Rozliczanie pracy nadliczbowej i ponadwymiarowej - odpowiedzi na 8 pytań z praktyki

Praca nadliczbowa jest możliwa ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy i za jego zgodą. Prawidłowo zlecone nadgodziny powodują roszczenie pracownika o ich rekompensatę przez pracodawcę. W zależności od pory w danym dniu czy dnia, w którym praca nadliczbowa była wykonywana, sposób rekompensaty w okresie rozliczeniowym i poza tym okresem może być inny. W szczególności problematyczne jest, po wyborze danej formy rozliczenia nadgodzin, ustalenie za nie wynagrodzenia, w tym za czas wolny udzielony w zamian za tę dodatkową pracę.

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania naszych Czytelników w tym zakresie.

(?) Pracownik wykonuje pracę po 8 godzin od poniedziałku do piątku. Wyjątkowo musi przyjść do pracy na 2 godziny w sobotę (poza porą nocną). Czy za tę pracę przysługuje mu cały dzień wolny? Jeżeli tak, to jakie wynagrodzenie powinniśmy wypłacić pracownikowi za ten dzień?

Pracownik powinien otrzymać za pracę w sobotę cały dzień wolny. Należy mu go udzielić w ciągu obowiązującego u Państwa okresu rozliczeniowego. Udzielenie dnia wolnego nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika.

Praca świadczona przez pracownika ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy wymaga zrekompensowania innym dniem wolnym. Termin odbioru tego dnia powinien być uzgodniony z pracownikiem (art. 151³ Kodeksu pracy). Nieudzielenie dnia wolnego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną w wysokości nawet 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy). 

Główny Inspektorat Pracy w piśmie nr GPP-249-4560-52/09/PE/RP wskazał, że prawo do dnia wolnego w zamian za pracę w wolną sobotę powstaje niezależnie od liczby godzin przepracowanych w tym dniu. Zatem nawet jeżeli praca była wykonywana krótko, np. przez 3 godziny, pracownik może domagać się, w ramach rekompensaty, pełnego dnia wolnego. Pracodawca nie ma jednak prawa wyboru sposobu rekompensowania takiej pracy (dzień wolny lub wynagrodzenie). Ustawowo przewidzianą formą jest bowiem wyłącznie udzielenie innego dnia wolnego. 

W powołanym piśmie GIP podkreślił jednocześnie, że gdyby pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wtedy pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia powiększonego o dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. W przypadku gdy polecenie pracy w wolną sobotę spowoduje również przekroczenie dobowej normy czasu pracy, wynagrodzenie pracownika za takie godziny należy powiększyć o 50% dodatek. Oznacza to, że za pierwsze 8 godzin pracy w sobotę pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100%, a pozostałe godziny należy opłacić dodatkiem w wysokości 50% (art. 151² § 2 i art. 151¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). 

Oddanie dnia wolnego nie uprawnia pracodawcy do obniżenia pracownikowi wynagrodzenia. Jeżeli oddanie dnia wolnego miało miejsce w tym samym miesiącu, w którym przypadała pracująca sobota, wówczas wynagrodzenia nie należy przeliczać, czyli pracownik otrzyma je w zwykłej wysokości. Natomiast w przypadku, gdy oddanie dnia wolnego nastąpiło w innym miesiącu, pracownik:

• za miesiąc, w którym wykonywał pracę w wolną sobotę powinien otrzymać wyższe wynagrodzenie, bo ustalone za godziny przepracowane dodatkowo w tym dniu;

• za miesiąc, w którym odbierał dzień wolny przysługuje mu wynagrodzenie niższe o liczbę godzin, którą przepracowałby w tym dniu, ponieważ wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za niewykonywanie pracy - gdy przepisy prawa tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy). Jednak w tej sytuacji, ze względu na gwarancję zawartą w przepisach prawa pracy, wyznaczającą określoną liczbę dni wolnych od pracy, pracownik nie może być pozbawiony wynagrodzenia. Zatem za niedopracowane godziny pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w pełnej wysokości, jakby przepracował ten dzień. 

(?) Pracownik pracuje w systemie zmianowym. Kierujemy go na szkolenie, które odbywa się w godzinach 9.00-11.00. Pracownik rozpoczyna w tym dniu zmianę o godz. 14.00, a kończy o 22.00. Czy ma prawo do rekompensaty za godziny nadliczbowe? Jeżeli tak, to jak ją obliczyć?

Czas szkolenia, które odbywało się na polecenie pracodawcy, jest wliczany do czasu pracy pracownika i stanowi w tym przypadku pracę w godzinach nadliczbowych.

W sytuacji gdy obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń niezbędnych do wykonywania przez pracowników określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego czy regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę oraz szkolenie odbywane jest przez pracownika na podstawie polecenia służbowego, takie szkolenia są przeprowadzane na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy jest wliczany do czasu pracy pracownika (art. 94¹³ Kodeksu pracy). W przypadku innego rodzaju szkoleń regulacja ta nie ma zastosowania. 

Z pytania wynika, że udział pracownika w szkoleniu był poleceniem służbowym. Zatem ten czas podlega zaliczeniu do czasu pracy.

Czas szkolenia przypadający w opisanej sytuacji od 9.00 do 11.00 powinien zostać przypisany do poprzedniej, niezakończonej doby pracowniczej (trwającej od godz. 14.00 poprzedniego dnia do godz. 14.00 następnego dnia), co spowoduje powstanie nadgodzin dobowych, za które przysługuje:

• wynagrodzenie wraz z 50% dodatkiem lub

• czas wolny w wymiarze 1 wolnej godziny za 1 godzinę nadliczbową - jeżeli pracownik złoży wniosek o czas wolny, albo 1,5 godziny wolnej za 1 godzinę nadliczbową - w przypadku gdy pracodawca narzuci pracownikowi taką formę rekompensaty.

Dokonując ustalenia wysokości rekompensaty finansowej za pracę nadliczbową dobową, należy przyjąć inną podstawę do naliczenia normalnego wynagrodzenia za nadgodziny, a inną dla dodatku z tego tytułu.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 22 czerwca 2011 r. (II PK 3/11), w którym uznał, że normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową jest pojęciem szerszym niż dodatek za taką pracę. Normalne wynagrodzenie to takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat. Wynagrodzenie to obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia, jeżeli zgodnie z obowiązującymi w zakładzie pracy przepisami o wynagradzaniu te dodatkowe składniki przysługują pracownikowi. Wynagrodzenie może więc obejmować również dodatek funkcyjny, dodatek za staż pracy, dodatek za pracę szkodliwą dla zdrowia oraz inne dodatki o stałym charakterze. W skład normalnego wynagrodzenia pracownika może też wchodzić premia, jeżeli jest wypłacana stale i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych. Podobnie uznał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 26 września 2018 r. (III PK 119/17).

Przy ustalaniu podstawy do obliczenia normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową nie należy brać pod uwagę składników płacowych o charakterze nieroszczeniowym, czyli przede wszystkim nagród.

Natomiast ustalając dodatek za pracę nadliczbową, w podstawie jego wymiaru trzeba uwzględnić jedynie pensję zasadniczą określoną stawką miesięczną lub godzinową. 

(?) Nasi pracownicy wyjeżdżają do Niemiec na targi. Wyjazd obejmuje również weekend. Pracownicy wykonują pracę w godzinach 8.00-16.00, a targi odbywają się w godzinach 10.00-18.00 i w tych samych godzinach również w weekend. Czy pracownicy nabywają prawo do wynagrodzenia za nadgodziny? Jeżeli tak, to jak je obliczyć?

Jeżeli nie nastąpiła zmiana stałego rozkładu czasu pracy pracowników i samo polecenie wykonywania pracy w innych godzinach do tego nie prowadzi, to w każdym dniu pracy pracownicy wypracują po 2 godziny nadliczbowe. Ponadto należy im zrekompensować dniami wolnymi pracę w sobotę i niedzielę.

Pracodawca określa w regulaminie pracy (lub w obwieszczeniu) m.in. rozkłady czasu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli zastosuje stały rozkład - tak jak w pytaniu - to jest nim związany i o ile nie przewidział jednocześnie możliwości jego zmiany, powinien zapewnić pracę w tym konkretnie przedziale czasowym. Natomiast zlecanie pracy w innych przedziałach czasowych będzie prowadziło do powstania pracy nadliczbowej. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia w okolicznościach wskazanych w pytaniu, gdzie pracownicy wypracują 2 godziny nadliczbowe w każdej dobie (16.00-18.00). 

Za pracę po 8 godzin w sobotę i niedzielę pracownik powinien otrzymać inne dni wolne w okresie rozliczeniowym. Jeżeli tak się nie stanie, to za taką pracę ma prawo do normalnego wynagrodzenia powiększonego o 100% dodatek (wówczas powstaną nadgodziny średniotygodniowe).

Należy przy tym podkreślić, że opisana sytuacja najprawdopodobniej doprowadzi do naruszenia przepisów o minimalnych odpoczynkach tygodniowych.

(?) Czas pracy pracowników rozliczamy w okresie 3-miesięcznym pokrywającym się z miesiącami kalendarzowymi. We wrześniu 2024 r. pracownik, zgodnie z ustalonym harmonogramem, przepracował 184 godziny (zgodnie z grafikiem powinien przepracować 176 godzin, wypracował więc 8 godzin nadliczbowych dobowych). Nominalny wymiar czasu pracy dla tego miesiąca w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym wynosi 168 godzin. Jakiej liczby godzin (176 czy 168) użyć do obliczenia dodatku za godziny nadliczbowe we wrześniu br.?

Dodatek powinien zostać ustalony przy uwzględnieniu nominalnego wymiaru czasu pracy we wrześniu 2024 r. (168 godzin), a nie liczby godzin zaplanowanej pracownikowi w grafiku. 

Obliczając dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych, należy w podstawie jego wymiaru uwzględnić tylko wynagrodzenie zasadnicze i zastosować nominalny wymiar czasu pracy w miesiącu, w którym nadgodziny te wystąpiły, a nie czas zaplanowany w harmonogramie pracy. Przyjęcie tego drugiego rozwiązania prowadziłoby w pewnych sytuacjach do nieobiektywnych stawek, oderwanych od zarobków pracownika.

(?) Czas pracy pracownika rozliczamy w okresie 1-miesięcznym. Osoba ta pracuje po 8 godzin od poniedziałku do piątku. We wrześniu 2024 r. pracownik wypracował 5 godzin nadliczbowych, które chce odebrać w październiku 2024 r. Jak obliczyć przysługujące mu wynagrodzenie za te 2 miesiące?

Za pracę we wrześniu 2024 r. należy naliczyć pracownikowi, oprócz zwykle otrzymywanego wynagrodzenia, również wynagrodzenie za dodatkowych 5 godzin pracy. Natomiast z wynagrodzenia za październik 2024 r. trzeba odliczyć kwotę za 5 nieprzepracowanych godzin odebranych w formie czasu wolnego.

Przepisy Kodeksu pracy przewidują dwie formy rekompensaty pracy nadliczbowej - w postaci dodatkowego wynagrodzenia albo czasu wolnego. Czas wolny udzielany jest w wymiarze równym godzinom przepracowanym dodatkowo (w razie złożenia w tym zakresie wniosku przez pracownika) albo o połowę zwiększonym (jeżeli czas wolny został udzielony przez pracodawcę bez wniosku pracownika). Jeżeli pracodawca udziela czasu wolnego, musi tego dokonać do końca okresu rozliczeniowego, natomiast w sytuacji, gdy czas wolny został udzielony pracownikowi na jego wniosek, może z niego skorzystać także w kolejnym okresie rozliczeniowym czasu pracy. 

Rozliczenie nadgodzin czasem wolnym skutkuje tym, że pracownik nie ma już prawa do dodatku za godziny nadliczbowe. Nadal jednak zachowuje prawo do wynagrodzenia za każdą godzinę nadliczbową (alternatywą dla dodatku jest bowiem czas wolny). Nie nabywa jednak prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony jako rekompensata pracy nadliczbowej. Zgodnie z ogólną zasadą wynagrodzenie przysługuje co do zasady za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy tylko wówczas, jeśli przepis prawa pracy tak stanowi (art. 80 Kodeksu pracy). 

Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lutego 2010 r. (I PK 157/09, OSNP 2011/15-16/200) orzekł, że czas wolny od pracy udzielony na pisemny wniosek pracownika w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 Kodeksu pracy) nie jest zwolnieniem od pracy ani czasem niewykonywania pracy, za który przepisy przewidują zachowanie prawa do wynagrodzenia.

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy wyrażonym w piśmie z 2005 r. (GNP-367-4560/05/PE), jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę, natomiast w miesiącu, w którym odebrał czas wolny - odpowiednio niższe.

W praktyce wielu pracodawców nie dokonuje takich przeliczeń, co jednak może skutkować naruszeniem przepisów związanym przede wszystkim z nieterminową wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły nadgodziny.

(?) Zatrudniamy pracownika na 1/2 etatu i wykonuje on pracę od poniedziałku do piątku. Zdarza się, że osoba ta świadczy pracę również w niektóre soboty. Jak powinniśmy zrekompensować jej ten dodatkowy czas pracy?

Pracownik powinien otrzymywać w terminie z nim uzgodnionym inny dzień wolny za pracę w sobotę. Dzień ten powinien zostać ustalony do końca okresu rozliczeniowego obowiązującego u pracodawcy. 

Rozliczenie dniem wolnym pracy w wolną sobotę nie zależy od liczby godzin przepracowanych w tym dniu ani od wymiaru czasu pracy pracownika. Jak trafnie podkreślił SA w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r. (III APa 7/13), w przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy ustawodawca wymaga, aby pracodawca udzielił pracownikowi w zamian innego dnia wolnego w ramach okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła praca w dniu wolnym (art. 151³ Kodeksu pracy). Przesłanką tej zasady nie jest przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego nawet wtedy, gdy nie doszło do przekroczenia obowiązującej do przepracowania przez pracownika liczby godzin w okresie rozliczeniowym.

Zatem osobie zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy pracę w wolną sobotę również należy zrekompensować innym dniem wolnym, jeśli doszło do naruszenia zasady 5-dniowego tygodnia pracy. 

(?) U pracodawcy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się z miesiącami kalendarzowymi. Do kiedy należy wypłacić wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy?

Odpowiedź na zadane pytanie zależy też od tego, czy pracownik pracuje w stałym rozkładzie, czy praca planowana jest nierównomiernie w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego. 

W pierwszym przypadku (np. praca na 1/2 etatu po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku) dodatkowa praca powinna zostać rozliczona z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wystąpiła.

Jeżeli jednak pracodawca planuje pracę w różnych wymiarach w danych miesiącach okresu rozliczeniowego (w liczbie godzin nieadekwatnej do części etatu dla każdego miesiąca), to powstanie pracy ponadwymiarowej może być wynikiem nieprawidłowego planowania pracy w całym okresie rozliczeniowym. Stwierdzenie tego faktu będzie możliwe po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a wówczas za dodatkową pracę należy zapłacić.

Jeżeli pracownik z nierównomiernymi rozkładami czasu pracy w poszczególnych miesiącach otrzymywałby polecenia wykonywania dodatkowej pracy, to wynagrodzenie za nią powinno zostać wypłacone wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym taka praca wystąpiła.

(?) Pracownikowi zatrudnionemu na 3/4 etatu przysługuje dodatek jak za nadgodziny po przekroczeniu przeciętnie 30 godzin tygodniowo. We wrześniu 2024 r. przepracował 140 godzin. Jak obliczyć ten dodatek?

Przy założeniu, że pracownik pracuje w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy, dodatek przysługuje za 14 godzin w wysokości 100% stawki godzinowej wynikającej z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. 

W umowie o pracę zawieranej z osobą zatrudnioną w niepełnym wymiarze czasu pracy strony stosunku pracy powinny ustalić dopuszczalną ponad ustalony w tej umowie wymiar czasu pracy pracownika liczbę godzin pracy, przekroczenie których uprawnia go do dodatku do wynagrodzenia równego dodatkowi za godziny nadliczbowe (art. 151 § 5 Kodeksu pracy). W pytaniu strony ustaliły ten limit na poziomie średnio 30 godzin na tydzień, a zatem w liczbie równej wymiarowi czasu pracy, w którym jest zatrudniony pracownik.

Pracownik powinien przepracować we wrześniu 2024 r. 126 godzin (3/4 ze 168 godzin wymiaru czasu pracy dla września 2024 r.), a przepracował 140 godzin. Praca ponad wymiar, objęta koniecznością rozliczenia jej wynagrodzeniem wraz ze 100% dodatkiem, obejmuje w tym przypadku 14 godzin. 

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji