10/2023 [dodatek: Ściąga dla kadrowego], data dodania: 20.09.2023 Podwyższanie kwalifikacji zawodowych pracowników - procedura postępowania
Podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności przez pracownika z inicjatywy albo za zgodą pracodawcy. Związane z tym szczegółowe zasady i uprawnienia pracownika strony ustalają w umowie szkoleniowej, która musi uwzględniać jego prawa w tym zakresie przewidziane w Kodeksie pracy. Poniżej przedstawiamy - krok po kroku - procedurę postępowania pracodawcy w przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika.
Krok 1. Ustal, czy pracownik zamierza podnosić kwalifikacje zawodowe
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych może wynikać z inicjatywy pracodawcy, który zaproponuje pracownikowi udział w określonym przez niego rodzaju szkolenia. Możliwe jest także, że to pracownik złoży pracodawcy wniosek o wysłanie go na konkretne szkolenie.
Powinno ono być związane z aktualnie świadczoną pracą lub zadaniami, jakie pracownik będzie mógł wykonywać w przyszłości.
Krok 2. Udziel zgody na podwyższanie kwalifikacji zawodowych
Przepisy Kodeksu pracy nie definiują, w jakiej formie pracodawca powinien wyrazić zgodę na podwyższanie kwalifikacji zawodowych, jeśli inicjatywa szkolenia wyszła od pracownika. Jednak zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego, w związku z art. 300 Kodeksu pracy, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny - tzw. czynności konkludentne. Oznacza to, że wystarczający będzie np. e-mail z akceptacją, ale także samo opłacenie szkolenia. Kodeks pracy nie określa też terminu, w jakim pracodawca powinien wyrazić zgodę na podwyższanie kwalifikacji zawodowych. W związku z tym należy uznać za dopuszczalne także udzielenie zgody nawet już po zakończeniu nauki przez pracownika.
Krok 3. Podpisz umowę o podwyższanie kwalifikacji zawodowych
Pracodawca, który kieruje pracownika na studia, powinien podpisać z nim umowę w tym zakresie.
Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinna określać prawa i obowiązki stron związane z dokształcaniem. Nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika od tych, które zostały określone w Kodeksie pracy. Natomiast nie ma przeszkód, aby w umowie zawrzeć rozwiązania korzystniejsze dla pracownika.
W umowie szkoleniowej pracodawca może także zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia, jednak nie dłużej niż przez 3 lata. Wskazanie dłuższego okresu odpracowania nauki w umowie szkoleniowej będzie nieważne.
Umowa tego rodzaju powinna być zawarta w formie pisemnej. Kodeks pracy przewiduje wyjątek, kiedy nie ma obowiązku zawarcia umowy o podwyższanie kwalifikacji zawodowych. Chodzi o sytuację, gdy pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Krok 4. Przyznaj pracownikowi świadczenia związane z podwyższaniem kwalifikacji zawodowych
Pracodawca, który uzgodni z pracownikiem podwyższanie kwalifikacji zawodowych, musi wypełnić obowiązki przewidziane na tę okoliczność w Kodeksie pracy. Najważniejsze z nich to:
- udzielenie urlopu szkoleniowego (płatnego),
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia).
| Wymiar dni urlopu szkoleniowego | Okoliczności, w jakich urlop szkoleniowy przysługuje w danym wymiarze |
| 6 dni
|
|
| 21 dni |
|
Pracownik, który zdecyduje się na zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z własnej inicjatywy, bez zgody pracodawcy, może zwrócić się do zatrudniającego z prośbą o:
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
- urlop bezpłatny.
Warunkiem skorzystania z takich uprawnień będzie zawarcie porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Należy w nim ustalić wymiar, w jakim pracownik będzie korzystał ze zwolnień od pracy czy urlopu bezpłatnego.
Krok 5. Rozważ przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń związanych z dokształcaniem
Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności:
- pokryć opłaty za kształcenie,
- sfinansować przejazd,
- zakupić podręczniki,
- zapewnić zakwaterowanie.
Pracodawca może sam zorganizować realizację każdego z tych świadczeń lub może umówić się z pracownikiem na zwrot kosztów, np. na podstawie przedstawionych rachunków.
Bez względu na formę sfinansowania tych świadczeń (zakup przez pracownika lub zapewnienie przez pracodawcę), ich wartość jest zwolniona ze składek ZUS i podatku. Zarówno przepisy rozporządzenia składkowego, jak i podatkowe nie wprowadzają w tym zakresie żadnych limitów.
Ważne
Wartość przyznanych pracownikowi świadczeń na naukę jest zwolniona ze składek ZUS i podatku.
Krok 6. Rozlicz niepodjęte lub przerwane dokształcanie albo nieodpracowanie okresu po zakończeniu nauki
Pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji, które poniósł pracodawca, w przypadku gdy:
- bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie szkolenia albo je przerwie,
- pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po ich ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej (maksymalnie 3 lata),
- rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu, przed upływem terminu określonego w umowie szkoleniowej (maksymalnie 3 lata),
- niezasadnie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 Kodeksu pracy lub z powodu mobbingu, i nastąpi to przed upływem terminu określonego w umowie szkoleniowej (maksymalnie 3 lata).
Wskazanie innych okoliczności, które uzasadniają zwrot przez pracownika kosztów jego kształcenia, np. rozwiązanie umowy o pracę w trybie art. 53 Kodeksu pracy (rozwiązanie bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej nieobecności pracownika w pracy), jest niedopuszczalne.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu podwyższania kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinien nastąpić w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stanowisku menedżera działu sprzedaży został skierowany przez pracodawcę na roczne studia MBA w Krakowie. Koszt tych studiów wyniósł 20 000 zł. Dodatkowo pracodawca sfinansował pracownikowi przejazdy i zakwaterowanie na łączną kwotę 1400 zł. Strony podpisały umowę szkoleniową zobowiązującą pracownika do pozostania w zatrudnieniu przez 2 lata po ukończeniu studiów, pod rygorem zwrotu równowartości świadczeń dodatkowych. Kwota ta zostanie ustalona na podstawie liczby dni kalendarzowych zobowiązania pracownika do odpracowania i liczby dni pozostawania w tym okresie w zatrudnieniu. Pracownik ukończył studia 19 września 2022 r. Z końcem października 2023 r. jego umowa o pracę rozwiąże się w wyniku wypowiedzenia złożonego przez pracownika. Zatrudniony będzie zatem zobowiązany do zwrotu równowartości dodatkowych świadczeń związanych z dokształcaniem w wysokości proporcjonalnej, która zostanie obliczona w następujący sposób:
- 21 400 zł (łączna wartość świadczeń dodatkowych) : 731 dni (liczba dni zobowiązania pracownika do pozostawania w zatrudnieniu, tj. od 20 września 2022 r. do 19 września 2024 r.) x 407 dni (liczba dni pozostawania w zatrudnieniu w ww. okresie po ukończeniu dokształcania, tj. od 20 września 2022 r. do 31 października 2023 r.) = 11 914,91 zł (wartość odpracowanych świadczeń dodatkowych);
- 21 400 zł - 11 914,91 zł = 9485,09 zł (równowartość świadczeń dodatkowych, które pracownik musi zwrócić pracodawcy).
Podstawa prawna
art. 94, art. 1031-1036 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1843
§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665
Magdalena Sybilska-Bonicka
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy
Bożena Goliszewska-Chojdak
prawnik, ekonomista, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, specjalista w zakresie kadr i płac oraz ubezpieczeń
