Jakie czynniki negatywnie wpływają na renomę biura rachunkowego
Główny czynnik negatywnie wpływający na renomę biura rachunkowego to świadczenie usług niskiej jakości i narażanie klienta na koszty ponownego zaksięgowania dokumentów i poniesienie odpowiedzialności. Wiele zachowań godzących w renomę biura rachunkowego stanowi jednocześnie czyny nieuczciwej konkurencji.
Czynniki negatywnie wpływające na renomę biura rachunkowego
| Lp. | Nazwa czynnika | Wyjaśnienie |
| 1. | Niedostępność księgowej w standardowych godzinach pracy | Może zdarzyć się tak, że księgowa prowadzi swoje biuro rachunkowe po godzinach pracy na etacie, a zapomniała powiadomić o tym klienta, który nie jest w stanie się z nią skontaktować w innych godzinach niż wczesnoranne lub późnowieczorne. Klient przekaże dalej informację, że w danym biurze rachunkowym nie odbierają telefonów i nie odpisują na e-maile. Oczywiście nie ma nic złego w braku takiej dostępności, jeśli księgowy poinformował o tym klienta, który na to się zgodził, bo być może i tak mu się opłaca współpraca ze względu na niższą cenę. |
| 2. | Wprowadzenie klienta w błąd co do funkcjonowania firmy | Klient, który został zapewniony przez księgowego, że jego biuro funkcjonuje już od kilku lat, posiada odpowiedni zespół i środki, może rozpowszechnić negatywną opinię (nawet nazywając księgowego "oszustem"), gdy wiadomości te okażą się nieprawdziwe. Może zdarzyć się tak, że w rzeczywistości księgowy ma działalność gospodarczą od kilku lat, ale nie prowadził w jej ramach biura, tylko funkcjonuje ona w ramach samozatrudnienia, nie posiada innych osób w zespole niż on sam i pracuje gdzie indziej na etacie. Wykrycie takich nieprawdziwych informacji nie pomoże z pewnością budować renomy biura. Nie warto wprowadzać klienta w błąd, gdyż w pewnych okolicznościach takie zachowanie mogłoby wypełnić znamiona przestępstwa, tj. doprowadzenia do niekorzystnego rozporządzenia mieniem poprzez wprowadzenie w błąd kontrahenta w celu osiągnięcia korzyści majątkowej i w razie skazania de facto przekreślić całą karierę zawodową. |
| 3. | Zbytnie oszczędności | Oszczędności w biurze rachunkowym nie powinny być widoczne dla klienta. Przykładowo biuro nie powinno wydawać mu wydruków, na których druga strona zadrukowana jest jakimś innym materiałem - tak jakby klient otrzymał brudnopis, czy pobierać od klientów opłaty za kilka stron wydruku, koszulki dokumentowe czy koperty. Klient nie zaufa firmie, gdy zauważy, że ta oszczędza na nim w każdy możliwy sposób. |
| 4. | Oferowanie nieprofesjonalnych usług dodatkowych | Najczęściej taki przypadek dotyczy usług prawnych świadczonych przez osoby niebędące adwokatami czy radcami prawnymi, na podstawie wiedzy internetowej, wzorów z Internetu czy pozyskanych z naruszeniem praw autorskich. Zazwyczaj korzyść majątkowa uzyskana z takiej usługi nie jest tak duża jak wynagrodzenie profesjonalnego prawnika, ale ryzyko klienta jest znaczne. Jeśli klient poniesie negatywne konsekwencje, to z pewnością podzieli się opinią prywatnie lub publicznie. |
| 5. | Ukryte ceny i rzeczywiste koszty | W umowie należy unikać zapisów drobnym druczkiem i gwiazdek. Cena powinna być określona w miarę jednoznacznie. Przykładowo nieeleganckim zachowaniem byłoby ustalenie w przypadku spółki ceny za dokument, a następnie gdzieś drobnym druczkiem zdefiniowanie dokumentu w ten sposób, że każda pozycja z rachunku bankowego stanowiłaby oddzielny dokument. Dla klienta takie rozwiązanie byłoby zaskakujące i mógłby sądzić, że biuro rachunkowe ukrywa prawdziwe koszty usług, wprowadzając go w błąd. |
| 6. | Sprzeczne z dobrymi obyczajami postanowienia umów z klientem | Do takich niewątpliwie należałoby zaliczyć wszelkie zapisy nakładające na klientów obowiązki weryfikacji ksiąg handlowych pod względem ewentualnych błędów popełnionych przez personel biura rachunkowego. Nieuzasadnione ograniczanie odpowiedzialności biura również nie wpływa dobrze na jego renomę. Przykładem mógłby być zapis przewidujący odpowiedzialność odszkodowawczą księgowego tylko za szkodę wyrządzoną umyślnie. |
| 7. | Naruszanie praw autorskich | Biuro rachunkowe nie powinno naruszać praw autorskich, np. kopiując treści ze stron internetowych innych firm, umieszczając je na swojej stronie z pominięciem danych rzeczywistego autora. Taka praktyka może skończyć się odpowiedzialnością cywilną, karną oraz usunięciem strony z wyników wyszukiwania Google. |
| 8. | Podszywanie się pod inną firmę | Takie działanie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Polega na umyślnych staraniach mających na celu wprowadzenie w błąd klienta co do podmiotu świadczącego mu usługę księgową i wykorzystanie renomy innej firmy. |
| 9. | Umieszczanie negatywnych komentarzy o konkurencji | Podszywanie się pod klientów konkurencyjnej firmy i umieszczanie negatywnych komentarzy, rozpowszechnianie nieprawdziwych informacji, które może skończyć się wyrokiem skazującym za pomówienia i obowiązkiem publicznych przeprosin. |
| 10. | Brak zapłaty za usługi świadczone na rzecz biura | Każda szanująca się firma powinna na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Jeśli biuro rachunkowe nie płaci za otrzymane usługi lub, co gorsza, oszukuje finansowo swoich pracowników, to z pewnością nie daje należytej rękojmi prawidłowego prowadzenia księgowości swoich klientów. |
Artykuł pochodzi z książki: Nowoczesne biuro rachunkowe. Organizacja, renoma, odpowiedzialność, współpraca z klientem >>
