9/2024 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych], data dodania: 06.09.2024 Czy klient może podważać kwotę wynagrodzenia wynikającego z zaakceptowanej mailowo stawki godzinowej
PROBLEM
Klient zwrócił się do mnie, abym przygotowała dla niego dodatkowe zestawienie, które jest mu potrzebne do uzyskania kredytu w banku. Gdy rozmawialiśmy przez telefon, oboje stwierdziliśmy, że pewnie zajmie to kilka godzin i że napiszę do niego e-mail z informacją w sprawie wyceny. Napisałam wiadomość e-mail o treści: "proponuję stawkę 300 zł + VAT za 1 godzinę pracy księgowej". Klient odpisał, że akceptuje. Przygotowałam to zestawienie, wyszło mi 5 godzin. Wystawiłam więc fakturę na 1500 zł + VAT, którą wysłałam klientowi. Ten po 10 dniach od otrzymania faktury (po upływie terminu płatności) odpisał, że jej kwota różni się od tego, co było w korespondencji mailowej. Zaskoczyło mnie to niesamowicie, przecież przez telefon mówiliśmy, że przygotowanie zestawienia zajmie kilka godzin. Teraz twierdzi, że z wiadomości e-mail jasno wynika, iż umówiliśmy się na 300 zł + VAT za wykonanie zlecenia. By nie być gołosłowną w kwestii liczby przepracowanych godzin, przesłałam klientowi bardzo szczegółowe wyliczenie czynności i czasu przeznaczonego na wykonanie zestawienia. W programie księgowym również został odnotowany czas pracy. Podczas naszych rozmów z klientem nie pojawiało się również zastrzeżenie, które zobowiązywałoby mnie do informowania klienta o każdej przekroczonej godzinie itp. Klient przed wykonaniem usługi telefonicznie prosił i mówił, żeby od razu zacząć pracę na przygotowaniem tego zestawienia do banku, co też zrobiłam. Nawet jedna z pracownic mojego biura słyszała rozmowę z klientem, w której padła informacja o tym, że przygotowanie zestawienia zajmie kilka godzin. Z klientem już nie współpracuję. Czuję się jednak oszukana. Czy jestem w stanie wygrać sprawę przeciwko klientowi o zapłatę całej kwoty 1500 zł + VAT?
RADA
Przedstawiony stan faktyczny wskazuje na to, że autorka pytania ma realną szansę na wygranie sprawy o zapłatę, jednak ostateczne stanowisko może zostać zajęte po zapoznaniu się z całokształtem sprawy, a zwłaszcza po przeczytaniu pełnej korespondencji mailowej prowadzonej pomiędzy biurem a jego klientem. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
W przedmiotowej sprawie została zawarta dodatkowa umowa pomiędzy biurem rachunkowym a klientem. Zobowiązanie biura rachunkowego wykraczało poza treść umowy o świadczenie usług księgowych i polegało na sporządzeniu zestawienia do kredytu. W zamian za to zestawienie biuro rachunkowe powinno otrzymać dodatkowe wynagrodzenie, ustalone przez strony. Biuro rachunkowe wysłało wiadomość e-mail, w której zaproponowało: "stawkę 300 zł + VAT za 1 godzinę pracy księgowej", co klient zaakceptował. Po wykonaniu powstał spór co do interpretacji postanowień umowy w zakresie wynagrodzenia. Taki spór powinien zostać rozwiązany poprzez dokonanie interpretacji zawieranych umów i oświadczeń woli stron umowy.
Zasady interpretacji (wykładni) zawieranych umów
Główna zasada wykładni umów stanowi, że przy umowach należy badać raczej rzeczywisty zamiar stron i cel umowy, a nie opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Wobec tego duże znaczenie posiada nie tylko treść przesłanej przez biuro rachunkowe wiadomości e-mail, lecz także inne okoliczności towarzyszące zawarciu umowy. W rozpatrywanym przypadku jest to m.in. rozmowa telefoniczna pomiędzy stronami, w której zgodnie potwierdziły, że wykonanie zadania przez biuro zajmie kilka godzin, co przemawia na korzyść księgowej. Należy jednak zauważyć, że już samo brzmienie treści wiadomości e-mail wskazuje na to, że księgowa zaproponowała rozliczenie według czasu pracy, a nie ryczałtowe.
Interpretacja (wykładnia) treści wiadomości e-mail
W treści wiadomości e-mail określona została stawka 300 zł + VAT za jedną godzinę pracy księgowej, tj. w ofercie wyraźnie wskazano określoną jednostkę czasu pracy. W treści wiadomości nie jest jednak napisane, że wykonanie usługi polegającej na przygotowaniu dodatkowego zestawienia zajmie godzinę. Jeśli honorarium za całą usługę miałoby wynosić 300 zł + VAT bez względu na czas poświęcony do jej wykonania, to wiadomość e-mail brzmiałaby, że stawka za sporządzenie zestawienia wynosi 300 zł + VAT, bez odniesienia się do czasu pracy. Przy stawce ryczałtowej odnoszenie się do jakiegoś czasu pracy jest bowiem zupełnie bezcelowe.
Kwestie dowodowe
Jako dowód w celu wykazania wysokości wynagrodzenia księgowej należy przedstawić wiadomości e-mail pomiędzy stronami, a zwłaszcza tę dotyczącą stawki za usługę i jej akceptację. Za prawdziwością twierdzeń księgowej przemawia ponadto okoliczność, iż klient zakwestionował wysokość faktury dopiero po 10 dniach od jej otrzymania. Gdyby klient uważał, że stawka jest zawyżona, to prawdopodobnie o wiele szybciej zareagowałby na treść faktury i nie czekał 10 dni. Dowodem powinien być także biling rozmów pomiędzy księgową a klientem oraz zeznania świadka, który był obecny przy rozmowie i słyszał, jak strony stwierdziły, że wykonanie czynności zajmie kilka godzin.
Podstawa prawna
art. 65, art. 353 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1237
Marcin Szabłowski
adwokat
