Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób będą niebawem objęci nowymi obowiązkami związanymi z wdrożeniem ustawy z 14 czerwca 2024 r o ochronie sygnalistów. Będą musieli przygotować procedury dotyczące zgłaszania naruszeń prawa przez osoby u nich zatrudnione bądź z nimi współpracujące. Nowe regulacje mają chronić sygnalistów przed ewentualnymi działaniami odwetowymi pracodawcy po zgłoszeniu przez nich naruszeń prawa. Sygnalista, który doświadczy działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o odszkodowanie lub zadośćuczynienie.
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Reguluje m.in.:
Ponadto reguluje zadania Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.
Nowe (omówione w dalszej części opracowania) przepisy wejdą w większości w życie po upływie 3 miesięcy od ich publikacji w Dzienniku Ustaw.
Sygnalista to osoba fizyczna, która alarmuje o naruszeniach prawa i ma do tego uzasadnione podstawy. Tą osobą może być (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów):
Ważne
Zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą może dokonać również osoba przed nawiązaniem stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, pełnienia funkcji lub pełnienia służby u danego pracodawcy albo już po ich ustaniu.
Naruszenie prawa to działanie niezgodne z prawem lub takie, które ma na celu obejście prawa. Dotyczy ono:
(art. 3 ust 1 ustawy o ochronie sygnalistów).
Ponadto w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych pracodawca może przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały przez niego ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
Sygnaliści nie będą mogli zgłaszać naruszeń z zakresu prawa pracy. Ten zakres został bowiem usunięty w toku prac parlamentarnych nad ustawą.
Osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa albo gdy ujawnia je publicznie, podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miała uzasadnione podstawy sądzić, iż zgłaszana informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochrona sygnalisty polega na zakazie działań odwetowych, prób ich podejmowania lub gróźb stosowania takich działań. Chodzi tu m.in. o:
Katalog zakazu działań odwetowych wyszczególnionych powyżej jest otwarty i dotyczy sygnalisty którego praca była, jest lub będzie świadczona na podstawie stosunku pracy.
W przypadku sygnalistów, których praca lub usługi były, są lub będą świadczone na innej podstawie niż stosunek pracy, zakazem są objęte działania odwetowe, próby ich podejmowania lub groźby zastosowania takich działań, które obejmują m.in.:
Sygnalista, wobec którego pracodawca dopuścił się zakazanych działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania nie niższego niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych przez prezesa GUS w Monitorze Polskim (w 2024 r. jest to kwota 7155,48 zł), lub prawo do zadośćuczynienia.
Przepisom ustawy o ochronie sygnalistów podlegają te podmioty, dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia i 1 lipca danego roku.
Do stanu zatrudnienia wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów).
Przykład
Spółka zatrudnia 14 pracowników na pełen etat oraz 80 zleceniobiorców. W związku z tym, że pracę zarobkową dla spółki świadczą 94 osoby, spółka ma obowiązek wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów.
Limit 50 osób nie dotyczy podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
Przykład
Firma będąca pośrednikiem w sprzedaży kredytów gotówkowych banków i firm pozabankowych zatrudnia 4 pracowników oraz współpracuje z 3 osobami prowadzącymi jednoosobową działalność z którymi ma podpisane umowy B2B. W tym przypadku podmiot prowadzący działalność w zakresie usług finansowych podlega ustawie o ochronie sygnalistów bez względu na liczbę zatrudnianych osób.
Ważne
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów w części dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych nie obejmują jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Podmioty objęte przepisami o ochronie sygnalistów mają obowiązek stworzenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań w związku z takim zgłoszeniem. Procedura powinna być wprowadzona po przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową (lub zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna taka organizacja). Jeżeli u pracodawcy taka organizacja nie działa, wówczas konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób wykonujących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym w danym podmiocie.
Wewnętrzna procedura zgłoszeń musi określać:
Sygnalista dokonuje zgłoszenia wewnętrznego o naruszeniu prawa w formie ustnej lub pisemnej. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w formie papierowej lub elektronicznej.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy musi gwarantować sygnaliście, że przetwarzane dane osobowe związane z przyjmowaniem zgłoszeń zapewniają ochronę poufności tożsamości zarówno sygnalisty jak i osoby której zgłoszenie dotyczy a także innej osoby wskazanej w danym zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. A to oznacza, że do przyjmowania i weryfikacji takich zgłoszeń u pracodawcy a także do podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych chronionych osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji pozyskanych w zgłoszeniach wewnętrznych.
Warto wspomnieć że pracodawcy którzy nie spełnią ustawowego obowiązku i nie wdrożą stosownych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszeń naruszeń prawa podlegać będą karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 3 lat w zależności od rodzaju naruszenia.
Podstawa prawna
art. 1, art. 3-4, art. 6, art. 11-14, art. 23- 29, art. 54-59 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów - w dniu oddania bieżącego numeru do druku ustawa oczekiwała na podpis Prezydenta
komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 9 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w 2023 r. - M.P. z 2024 r. poz. 110
Agata Pinzuł
specjalista ds. ubezpieczeń i prawa pracy, redaktor "MONITORA księgowego", były wieloletni pracownik ZUS