Umowa na zastępstwo (a precyzyjniej - umowa o pracę zawarta na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy) jest rodzajem umowy o pracę na czas określony. Okres, na jaki zawiera się umowę na zastępstwo, jest wyznaczony czasem usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika. Umowa ta co do zasady zakończy się w dniu powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Może jednak zostać rozwiązana wcześniej, za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia (czyli w tzw. trybie dyscyplinarnym).

Wypowiedzenie umowy na zastępstwo. Do rozwiązania umowy na zastępstwo i obliczenia okresu wypowiedzenia należy zastosować analogicznie te zasady, które dotyczą zakończenia umowy o pracę na czas określony. 

Zatem umowa na zastępstwo może zostać rozwiązana np. poprzez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem). W oświadczeniu tym należy wskazać przyczynę wypowiedzenia. Taki obowiązek istnieje od 26 kwietnia 2023 r. Został wprowadzony w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy dostosowującej jego przepisy do tzw. dyrektywy work-life balance. 

Przyczyna musi być na tyle istotna, że uzasadnia zakończenie stosunku pracy. Musi być prawdziwa - podanie nieprawdziwej przyczyny jest równoznaczne z jej niepodaniem, a więc wadliwością rozwiązania umowy o pracę. 

Pracodawca powinien wskazać przyczynę w sposób jasny, czytelny dla pracownika. 

Wszelkie wadliwości oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, w tym związane ze wskazaną przyczyną wypowiedzenia umowy, mogą doprowadzić do uznania przed sądem pracy takiego wypowiedzenia za bezzasadne lub bezskuteczne. 

Konsultacja wypowiedzenia ze związkami zawodowymi. Co istotne, o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę na czas określony (czyli także umowy na zastępstwo) pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Taka regulacja również obowiązuje od 26 kwietnia 2023 r. 

Zakładowa organizacja związkowa może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić pracodawcy umotywowane zastrzeżenia, jeśli uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione. Pracodawca rozpatruje stanowisko związku (o ile zostało złożone), a następnie podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia. 

Zatem jeszcze przed wręczeniem pracownikowi wypowiedzenia umowy pracodawca ma obowiązek przeprowadzić z zakładową organizacją związkową konsultację dotyczącą zwolnienia pracownika. Odnosi się to również do pracowników zatrudnionych na umowę na zastępstwo.

Stanowisko organizacji związkowej nie jest wiążące. Nawet jeśli związki zawodowe wypowiedzą się negatywnie co do zasadności zakończenia stosunku pracy, to i tak pracodawca może zwolnić pracownika. 

Konsultacja związkowa jest wyłączona, jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa oraz gdy pracownik nie jest jej członkiem oraz nie jest reprezentowany przez żaden z działających w danym zakładzie pracy związków zawodowych. 

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo. Długość okresu wypowiedzenia umowy na zastępstwo jest uzależniona od faktycznego okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy.

Tabela. Okresy wypowiedzenia umowy na zastępstwo

Okres zatrudnienia u danego pracodawcy to okres liczony od dnia zawarcia umowy o pracę do daty jej rozwiązania z upływem okresu wypowiedzenia. Oznacza to, że dla długości okresu wypowiedzenia ma znaczenie okres zatrudnienia w dniu zakończenia okresu wypowiedzenia, a nie w dniu złożenia oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę. Okres wypowiedzenia jest również okresem zatrudnienia, wliczanym do stażu pracy.

Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 1999 r. (I PKN 34/99, OSNP 2000/14/544), który stwierdził, że:

SN

(…) o długości okresów wypowiedzenia (art. 36 § 1 KP) decyduje okres zatrudnienia u danego pracodawcy, liczony od dnia zawarcia umowy o pracę do daty jej rozwiązania z upływem okresu wypowiedzenia (art. 32 § 2 KP).

Jeśli umowa o pracę z Państwa pracownicą została zawarta 11 lipca 2023 r., to z dniem 11 stycznia 2024 r. pracownica będzie zatrudniona co najmniej 6 miesięcy. Od tego dnia będzie jej przysługiwał okres wypowiedzenia wynoszący 1 miesiąc. 

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 11 maja 1999 r. (I PKN 34/99, OSNP 2000/14/544)

Alicja Kociemba

adwokat, mediator, posiada kilkuletnie doświadczenie procesowe w sprawach karnych, cywilnych, pracowniczych oraz dyscyplinarnych, a także zajmuje się praktycznymi aspektami prawa ochrony zdrowia