Firmy muszą wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów do 25 września 2024 roku

Już wkrótce zaczną obowiązywać przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego systemu prawnego dyrektywę UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Pracodawcy mają czas do 25 września 2024 roku na przygotowanie się do nowych regulacji i wdrożenie w firmie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Czego dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dotychczas w polskim systemie prawnym brak było kompleksowej regulacji poświęconej ochronie sygnalistów.

W ustawie zostały uregulowane:

• warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
• zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
• zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
• zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Ustawa nie będzie miała zastosowania do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej oraz postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Dotyczy to osób, które zgłaszają naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub pełnienia służby. Może to być więc m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka czy służba wojskowa. Chodzi także o wykonawców, podwykonawców lub dostawców oraz inne osoby, które zgłaszają informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą.

Naruszeniem prawa, które może być przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in. korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.

Instytucją odpowiedzialną za udzielenie wsparcia sygnalistom oraz przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych będzie Rzecznik Praw Obywatelskich.

Ochrona sygnalistów przed odwetem

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na odmowie nawiązania stosunku pracy, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, przeniesieniu na niższe stanowisko pracy, mobbingu lub dyskryminacji. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego będą uważane także próby lub groźby ich zastosowania.

Procedura dokonywania zgłoszeń w firmie

Zgłoszenie wewnętrzne polega na poinformowaniu o naruszeniu podmiotu prawnego, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym. Zgłoszenie zewnętrzne jest skierowaniem informacji do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Ujawnienie publiczne jest podaniem informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej przez samego sygnalistę z pominięciem pozostałych kanałów zgłoszeń.

Nowe przepisy to także nowe obowiązki dla pracodawcy, który będzie musiał opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych i określić zasady ich przyjmowania. Wewnętrzne systemy sygnalizowania mają ułatwić diagnozowanie nieprawidłowości w firmie i pomóc eliminować niezgodne z prawem działania.

Jak wdrożyć nowe przepisy o sygnalistach - procedura krok po kroku >>>

Próg ten nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określić m.in.:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnioną do podejmowania działań następczych.

Ustawa przewiduje możliwość przyjmowania wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach grupy kapitałowej. Warunkiem będzie zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z ustawą.

Czy można wdrożyć wewnętrzne procedury zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów przed wejściem w życie ustawy - stanowisko MRPiPS >>>

Przepisy karne w ustawie o sygnalistach

Czyn polegający na uniemożliwianiu lub istotnym utrudnianiu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa będzie przestępstwem podlegającym grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Przestępstwami zagrożonymi karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności będą także działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.

Ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia tzn. 25 września 2024 roku, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano termin 6 miesięczny.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka