Zmiany w prowadzeniu ksiąg rachunkowych od 2025 r. - wprowadzenie JPK_CIT

Od 1 stycznia 2025 r. duże firmy i podatkowe grupy kapitałowe zostaną objęte nowymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ich raportowania w formie elektronicznej do urzędów skarbowych. Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek składania tzw. JPK_CIT, który ma na celu usprawnienie kontroli podatkowych oraz zwiększenie transparentności rozliczeń CIT. Przy tym z informacji MF dowiadujemy się już szczegółowo, jakich zmian w prowadzeniu ksiąg należy dokonać.

Nowy obowiązek dla dużych firm

Od 1 stycznia 2025 r. podatnicy CIT, których roczne przychody przekroczą 50 mln euro, oraz podatkowe grupy kapitałowe będą zobligowani do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą programów komputerowych i raportowania ich w postaci ustrukturyzowanych plików elektronicznych. Obowiązek ten ma na celu zwiększenie dokładności i przejrzystości danych finansowych przekazywanych do organów podatkowych. Obecnie wiemy już, że pliki te będą przesyłane do urzędów skarbowych w formie:

• JPK_KR_PD (Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy) oraz
• JPK_ST_KR (Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe).

Pierwsze struktury logiczne JPK_CIT tacy przedsiębiorcy będą musieli złożyć bez wezwania w marcu 2026 r., tj. do upływu terminu złożenia zeznania podatkowego za 2025 r.

W kolejnych latach obowiązek ten będzie stopniowo obejmował mniejszych podatników CIT, którzy będą musieli dostosować swoje systemy księgowe, aby sprostać nowym wymaganiom.

Czego wymaga raportowanie w formie JPK_CIT

Raportowanie w ramach JPK_CIT wymagać będzie wprowadzenia szczegółowych znaczników w zapisach księgowych, które będą identyfikować m.in. numer identyfikacji kontrahenta, numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz informacje dotyczące różnic między wynikiem bilansowym a podatkowym. Wprowadzenie tych znaczników będzie wymagało od przedsiębiorców zaktualizowania swoich systemów księgowych. Dla firm będzie to oznaczało konieczność prowadzenia księgowości na takim poziomie analitycznym, który zagwarantuje pozyskiwanie wszystkich danych wymaganych przez MF. Raporty będą składane co roku bez konieczności wezwania ze strony urzędów skarbowych, co z kolei pozwoli organom podatkowym na bieżąco monitorować sytuację podatkową przedsiębiorstw.

Broszury informacyjne i możliwość zadawania pytań - pomoc dla podatników ze strony MF

Broszury informacyjne. Przygotowanie do nowych zadań systemów księgowych to trudne zadanie. Dlatego MF opublikowało broszury informacyjne dotyczące:

• struktury JPK_KR_PD (Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe - Podatek Dochodowy) - plik ma zawierać informacje o wszystkich operacjach księgowych w danym roku, m.in. numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, sumy obrotów i sald kont księgi głównej i pomocniczej, a także dane związane z podatkiem dochodowym,
• struktury JPK_ST_KR (PD (Jednolity Plik Kontrolny - Środki trwałe - Księgi Rachunkowe) - plik ma zawierać informacje obejmujące m.in. numer inwentarzowy, daty nabycia i przyjęcia do użytkowania, metody amortyzacji oraz wartości początkowe i odpisy amortyzacyjne.

Broszury szczegółowo wyjaśniają sposób wypełniania poszczególnych pól plików JPK, zasady tworzenia i przesyłania pliku oraz dostarczają instrukcje dotyczące organizacji procesów księgowych pod kątem nowego obowiązku. Z broszur dowiadujemy się, że obydwie struktury będą tworzone w formacie XML i będą musiały spełniać określone wymagania techniczne dotyczące m.in. kodowania znaków, formatów dat oraz pól kwotowych. Przy tym zdaniem MF ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych przed 2025 r. nie będą wymagały aktualizacji.

Zadaj MF pytanie. Na stronie podatki.gov.pl MF udostępnił podatnikom sekcję pytań i odpowiedzi związanych ze strukturami logicznymi ksiąg rachunkowych i ewidencji środków trwałych (dostępna pod linkiem https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/pytania-i-odpowiedzi/). Jeśli informacje tam zamieszczone nie wyjaśnią wątpliwości, można zadać pytanie ekspertom MF na adres e-mail: JPK.helpdesk@mf.gov.pl.

Jak się przygotować

Podatnicy i firmy księgowe powinny jak najwcześniej rozpocząć przygotowania do wprowadzenia JPK_CIT. W tym celu należy przeprowadzić przegląd swoich systemów księgowych, procedur wewnętrznych, jak i polityki rachunkowości, aby od 1 stycznia 2025 r. były gotowe do generowania wymaganych plików w zgodzie z nowymi strukturami logicznymi. Nowy obowiązek będzie zapewne oznaczać konieczność dostosowania zakładowego planu kont, gdyż niejednokrotnie zakres danych wymaganych nowymi strukturami nie pokrywa się z danymi gromadzonymi dotychczas w systemach finansowo-księgowych. Wymagany będzie zatem przegląd zakładowego planu kont i jego uaktualnienie w tym zakresie, tj. ewentualne rozszerzenie o nowe konta i przypisanie do nich wymaganych przez MF znaczników podatkowych. Księgowanie będzie prowadzone w taki sposób, by widoczne były wszelkie zapisy księgowe mające wpływ na wyliczenie CIT. Obecnie bardzo rzadko system księgowy generuje całość danych dla celów obliczania wyniku podatkowego; zazwyczaj sporządzane jest odrębne zestawienie, w którym ujmowane są różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym. Po wprowadzeniu nowych schem informacje te będą pobierane bezpośrednio z ksiąg rachunkowych prowadzonych elektronicznie. Dostosowanie oprogramowania księgowego do nowych wymogów może okazać się czasochłonne, dlatego warto już teraz zacząć współpracę z dostawcami systemów IT, aby uniknąć problemów technicznych w przyszłości. Niezbędnym zapewne okaże się również - po dostosowaniu systemu finansowo-księgowego - przeprowadzenie testów generowania i walidacji nowych struktur, tak by być pewnym, że system księgowy generuje pliki spełniające nie tylko określone wymogi techniczne, ale również zawiera wszystkie dane wymagane przez MF.

Odrębności wybranych branż. Warto zaznaczyć, że dla niektórych branż, takich jak banki czy przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, ustawodawca przewidział pewne ułatwienia w postaci wyłączenia z obowiązku przekazywania numerów NIP dla poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Tym samym warto sprawdzić, czy dla danej branży istnieją te odrębności i jeżeli tak, to czy dostawca oprogramowania ma tego świadomość i je uwzględnił.

Podsumowanie

Od 2025 r. przedsiębiorcy objęci podatkiem CIT będą musieli dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymogów. Pierwsza grupa dużych podmiotów powinna jeszcze w 2024 r. dokonać szczegółowej analizy w tym zakresie, tak by w 2025 r. pracować już w systemie uwzględniającym podany w schematach zakres danych (tj. nowe systemy księgowe muszą zostać przystosowane do dokonywania zapisów w zmodyfikowanym układzie już od początku 2025 r.). Pierwsze raporty JPK_CIT zostaną złożone w 2026 r., a cały proces ma na celu ułatwienie organom podatkowym dostępu do danych księgowych firm oraz bardziej precyzyjną kontrolę rozliczeń podatkowych. Przygotowania do wdrożenia JPK_CIT należy zacząć już teraz, aby uniknąć problemów i kar w przypadku niedostosowania się do nowych przepisów.

Sławomir Biliński 

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", ekspert podatkowy