2/2024 [dodatek: Dodatek specjalny], data dodania: 19.01.2024 Listy płac - instrukcje rozliczeń
Lista płac jest dokumentem, na podstawie którego pracodawca lub zleceniodawca ustala prawidłową wysokość składek na ubezpieczenia społeczne (w części finansowanej przez pracownika i pracodawcę), ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wpłat na PPK, ewentualnych potrąceń przymusowych (np. zajęcie komornicze) i dobrowolnych (np. składka na ubezpieczenie grupowe na życie) i kwoty przypadającej pracownikowi do wypłaty (tzw. netto).
1. Pozycje standardowej listy płac*
| Lp. | Pozycja | Należy wykazać: |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Przychód | przychód brutto, tj. wypłaty pieniężne, wartość pieniężną świadczeń w naturze, nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia, a także świadczenia ponoszone za pracownika (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przychód powinien być podzielony na różne składniki, m.in.: wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek z ubezpieczenia społecznego (jeśli pracodawca jest jego płatnikiem). Jeżeli pracownik jest uczestnikiem PPK, to wyodrębniona powinna być też wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę. |
| 2. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika | podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, którą co do zasady stanowi przychód pomniejszony o ewentualne wynagrodzenie chorobowe i zasiłek z FUS (chorobowy, opiekuńczy, macierzyński). Do podstawy wymiaru nie wlicza się także przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru tych składek (na podstawie rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). |
| 3. | Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika | kwoty naliczonych składek: ● emerytalnej (9,76%), ● rentowej (1,5%), ● chorobowej (2,45%), łącznie 13,71% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. |
| 4. | Podstawa wymiaru składki zdrowotnej | podstawę wymiaru składki zdrowotnej, którą stanowi przychód (z wyjątkiem zasiłków z FUS i przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składki na to ubezpieczenie) po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, powiększony o wynagrodzenie chorobowe. |
| 5. | Składka zdrowotna | kwotę składki zdrowotnej należnej do ZUS (co do zasady 9% podstawy jej wymiaru). W przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym 31 grudnia 2021 r., składkę obliczoną za poszczególne miesiące należy obniżyć do wysokości tej kwoty (przy obliczaniu zaliczki na podatek nie należy odliczać od podatku składki zdrowotnej w wysokości 7,75% podstawy wymiaru). |
| 6. | Koszty uzyskania przychodów | zastosowane koszty uzyskania przychodów: ● zwykłe 250 zł lub ● podwyższone 300 zł - dla pracowników nieotrzymujących dodatku za rozłąkę, których czasowe lub stałe miejsce zamieszkania jest położone w innej miejscowości niż zakład pracy, ● 50% w przypadku pracownika będącego twórcą. |
| 7. | Podstawa opodatkowania | przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne (co do zasady 13,71%) oraz o koszty jego uzyskania (250 zł lub 300 zł albo 50% przychodu pomniejszonego o składki społeczne pracownika od tej części wynagrodzenia, która przysługuje za pracę twórczą). Wyliczoną kwotę należy zaokrąglić do pełnych złotych. |
| 8. | Kwota zmniejszająca podatek na podstawie oświadczenia PIT-2 | miesięczną kwotę zmniejszającą podatek o 300 zł. W niektórych przypadkach taka ulga może być stosowana w podwójnej wysokości (np. samotny rodzic rozliczający się z dzieckiem). |
| 9. | Zaliczka na podatek dochodowy | kwotę zaliczki na podatek dochodowy naliczoną od podstawy opodatkowania według stawki 12% lub 32% i pomniejszoną o kwotę zmniejszającą podatek dochodowy, o ile pracownik złożył PIT-2, po zaokrągleniu do pełnych złotych. |
| 10. | Dochód netto | przychód (w pieniądzu, tj. nie dotyczy świadczeń niepieniężnych) pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczkę na podatek dochodowy i wpłatę do PPK finansowaną przez uczestnika, a także o podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę. |
| 11. | Potrącenia obowiązkowe lub dobrowolne | np. tytuły egzekucyjne, alimenty, wpłaty na KZP, ubezpieczenia grupowe, abonamenty medyczne, zaliczki itp. |
| 12. | Doliczenia do dochodu | należności/świadczenia zwolnione z oskładkowania i opodatkowania, np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, ekwiwalent za pracę zdalną. |
| 13. | Do wypłaty | kwotę do wypłaty po potrąceniach i doliczeniach (poz. 10 - poz. 11 + poz. 12). |
| 14. | Koszty pracodawcy i ich wysokość | składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę: ● emerytalne (9,76%), ● rentowe (6,5%), ● wypadkowe - według stopy, jaka obowiązuje pracodawcę zgodnie z profilem jego działalności, ● na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (łącznie 2,45%), ● na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%). |
* Pozycje listy płac mogą być również stosowane w rozliczeniach z osobami niebędącymi pracownikami, np. ze zleceniobiorcami.
Lista płac powinna być podpisana przez osobę sporządzającą i zatwierdzona pod względem merytorycznym przez kierownika działu personalngo lub głównego księgowego.
2. Przykładowa lista płac dla pracownika
Pracownik (w wieku 40 lat) otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6000 zł i premię stanowiącą 10% wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto ma prawo do dodatku stażowego w wysokości 15% wynagrodzenia. Jest uczestnikiem PPK, złożył PIT-2 i ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodu.
Rozliczenie wynagrodzenia na liście płac
| Lp. | Pozycja | Wysokość |
| 1. | Wynagrodzenie zasadnicze | 6000,00 zł |
| 2. | Inne składniki wynagrodzenia/świadczenia: | |
| a | ● premia, | 600,00 zł |
| b | ● dodatek stażowy, | 900,00 zł |
| c | ● przychód do opodatkowania (wpłata PPK finansowana przez pracodawcę) | 112,50 zł |
| 3. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1 + poz. 2a + poz. 2b) | 7500,00 zł |
| 4. | Składki na ubezpieczenia: | |
| ● emerytalne (poz. 3 × 9,76%), | 732,00 zł | |
| ● rentowe (poz. 3 × 1,5%), | 112,50 zł | |
| ● chorobowe (poz. 3 × 2,45%). | 183,75 zł | |
| Składki razem | 1028,25 zł | |
| 5. | Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4) | 6471,75 zł |
| 6. | Składka zdrowotna należna do ZUS (poz. 5 × 9%) | 582,46 zł |
| 7. | Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2) | 7612,50 zł |
| 8. | Koszty uzyskania przychodów | 250,00 zł |
| 9. | Podstawa opodatkowania (poz. 1 + poz. 2 - poz. 4 - poz. 8) - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 6334,00 zł |
| 10. | Zaliczka na podatek dochodowy: do zapłaty do urzędu skarbowego [(poz. 9 × 12%) - 300 zł] - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 460,00 zł |
| 11. | Wpłata do PPK finansowana przez pracownika (poz. 3 × 2%) | 150,00 zł |
| 12. | Kwota do wypłaty (netto) [(poz. 1 + poz. 2a + poz. 2b) - poz. 4 - poz. 6 - poz. 10 - poz. 11) | 5279,29 zł |
| 13. | Składki na ubezpieczenia finansowane przez pracodawcę: | |
| 732,00 zł | |
| 487,50 zł | |
| 125,25 zł | |
| 183,75 zł | |
| 7,50 zł | |
| 112,50 zł |
3. Przykładowa lista płac pracownika wykonującego pracę twórczą
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000 zł i honorarium w kwocie 4000 zł. Jest uczestnikiem PPK, złożył PIT-2 i ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodu.
Rozliczenie wynagrodzenia na liście płac
| Lp. | Pozycja | Wysokość |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Wynagrodzenie zasadnicze | 3000,00 zł |
| 2. | Inne składniki wynagrodzenia/świadczenia: | |
| a | ● honorarium, | 4000,00 zł |
| b | ● przychód do opodatkowania (wpłata PPK finansowana przez pracodawcę) | 105,00 zł |
| 3. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1 + poz. 2a) | 7000,00 zł |
| 4. | Składki na ubezpieczenia: | |
| ● emerytalne (poz. 3 × 9,76%), | 683,20 zł | |
| ● rentowe (poz. 3 × 1,5%), | 105,00 zł | |
| ● chorobowe (poz. 3 × 2,45%). | 171,50 zł | |
| Składki razem | 959,70 zł | |
| 4a. | Składki na ubezpieczenia społeczne od honorarium (poz. 2a × 13,71%) | 548,40 zł |
| 5. | Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4) | 6040,30 zł |
| 6. | Składka zdrowotna należna do ZUS (poz. 5 × 9%) | 543,63 zł |
| 7. | Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2) | 7105,00 zł |
| 8. | Koszty uzyskania przychodów | 250,00 zł |
| 9. | Koszty uzyskania przychodów dla honorarium (poz. 2a - poz. 4a) × 50% | 1728,19 |
| 10. | Podstawa opodatkowania (poz. 1 + poz. 2 - poz. 4 - poz. 8 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 4167,00 zł |
| 11. | Zaliczka na podatek dochodowy: do zapłaty do urzędu skarbowego [(poz. 9 × 12%) - 300 zł] - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 200,00 zł |
| 12. | Wpłata do PPK finansowana przez pracownika (poz. 3 × 2%) | 140,00 zł |
| 13. | Kwota do wypłaty (netto) [(poz. 1 + poz. 2a ) - poz. 4 - poz. 6 - poz. 11 - poz. 12)] | 5156,67 zł |
| 14. | Składki na ubezpieczenia finansowane przez pracodawcę: | |
| 683,20 zł | |
| 455,00 zł | |
| 116,90 zł | |
| 171,50 zł | |
| 7,00 zł | |
| 105,00 zł |
4. Przykładowa lista płac dla zleceniobiorcy
Osoba wykonująca umowę zlecenia otrzymała w lutym 2024 r. wynagrodzenie w wysokości 3300 zł (za 100 godzin) oraz zwrot kosztów za pranie odzieży roboczej. Zleceniobiorca nie jest uczestnikiem PPK i nie złożył PIT-2. Opłaca dobrowolną składkę na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie zleceniobiorcy należy wyliczyć w następujący sposób:
| Lp. | Pozycja | Wysokość |
| 1 | 2 | 3 |
| 1a. | Wynagrodzenie brutto | 3300,00 zł |
| 1b. | Zwrot kosztów za pranie odzieży roboczej | 42,29 zł |
| 2. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1a) | 3300,00 zł |
| 3. | Składka emerytalna (poz. 1a × 9,76%) | 322,08 zł |
| 4. | Składka rentowa (poz. 1a × 1,5%) | 49,50 zł |
| 5. | Składka chorobowa (poz. 1a × 2,45%) | 80,85 zł |
| 6. | Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5) | 452,43 zł |
| 7. | Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1a - poz. 6) | 2847,57 zł |
| 8. | Składka zdrowotna (poz. 7 × 9%) | 256,28 zł |
| 9. | Koszty uzyskania przychodów [(poz. 1a - poz. 6) × 20%] | 569,51 zł |
| 10. | Dochód do opodatkowania (poz. 1a - poz. 6 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 2278,00 zł |
| 11. | Podatek (poz. 10 × 12%) - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 273,00 zł |
| 12. | Dochód netto (poz. 1a + poz. 1b - poz. 6 - poz. 8 - poz. 11) | 2360,58 zł |
| 13. | Składki finansowane przez zleceniodawcę: | |
| 322,08 zł | |
| 214,50 zł | |
| 59,40 zł | |
| 0,00 zł | |
| 3,30 zł |
* Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy jest nienależna, ponieważ wynagrodzenie z umowy jest niższe od kwoty minimalnego wynagrodzenia, które od stycznia do czerwca 2024 r. wynosi 4242 zł.
5. Przykładowa lista płac dla zleceniobiorcy otrzymującego wynagrodzenie do 200 zł
Zleceniobiorca zawarł umowę zlecenia na roznoszenie ulotek. Wynagrodzenie zostało ustalone na kwotę 200 zł (za 6 godzin pracy). Zleceniobiorca nigdzie nie pracuje, a zatem obowiązkowo opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz zdrowotne. W przypadku zastosowania zryczałtowanego podatku dochodowego podstawą opodatkowania jest przychód wynikający z zawartej umowy zlecenia. Lista płac dla tego typu umowy wygląda następująco:
| Lp. | Pozycja | Wysokość |
| 1. | Wynagrodzenie brutto | 200,00 zł |
| 2. | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1) | 200,00 zł |
| 3. | Składka emerytalna (poz. 1 × 9,76%) | 19,52 zł |
| 4. | Składka rentowa (poz. 1 × 1,5%) | 3,00 zł |
| 5. | Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (poz. 3 + poz. 4) | 22,52 zł |
| 6. | Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1 - poz. 5) | 177,48 zł |
| 7. | Składka zdrowotna (poz. 6 × 9%) | 15,97 zł |
| 8. | Dochód do opodatkowania (poz. 1) - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 200,00 zł |
| 9. | Podatek (poz. 10 × 12%) - po zaokrągleniu do pełnych złotych | 24,00 zł |
| 10. | Dochód netto (poz. 1 - poz. 5 - poz. 7 - poz. 9) | 137,51 zł |
| 11. | Składki finansowane przez zleceniodawcę: | |
| 19,52 zł | |
| 13,00 zł | |
| 3,60 zł | |
| 0,00 zł | |
| 0,20 zł |
* Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy jest nienależna, ponieważ wynagrodzenie z umowy jest niższe od kwoty minimalnego wynagrodzenia, które od stycznia do czerwca 2024 r. wynosi 4242 zł.
6. Przykładowa lista płac na wypłatę z zfśs
Pracownica otrzymała z zfśs zapomogę w wysokości 3000 zł, o którą wnioskowała z powodu trudnej sytuacji materialnej rodziny. Taka zapomoga jest wyłączona zarówno z podstawy oskładkowania, jak i opodatkowania. Pracodawca wypłacił zapomogę w innym terminie niż wypłata wynagrodzenia, na odrębnej liście płac.
Rozliczenie zapomogi na odrębnej liście płac powinno być następujące:
| Lp. | Pozycja | Wysokość |
| 1. | Zapomoga | 3000,00 zł |
| 2. | Zapomoga do wypłaty | 3000,00 zł |
