Zmiany w obowiązkowym KSeF - opublikowano projekt ustawy

5 listopada 2024 r. został opublikowany projekt ustawy, która wprowadzi zmiany w obowiązkowym KSeF. Projekt ma zostać przyjęty przez Rząd do końca 2024 roku. Poznaliśmy nowe terminy w jakich wejdą w życie przepisy wprowadzające KSeF. Nowością będzie możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF i wysyłania do KSeF faktur wraz z załącznikami.

Jak wynika z uzasadnienia do omawianego projektu, zmiany w zasadach funkcjonowania obowiązkowego KSeF obejmą zarówno przepisy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza obowiązkowy KSeF, jak i schemę e-faktury.  

Terminy wprowadzenia nowych regulacji w zakresie obowiązkowego KSeF

Przepisy dotyczące KSeF wejdą w życie w 2026 r. w kilku etapach(zob. tabela).

Terminy wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF

Faktury dla konsumentów

W porównaniu z obecnymi przepisami w zakresie KSeF, sprzedawca będzie mógł wystawiać faktury w KSeF również dla konsumentów. To podatnik - wystawca faktury dla konsumenta - będzie decydował czy wystawia e-fakturę, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że do wystawienia e-faktury dla konsumenta nie będzie wymagana zgoda nabywcy - konsumenta. Jednak tak jak dotychczas, samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Podatnik będzie natomiast obowiązany zapewnić konsumentowi odpowiedni dostęp do wystawionej faktury.

Aby sprzedawcy mogli identyfikować kupujących, zostanie wprowadzony obowiązek podawania numeru NIP przez podatników i osoby prawne niebędące podatnikami. Podanie numeru identyfikacji podatkowej przez nabywcę ma umożliwić jednoznaczną identyfikację statusu podmiotu dokonującego zakupu.

Załączniki do faktury w formie ustrukturyzowanej

Obecnie nie ma możliwości przesyłania faktur do KSeF wraz z załącznikami. Po zmianach zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Dlatego struktura logiczna FA(3) zostanie rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Z drugiej jednak strony, dane te będą prezentowane w sposób elastyczny (gdyż podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (ponieważ możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami.

Funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikiem będzie dostępna dla użytkowników systemu po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia (w API KSeF) w tym zakresie. Weryfikacja zgłoszenia odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany. 

Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.

Instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF 

Zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Zapewnienie wskazanej możliwości nie wymaga wprowadzenia zmian prawnych. Założenia biznesowe i techniczne KSeF zostaną odpowiednio uzupełnione o zapewnienie podatnikom możliwości instalowania tych certyfikatów nie wcześniej niż od 1 listopada 2025 r.

Kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktur zostaną przedstawione w dokumencie "Specyfikacja interfejsów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)".

Umożliwienie testowania obowiązkowego KSeF przed 1 lutego 2026 r.

W IV kwartale 2025 r. zostanie wprowadzone rozwiązanie techniczne, które będzie polegało na zastąpieniu obecnego, fakultatywnego systemu systemem obowiązkowego KSeF. Zabieg ten pozwoli na testowanie wszystkich rozwiązań przewidzianych w obowiązkowym KSeF "w praktyce", w tym np. umożliwi testowanie wystawiania faktur poza systemem (offline) i ich wprowadzania do KSeF. 

Proponowane rozwiązanie pomoże podatnikom wcześniej przygotować się do obowiązkowego KSeF, "nauczyć się" obsługi właściwego oprogramowania i funkcjonalności, w których będą pracować po 1 lutego 2026 r. lub po 1 kwietnia 2026 r. 

Zastąpienie w środowisku produkcyjnym rozwiązań fakultatywnego KSeF na obligatoryjny oznacza wprowadzenie w okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF funkcjonalności dedykowanych dla wersji obligatoryjnej. Nie oznacza to, że po tej zamianie podatnik będzie zobligowany do stosowania wszystkich funkcjonalności przewidzianych dla KSeF obligatoryjnego, będzie miał jednak taką możliwość, co pozwoli na wcześniejsze przetestowanie przez podatników rozwiązań dedykowanych dla obligatoryjnego KSeF. 

Wymóg podawania na fakturze NIP jednostki podległej JST

Aby ułatwić wystawianie e-faktur dla JST, zostanie zmieniona schema e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3. Nie zmienią się natomiast przepisy ustawy o VAT w zakresie podawania obowiązkowych danych na fakturze.

Źródło:

Projekt ustawy z 5 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - opublikowany na rcl.gov.pl(UD158).

oprac. Joanna Dmowska