedury SME mogą korzystać zarówno podatnicy, którzy w Polsce rozliczają VAT jako podatnicy VAT czynni, jak i podatnicy zwolnieni z VAT.

4. Zakupy towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności rozliczanych z zastosowaniem unijnej procedury SME nie są zakupami uprawniającymi do odliczania VAT.

5. W celu skorzystania z procedury SME polski podatnik musi w pierwszej kolejności złożyć uprzednie powiadomienie (SME-P) naczelnikowi drugiego urzędu skarbowego, wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.

6. Uprzednie powiadomienie podlega weryfikacji przez organ podatkowy, która może trwać do 35 dni roboczych, z możliwością wydłużenia tego czasu w wyjątkowych okolicznościach.

7. W przypadku pozytywnej weryfikacji naczelnik drugiego urzędu skarbowego informuje podatnika o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX.

8. Obowiązkiem podatników korzystających z procedury SME jest składanie naczelnikowi drugiego urzędu skarbowego kwartalnej informacji SME-IK.

11. Wszelkie pisma w sprawie korzystania z procedury SME składa się i doręcza wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.

12. Wielu podatników jest uprawnionych do korzystania zarówno z procedury SME, jak i z unijnej procedury OSS. Korzystanie z tych procedur można ze sobą łączyć, nie ma bowiem przepisu wykluczającego taki scenariusz. Podatnicy muszą wybrać, co jest dla nich korzystniejsze.

Tomasz Krywan

doradca podatkowy