7-8/2024 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych - sierpień], data dodania: 05.08.2024 Czy była księgowa jest zobowiązana do udzielania informacji nowej księgowej byłego klienta
PROBLEM
Odezwała się do nas nowa księgowa naszego byłego klienta. Zapytała o kilka kwestii związanych z jego dokumentacją, na co udzieliliśmy odpowiedzi. Jednak zadawała te pytania coraz częściej aż zaczęło nam to zajmować zbyt dużo czasu i dezorganizować normalną pracę. W związku z tym asertywnie zakomunikowaliśmy, że udostępniliśmy już wszelkie dokumenty i informacje o kliencie, a zatem nasza rola w jego obsłudze już się skończyła i nie udzielamy innych wyjaśnień. Na to nasz były klient stwierdził, że będziemy musieli pokryć koszty, które on poniesienie wobec niewłaściwego wykonania umowy przez nas, gdyż jest powszechnie przyjęte, że była księgowa udziela odpowiedzi na pytania nowej. Stwierdził, że posiada wiedzę o tym z dotychczasowego doświadczenia, gdyż wielokrotnie zmieniał biuro rachunkowe i według niego jest taki ustalony zwyczaj. Pytania zadawane przez nową księgową klienta wskazują raczej na to, że nie posiada wiedzy potrzebnej do świadczenia tych usług. Jest to osoba, która powinna najpierw - naszym zdaniem - przyuczyć się do wykonywania zawodu. Nie chcemy i nie zamierzamy uczyć jej, jak prowadzić księgowość spółki. Dodam, że wcześniej klient pokazał nam ofertę od niej i żądał obniżenia ceny - nawet za poprzednie okresy - na co nie chcieliśmy się zgodzić. Wobec tego wypowiedział umowę i wybrał tańszą opcję, bo jak stwierdził "nie będzie przepłacał". Klient nawiązał z nami współpracę poprzez ogłoszenie na jednej z grup na Facebooku. W treści wymiany wiadomości na tym portalu, podczas rozmów ani w samej umowie o księgowość nie padło zobowiązanie się przez nas do wdrażania jego nowej księgowej. Poza tym gdybyśmy wcześniej wiedzieli, że zmienia biuro rachunkowe tak często i to najczęściej z powodu znalezienia niższej ceny, to nigdy nie zawarlibyśmy umowy o świadczenie usług. Dodatkowo klient zalega nam z płatnością za ostanie miesiące. Na początku płacił i zaczynamy podejrzewać, że być może jego zachowanie zmierza do tego, żebyśmy nie dochodzili od niego zapłaty. Czy klient może od nas żądać, żebyśmy pokryli koszty wdrożenia nowej księgowej z tego powodu, że nie chcemy już udzielać informacji i wyjaśnień lub spróbować potrącić te koszty z wynagrodzenia nam przysługującego, a z którym zwleka z zapłatą? Dodam jeszcze, że to klient wypowiedział umowę, a my wydaliśmy wszelką dokumentację i poinformowaliśmy o tym, co niezbędne.
RADA
Biuro rachunkowe po zakończeniu umowy o księgowość nie jest zobowiązane do tego, żeby po wydaniu dokumentacji klienta z odpowiednią informacją udzielać nowej księgowej dodatkowych informacji i wyjaśnień, o ile nie zobowiązało się do tego w umowie lub w inny sposób.
UZASADNIENIE
Zobowiązania z umowy o świadczenie usług księgowych. Umowa o świadczenie usług księgowych - jak sama nazwa wskazuje - dotyczy świadczenia usług księgowych, a nie wdrażania nowego biura rachunkowego w sytuacji, gdy umowa ta już nie obowiązuje, a klient zmienił księgową. Wobec tego jeśli biuro samo nie zobowiązało się do tych czynności, to nie ma takiego obowiązku.
Kwestia ustalonych zwyczajów. Treść wypowiedzi byłego klienta wskazuje na to, że wywodzi istnienie obowiązku współpracy z nową księgową na podstawie ustalonych zwyczajów. Przepisy Kodeksu cywilnego rzeczywiście stanowią, że czynność prawna wywołuje skutki nie tylko w niej wyrażone, lecz także te, które wynikają z zasad współżycia społecznego, przepisów prawa i ustalonych zwyczajów. Jeśli jednak klient chce powołać się na ustalony zwyczaj, to powinien go udowodnić, gdyż ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z danej okoliczności wywodzi skutki prawne (tj. w tym przypadku obowiązek wdrażania nowej księgowej). Zatem klient musiałby wykazać, że jest utrwalona w społeczności księgowych praktyka, charakteryzująca się długim okresem zastosowania i utrwalonym, zgodnym przekonaniem społeczności księgowych o konieczności podporządkowania się niej. Taka praktyka jednak nie istnieje w zakresie wdrażania nowej księgowej byłego klienta. Wskazują na to chociażby liczne spory o to, co należy do obowiązków byłego biura rachunkowego. Należy bowiem mieć na uwadze, że oba podmioty są przedsiębiorcami. Klient nie jest zatem konsumentem, a tym samym zmieniając biuro rachunkowe, musi liczyć się z konsekwencjami po jego stronie, ryzykiem i związanymi z tym trudnościami.
Kwestia żądania zapłaty od biura za wdrożenie księgowej i ewentualnego potrącenia z przysługującego wynagrodzenia. Jeśli biuro rachunkowe nie zobowiązało się do wdrożenia nowej księgowej, to klient w razie wytoczenia procesu przegra go. Ewentualne potrącenie wierzytelności przez klienta będzie nieskuteczne, ponieważ jego wierzytelność nie istnieje. W sytuacji gdyby klient złożył oświadczenie o potrąceniu, biuro powinno pisemnie odpowiedzieć na nie, że nie uznaje potrącenia za skuteczne. Wierzytelność klienta bowiem nie istnieje, gdyż biuro nie było zobowiązane do wdrażania jego nowej księgowej.
Bardzo możliwe, iż klient jest świadomy bezzasadności swojego roszczenia, a przyjęta przez niego postawa jest wyrazem jego taktyki, aby byłe biuro rachunkowe zaniechało dochodzenia od niego roszczenia. Innym - dość częstym - zachowaniem części klientów, którzy zamierzają nie płacić zaległych faktur, jest powoływanie się na rzekome błędy byłego biura i koszty związane z ich naprawieniem. W takiej sytuacji należy jeszcze bardziej stanowczo dochodzić zapłaty za usługi księgowe i wskazać byłemu klientowi, że jeśli nie zapłaci dobrowolnie, będzie musiał liczyć z kosztami sądowymi, zastępstwa procesowego, a także postępowania egzekucyjnego.
Marcin Szabłowski
adwokat
Podstawa prawna
art. 56, art. 353, art. 3531, art. 498 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061
art. 232 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1550; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 863
