2/2023, data dodania: 19.01.2023 Jak skorygować okres, za który pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku chorobowego
PROBLEM
W grudniu 2022 r. wypłaciliśmy pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za 3 dni (pracownik ma ponad 20-letni okres podlegania obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu). Osoba ta do 30 listopada 2022 r. była zatrudniona u innego pracodawcy, ale w chwili zatrudnienia w naszej firmie nie przedstawiła świadectwa pracy (ostatnie zatrudnienie potwierdzone świadectwem pracy zakończyło się w 2021 r.). Świadectwo pracy za okres zatrudnienia w 2022 r. otrzymaliśmy w pierwszych dniach lutego 2023 r. Nie mieliśmy wcześniej informacji o tym zatrudnieniu. Okazało się, że pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy przysługujący mu 14-dniowy okres niezdolności do pracy, za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe (ukończył 50 lat). Zatem za 3 dni powinniśmy wypłacić mu zasiłek chorobowy, którego w 2022 r. byliśmy płatnikiem. Wypłata zasiłku nastąpi na początku lutego 2023 r. W związku z tym musimy przygotować korektę rozliczeń. Czy powinniśmy wykazać korektę rozliczenia w dokumentach ZUS i na liście płac za miesiąc, w którym poprawiamy rozliczenia (luty 2023 r.) czy za grudzień 2022 r.?
RADA
Korekty zarówno dokumentów rozliczeniowych, jak i listy płac należy dokonać za grudzień 2022 r., czyli miesiąc, w którym wystąpił błąd. Korekcie podlega składka zdrowotna (należy przy tym sporządzić korektę PIT-11 za 2022 r.), natomiast zaliczkę na podatek należy pozostawić bez zmian, bowiem stan faktyczny istniejący na dzień sporządzenia listy płac, a następnie wypłaty wynagrodzenia wskazywał, że prawidłowo ustalili Państwo prawo pracownika do wynagrodzenia chorobowego. Korekty zaliczki na podatek dochodowy pracownik dokona samodzielnie w zeznaniu rocznym. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego. Pracownik, który wyczerpał okres, za który przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, nabywa prawo do zasiłku chorobowego finansowanego z FUS, którego płatnikiem jest ZUS lub pracodawca po spełnieniu kryterium dotyczącego liczby osób objętych ubezpieczeniem chorobowym. Pracodawca stosuje 2 limity wypłaty wynagrodzenia chorobowego w zależności od wieku uprawnionych pracowników:
- 14-dniowy - dla pracowników, którzy ukończyli 50 lat,
- 33-dniowy - dla pracowników do ukończenia 50 lat.
Korekta rozliczenia wynagrodzenia chorobowego. Pracodawca, który wypłacił wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku chorobowego albo niesłusznie wypłacił dane świadczenie z tytułu absencji chorobowej, powinien dokonać korekty rozliczeń. Korekta dotyczy okresu, za który wypłacono nienależne świadczenie. W omawianym przypadku doszło do wypłaty innej należności niż przysługująca pracownikowi. Po wyczerpaniu limitu 14 dni w 2022 r. Państwa pracownik powinien otrzymać zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie chorobowe. Jednak ten fakt mogli Państwo stwierdzić dopiero na podstawie świadectwa pracy dostarczonego przez pracownika kilka miesięcy później. W tym przypadku nie będą Państwo korygowali okresu absencji, ale rodzaj świadczenia i związane z tym rozliczenie w zakresie składki zdrowotnej, która została niesłusznie obliczona, pobrana i wpłacona na rachunek składkowy. Zaliczki na podatek nie należy korygować, bowiem stan faktyczny na moment wypłaty wynagrodzenia należy uznać za prawidłowy. Rozliczenia podatku pracownik dokona samodzielnie w zeznaniu rocznym.
Korektę należy przeprowadzić w następującym zakresie:
Krok 1. Raport składkowy ZUS RCA (blok III.C poz. 01 i 04) - przygotować nowy raport za grudzień 2022 r. na podstawie poprzednio przekazanego raportu za ten miesiąc, obniżając podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotnie (stanowi ją wynagrodzenie chorobowe) oraz wysokość tej składki.
Krok 2. Raport świadczeniowy ZUS RSA (blok III.B poz. 02) - przygotować nowy raport za grudzień 2022 r. na podstawie poprzednio przekazanego raportu za ten okres, zastępując kod świadczenia/przerwy 331 - wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy, kodem 313 zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Tak sporządzony raport pokryje raport poprzednio przekazany do ZUS.
Krok 3. Listy płac - wycofać, przez wprowadzenie wartości ujemnej, wynagrodzenie chorobowe w kwocie brutto i składkę na ubezpieczenie zdrowotne, a następnie wprowadzić zasiłek chorobowy w kwocie brutto odpowiadającej kwocie poprzednio wypłaconego wynagrodzenia chorobowego. Pracownikowi należy zwrócić niesłusznie pobraną składkę zdrowotną (9%) i skorygować w tym zakresie PIT-11 za 2022 r.
PODSTAWA PRAWNA:
-
art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140
-
art. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2476
-
§ 2 i załącznik nr 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1349; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1598
Alicja Kozłowska
specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem
