Sygnaliści - obowiązki pracodawców związane z wewnętrznymi zgłoszeniami naruszenia prawa

Do 25 września 2024 r. pracodawcy, którzy według stanu na 1 lipca 2024 r. zatrudniali co najmniej 50 osób, w przeliczeniu na pełne etaty, bez względu na podstawę prawną świadczenia przez nie pracy, mają obowiązek wdrożyć w firmie wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz utworzyć kanały zgłaszania naruszeń.

25 września 2024 r. wejdą w życie przepisy ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, ujawnienia publicznego i przepisów karnych. Oznacza to, że podmioty sektora publicznego i sektora prywatnego (poza podmiotami prawnymi, u których mniej niż 50 osób wykonuje pracę zarobkową, i jednostkami organizacyjnymi gminy lub powiatu liczącymi mniej niż 10 000 mieszkańców) będą musiały zgodnie z ustawą ustanowić procedury zgłoszeń wewnętrznych. Od 25 września 2024 r. w podmiotach tych będą też musiały funkcjonować systemy przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych. Natomiast 25 grudnia 2024 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Do tego dnia Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne (naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w ustawie) będą musiały wdrożyć systemy przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

1. Definicja podmiotu publicznego i prywatnego

Przez podmiot publiczny należy rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego. Są to m.in.: 

1. jednostki sektora finansów publicznych:

• organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,

• jednostki samorządu terytorialnego,

• jednostki budżetowe,

• państwowe fundusze celowe,

• ZUS i NFZ,

• samodzielne zakłady opieki zdrowotnej,

• uczelnie publiczne,

• państwowe i samorządowe instytucje kultury;

2. inne niż określone w pkt 1 państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

3. inne niż określone w pkt 1 osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie, oraz podmioty, o których mowa w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:

a) finansują je w ponad 50% lub

b) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub

c) sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub

d) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;

4. związki podmiotów, o których mowa w pkt 1-3,

5. inne podmioty niewymienione w pkt 1-4 które wykonują jedną z działalności sektorowej wskazanej w przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych (m.in. w zakresie gospodarki wodnej, energii elektrycznej czy gazu i energii cieplnej), działają w charakterze podmiotów świadczących usługi publiczne, w charakterze przewoźników lotniczych lub w charakterze armatorów Wspólnoty. 

Przez podmiot prywatny należy rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi.

2. Status sygnalisty

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą czy innym podmiotem. Zgłaszającym naruszenie prawa może być:

• pracownik, 

•  pracownik tymczasowy,

• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, 

• przedsiębiorca,

•  prokurent,

•  akcjonariusz lub wspólnik,

•  członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, 

•  osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

•  stażysta,

•  wolontariusz, 

•  praktykant,

• funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej,

• żołnierz, tj. osoba pełniąca czynną służbę wojskową. 

Sygnalistą może być także osoba fizyczna, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed:

• nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub 

• pełnieniem funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, 

• pełnieniem służby w podmiocie prawnym

lub po ich ustaniu.

Status sygnalisty jest wynikiem dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego bądź ujawnienia publicznego. Ochrona przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie jej dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

 

3. Ochrona sygnalisty

Ochrona przysługuje sygnaliście niezależnie od formy świadczenia pracy lub pełnienia służby (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej, wolontariat czy czynna służba wojskowa).

Ochroną są objęci też sygnaliści dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę pracy lub gdy taki stosunek już ustał.

Ustawa obejmuje ochroną także:

• inne osoby fizyczne, które powzięły wiadomość o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą i zgłoszą lub ujawnią publicznie informację o naruszeniu prawa,

• osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, 

• osoby trzecie powiązane z sygnalistą,

• osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające lub powiązane z sygnalistą (w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające sygnalistę).

4. Środki ochrony sygnalistów 

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie ich dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 

1. Zakaz działań odwetowych 

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Przez działania odwetowe rozumieć należy bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy,

• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,

• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,

• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,

• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,

• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,

• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,

• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,

• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,

• mobbingu,

• dyskryminacji,

• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,

• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,

• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,

• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

 

 

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług albo pełnienia funkcji czy pełnienia służby, do osoby takiej stosuje się odpowiednio wyżej wymienione zakazy działań odwetowych, jeżeli charakter świadczonej pracy, usług, pełnionej funkcji lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania. 

W tym przypadku dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności: 

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia, 

• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

  2. Odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych przez Prezesa GUS, lub prawo do zadośćuczynienia. W 2024 r. podstawą wymiaru minimalnego odszkodowania jest kwota 7155,48 zł.

 

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

3. Kary 

Ustawa przewiduje również sankcje karne dla osób, które naruszają przepisy o ochronie sygnalistów lub nie wywiązują się z obowiązków nałożonych ustawą. 

Tabela 1. Rodzaje kar za naruszenie przepisów o sygnalistach

 

Kogo dotyczy	Wymiar kary
osoba, która uniemożliwia lub istotnie utrudnia innej osobie dokonanie zgłoszenia	grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. W przypadku stosowania wobec innej osoby przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu kara pozbawienia wolności może wynieść nawet 3 lata
osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec: sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą	grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli sprawca ww. czynu działa w sposób uporczywy, kara pozbawienia wolności może wynieść nawet 3 lata
osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość: sygnalisty,  osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub  osoby powiązanej z sygnalistą	grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku
osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, która wbrew przepisom ustawy nie ustanawia tej procedury lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy	kara grzywny

5. Rodzaje naruszeń prawa podlegające zgłoszeniu 

Naruszenie prawa to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub takie, które ma na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji,

• zamówień publicznych,

• usług, produktów i rynków finansowych,

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

• bezpieczeństwa transportu,

• ochrony środowiska,

• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

• bezpieczeństwa żywności i pasz,

• zdrowia i dobrostanu zwierząt,

• zdrowia publicznego,

• ochrony konsumentów,

• ochrony prywatności i danych osobowych,

• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej.

Podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. W takim przypadku nie stosuje się przepisów ustawy o ochronie sygnalistów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego.

Ustawy nie stosuje się do informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego,

• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,

• tajemnicą narady sędziowskiej,

• postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Ustawa nie ma też zastosowania do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Natomiast przepisów dotyczących ujawnienia publicznego nie stosuje się do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją przez służby specjalne ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego.

6. Sposoby zgłaszania naruszeń prawa

Ustawa o ochronie sygnalistów wyróżnia trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa:

• zgłoszenie wewnętrzne kierowane do podmiotu prawnego (polega na poinformowaniu przez pracownika lub inną osobę wykonującą pracę zarobkową na rzecz tego podmiotu o naruszeniu prawa), 

• zgłoszenia zewnętrzne kierowane do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich,

• ujawnienie publiczne dokonywane za pośrednictwem mediów tradycyjnych czy społecznościowych (jest podaniem informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej przez samego sygnalistę (ujawniającego) z pominięciem pozostałych kanałów zgłoszeń).

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona: 

• zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego - nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub

• od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej 

- chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. 

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że: 

• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub 

• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub 

• w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu. 

7. Obowiązki pracodawcy związane z wejściem w życie ustawy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Poza tym koniecznie jest utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenie tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.

7.1. Wdrożenie procedury

Obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych dotyczy podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. 

 

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

 

Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Taki podmiot ma obowiązek stworzenia kanałów zgłoszeń w każdym przypadku.

Wyłączone z obowiązku wdrożenia procedury są także gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 000 mieszkańców.

 

7.2. Etapy wdrożenia procedury

Etap I. Opracowanie projektu procedury wskazującej co najmniej:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej "adresem do kontaktu",

3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność, 

4.  tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, 

5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie, 

6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3, 

7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłoszenia wewnętrznego - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, 

8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej,

(art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może zawierać dodatkowo:

• wskazanie naruszeń dotyczących wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych, jeżeli podmiot przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń,

• wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji,

• wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych,

• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Etap II. Konsultacja projektu procedury z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników muszą trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przepisy ustawy nakładają jedynie obowiązek konsultacji, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych/przedstawicieli pracowników na zaproponowaną treść procedury.

Etap III. Podanie procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie (np. rozesłanie drogą e-mail, publikacja na stronie intranetowej, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, doręczenie wydruku procedury osobom współpracującym itp.).

Etap IV. Wejście procedury w życie. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jej ogłoszenia pracownikom (dotyczy to również innych osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego).

7.3. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń

Jednym z obligatoryjnych elementów procedury jest wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej (komórki organizacyjnej w podmiocie) lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, które są upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest wskazanie konkretnej osoby w ramach struktury organizacyjnej firmy, która jest uprawniona do realizowania czynności w ramach systemu ochrony sygnalistów. Osoba taka określana jest jako administrator systemu zgłoszeń albo pełnomocnik ds. zgłoszeń.

Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały pracę.

Czynności związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych mogą być również realizowane przed podmiot zewnętrzny, któremu zadanie to zostało zlecone na podstawie umowy.

 

Proponowany zapis w procedurze "1. Przyjmujący zgłoszenie wewnętrzne zapewnia ochronę poufności informacji objętych zgłoszeniem, w tym dotyczących tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu.  Ochrona poufności dotyczy danych osobowych oraz innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Ochrona ta polega m.in. na: korzystaniu z wydzielonych przestrzeni roboczych, wolnych od dostępu osób postronnych, ograniczeniu tym osobom dostępu do danych lub dokumentów, stosowaniu mechanizmów szyfrujących lub anonimizacji. Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ochronie: po ujawnieniu ich przez sygnalistę, po wyrażeniu przez sygnalistę zgody na ujawnienie tych danych lub gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. W takim przypadku przed ujawnieniem powiadamia się sygnalistę, przesyłając pisemne wyjaśnienie powodów ujawnienia, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.   Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach wewnętrznych są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla weryfikacji zgłoszenia i podjęcia działań następczych, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane (w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy)."

Upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.

7.4. Osoba upoważniona do obsługi zgłoszeń

Kolejnym koniecznym elementem procedury jest określenie osoby upoważnionej do obsługi zgłoszeń.

Obsługa zgłoszenia polega na podejmowaniu działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Jednostką lub osobą upoważnioną do obsługi zgłoszenia może być ta sama jednostka lub osoba, która została upoważniona do przyjmowania zgłoszeń, pod warunkiem że zapewnia bezstronność. Obsługa zgłoszenia nie może natomiast zostać powierzona podmiotowi zewnętrznemu. 

 

7.5. Sposób zgłaszania naruszeń prawa

Obligatoryjnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wskazanie tzw. kanałów zgłoszeń, czyli sposobów, w jaki sygnalista może zgłosić naruszenie prawa.

Przepisy nie określają w tym zakresie żadnych wymogów, wskazując jedynie, że sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Może być w tym celu również wykorzystywane dedykowane oprogramowanie umożliwiające dokonywanie zgłoszeń czy też utworzona skrzynka na zgłoszenia w siedzibie firmy.

Przykład zapisu w wewnętrznej procedurze dotyczący zgłoszeń

Wewnętrzna procedura określa dla zgłoszeń pisemnych następujący kanał ich dokonywania i wymagania z tym związane: "1. Zgłoszenia naruszeń prawa mogą być przekazywane w następującej formie:  za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej - sygnalista@................,  osobiście u pełnomocnika ds. naruszeń prawa,  telefonicznie po nr tel…………………….,  pocztą na adres …………………………………………………………… 2. Zgłoszenie powinno zawierać istotne informacje, niezbędne do jego weryfikacji i oceny naruszenia prawa, w szczególności: tożsamość sygnalisty oraz informację, czy udziela on zgody na jej ujawnienie, adres do kontaktu, tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, opis naruszenia prawa oraz okoliczności i czas jego popełnienia, wskazanie osób dokonujących naruszenia prawa i funkcji pełnionej w czasie tego naruszenia, środki dowodowe, w tym dokumentację lub wskazanie osób mogących poświadczyć naruszenie, wskazanie informacji wrażliwych, których ujawnienie stworzyłoby ryzyko identyfikacji sygnalisty albo stanowiłoby naruszenie tajemnicy chronionej ustawą lub tajemnicy przedsiębiorstwa, oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o odpowiedzialności karnej za dokonanie fałszywego zgłoszenia."

 

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. 

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej należy udokumentować za zgodą sygnalisty w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

• kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

W przypadku natomiast gdy rozmowa telefoniczna nie jest nagrywana, należy ją udokumentować w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. 

W sytuacji natomiast dokonywania zgłoszenia w formie ustnej, podczas bezpośredniej rozmowy, za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

• protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

Sygnalista w każdym z tych przypadków może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia, czy to protokołu z rozmowy, czy transkrypcji tej rozmowy poprzez złożenie swojego podpisu. 

7.6. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo

Ustawa nie nakłada na pracodawców obowiązku umożliwienia sygnalistom zgłaszania naruszeń w sposób anonimowy ani też obowiązku rozpoznawania zgłoszeń anonimowych. Decyzję w tej sprawie należy umieścić w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Wymaga jednak, aby wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń zapewniały ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. 

Podejmując decyzję o przyjmowaniu i rozpatrywaniu zgłoszeń anonimowych, pracodawca ryzykuje otrzymywaniem zgłoszeń nieprawdziwych, błahych lub złośliwych, mających wyrządzić krzywdę wizerunkową innemu pracownikowi lub pracodawcy. Istnieje zatem spore ryzyko, że zgłoszenia anonimowe mogą być znacznie częściej wykorzystywane w złej wierze, gdyż anonimowy sygnalista nie będzie obawiał się konsekwencji zgłaszania bezpodstawnych i nieprawdziwych informacji. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na umożliwienie składania zgłoszeń anonimowych, powinien w procedurze odpowiednio uregulować tryb przyjmowania tych zgłoszeń.

Propozycja zapisu o anonimowych zgłoszeniach w procedurze

"1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem e-mail na adres e-mail………………. 2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.  3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status sygnalisty."

 

 

Do zgłoszeń anonimowych nie będą miały zastosowania przepisy dotyczące:

• przekazywania sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny,

• potwierdzenia otrzymania zgłoszenia,

• wydania zaświadczenia o podleganiu ochronie przez sygnalistę,

• obowiązku informacyjnego względem sygnalisty o podjętych czynnościach lub ich braku,

• informacji zwrotnej wysyłanej sygnaliście przez organ publiczny.

8. Działania następcze i informacja zwrotna dla sygnalisty

Koniecznym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest również określenie trybu postępowania po otrzymaniu zgłoszenia. Składa się na to przede wszystkim:

• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, 

• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, 

• przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

 

Działanie następcze to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez:

• postępowanie wyjaśniające, 

• wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, 

• wniesienie oskarżenia, 

• działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub w celu zamknięcia procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Przykładowy zapis w procedurze dotyczący działań następczych

"1. Na wniosek Pełnomocnika ds. zgłoszeń Prezes zarządu, wyznacza zespół wyjaśniający zgłoszenie wewnętrzne. 2. Członkowie zespołu wyjaśniającego mają prawo do: wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych z przedmiotem zgłoszenia; uzyskiwania od osób świadczących pracę w …… informacji, opinii, dokumentów lub danych z systemów informatycznych lub innych materiałów związanych z przedmiotem zgłoszenia; korzystania z biegłych i ekspertów zewnętrznych, zabezpieczania dowodów świadczących o naruszeniu prawa. 4. W razie konieczności pozyskania dodatkowych informacji od sygnalisty, członkowie zespołu wyjaśniającego komunikują się z nim za pośrednictwem Pełnomocnika ds. zgłoszeń. 5. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego zespół sporządza sprawozdanie. Sprawozdanie zawiera w szczególności: opis przedmiotu zgłoszenia; ocenę zgodności informacji zawartych w zgłoszeniu ze stanem faktycznym; ocenę naruszenia prawa, w tym wskazanie osób odpowiedzialnych oraz skutków tego naruszenia; rekomendacje dalszych działań następczych, w tym dotyczących przeciwdziałania skutkom naruszenia prawa, odzyskania środków finansowych, złożenia zawiadomienia do właściwego organu albo zamknięcia postępowania ze zgłoszeniem; wnioski dotyczące zapewnienia praw sygnaliście, w tym dotyczące ochrony przed działaniami odwetowymi. 6. Zespół wyjaśniający ulega rozwiązaniu po zakończeniu postępowania ze zgłoszeniem".

 

Procedura powinna również określać tryb przekazania sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej planowanych lub podjętych działań następczych. Termin ten nie powinien przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

9. Informacja o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego

Obligatoryjnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest również informacja na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Sygnalista nie musi bowiem korzystać z wewnętrznej procedury zgłoszeń, obowiązującej w organizacji, ale może z pominięciem tej procedury zgłoszenie skierować od razu do Rzecznika Praw Obywatelskich.

10.  Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Podmiot (przedsiębiorca, podmiot publiczny) ma obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Jest również administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze. Rejestr powinien zawierać:

• numer zgłoszenia,

• przedmiot naruszenia prawa,

• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

• adres do kontaktu sygnalisty,

• datę dokonania zgłoszenia,

• informację o podjętych działaniach następczych,

• datę zakończenia sprawy.

 

Po upływie wskazanego okresu przechowywania danych osobowych podmiot prawny i organ publiczny muszą usunąć dane osobowe oraz zniszczyć dokumenty związane z danym zgłoszeniem. W tym przypadku nie będą stosowane przepisy ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164). Nie będzie to jednak dotyczyło sytuacji, w których dokumenty związane ze zgłoszeniem zostaną włączone i będą stanowiły integralną część akt spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. W takich przypadkach do przechowywania i usuwania ww. dokumentów będą mieć zastosowanie odpowiednie przepisy odrębne. 

Podsumowanie

1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą czy innym podmiotem.
2. Sygnalistą może także być kandydat aplikujący o pracę, który uzyskał informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
3. Ochrona przysługuje sygnaliście niezależnie od formy świadczenia pracy lub pełnienia służby (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej, wolontariat czy czynna służba wojskowa).
4. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
5. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
6. Ustawa o ochronie sygnalistów wymienia trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa - zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
7. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
8. Obligatoryjnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wskazanie tzw. kanałów zgłoszeń, czyli sposobów, w jaki sygnalista może zgłosić naruszenie prawa, a także powinna określać tryb przekazania sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej planowanych lub podjętych działań następczych. 
9. Przedsiębiorcy lub podmioty publiczne mają obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji

 Ewa Łukasik

ekspert z zakresu prawa pracy i bhp, autorka wielu publikacji z tej tematyki