Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych - jak ją prawidłowo sporządzić

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest zawierana w sytuacji, gdy pracodawca inicjuje lub wyraża zgodę na dokształcanie pracownika. W umowie tej strony stosunku pracy ustalają zakres podnoszenia kwalifikacji zawodowych, czas zwolnienia z pracy konieczny do uczestnictwa w zajęciach, wymiar i sposób wykorzystania urlopu szkoleniowego, a także zasady finansowania nauki.

Kodeks pracy nakłada na strony stosunku pracy obowiązek zawarcia umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Powinna mieć ona formę pisemną. Jednak gdy pracodawca nie planuje zobowiązywać pracownika do kontynuowania zatrudnienia po ukończeniu szkolenia, przepisy pozwalają zrezygnować z zawarcia umowy (art. 103⁴ § 3 Kodeksu pracy).

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinna określać prawa i obowiązki stron związane z dokształcaniem. Nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika od tych, które zostały określone w Kodeksie pracy. Natomiast nie ma przeszkód, aby w umowie zawrzeć korzystniejsze dla pracownika rozwiązania (art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy).

Wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Komentarz 1. Definicja podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Przez to pojęcie należy rozumieć wszelką wiedzę ogólną i specjalistyczną, która zostanie uznana przez pracodawcę za przydatną w wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Może to dotyczyć obowiązków wykonywanych obecnie, a także obowiązków, które pracownik będzie wykonywał w przyszłości, np. po planowanym przez pracodawcę awansie.

Komentarz 2. Inicjatywa lub zgoda na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Obowiązki określone w Kodeksie pracy w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika ciążą na pracodawcy w sytuacji, gdy:

• skieruje on pracownika na szkolenie,
• wyrazi zgodę na podjęcie przez pracownika szkolenia.

Kodeks pracy nie precyzuje, jaką formę ma mieć taka inicjatywa lub zgoda pracodawcy. W przypadku inicjatywy pracodawcy najczęstszą formą jest polecenie służbowe. Ze względów dowodowych warto takie polecenie przekazać pracownikowi na piśmie lub elektronicznie, np. w e-mailu.

W sytuacji gdy to pracownik zwraca się do pracodawcy z inicjatywą podniesienia swoich kwalifikacji, stosuje się konstrukcję tzw. zgody pracodawcy. W tym przypadku wola pracodawcy może być wyrażona przez każde jego zachowanie. Ważne, aby ujawniało ono w sposób dostateczny intencje zatrudniającego (art. 60 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Zatem dopuszczalna jest zarówno forma pisemna, jak i ustna. Zgoda może być także uzewnętrzniona przez zachowanie się w taki sposób, który można odczytać jako domniemaną zgodę, np. gdy pracodawca pokrywa koszt kształcenia i udziela zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas uczestnictwa w kształceniu.

Kodeks pracy nie określa terminu, w jakim pracodawca powinien wyrazić zgodę. W związku z tym należy uznać za dopuszczalne także udzielenie zgody nawet już po zakończeniu nauki.

Zgoda pracodawcy zależy wyłącznie od jego subiektywnej oceny, czy zdobyte przez pracownika kompetencje są przydatne na jego stanowisku. Sąd Rejonowy w Szczytnie w wyroku z 30 grudnia 2016 r. (IV P 54/16) wskazał:

(…) podkreślić należy, że pracodawca nie ma obowiązku wyrażania zgody na podwyższanie kwalifikacji zawodowych przez pracowników. Wniosek taki wynika z art. 103⁶ Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w art. 103¹-103⁵ (a więc bez zgody i inicjatywy pracodawcy) mogą być przyznane zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia, lub urlop bezpłatny - w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Oznacza to, że pracownicy podejmujący szkolenie z własnej inicjatywy, bez uzyskania zgody pracodawcy, nie nabywają uprawnień związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowniczych. Ewentualnie strony stosunku pracy mogą uzgodnić w drodze porozumienia, że pracodawca zezwoli np. na zwolnienie pracownika od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i udzielania mu urlopu bezpłatnego (art. 103⁶ Kodeksu pracy).

Komentarz 3. Zwolnienia od pracy oraz urlop szkoleniowy

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
• urlop szkoleniowy.

Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie w przypadku egzaminów kończących niektóre formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych - określonych w Kodeksie pracy oraz ustawach i rozporządzeniach związanych z edukacją.

Wymiar urlopu szkoleniowego wynosi:

• 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu: eksternistycznego, maturalnego lub potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
• 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Należy jednak mieć na uwadze, że bardzo popularna forma podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika, jaką są studia podyplomowe, nie uprawnia do uzyskania urlopu szkoleniowego. Urlop szkoleniowy przysługuje w związku z przygotowywaniem pracy dyplomowej oraz przygotowywaniem się i przystąpieniem do egzaminu dyplomowego kończącego studia. Studia podyplomowe kończą się bowiem wydaniem świadectwem ich ukończenia (art. 160 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce), a nie pracą dyplomową.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu egzaminu oraz ewentualnie w dniach bezpośrednio poprzedzających egzamin. Istnieje także możliwość udzielenia urlopu szkoleniowego "w częściach", zgodnie z terminami egzaminów.

Komentarz 4. Koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ Kodeksu pracy). Takie postanowienie w umowie szkoleniowej nie jest jednak konieczne. Zależy wyłącznie od ustaleń pracodawcy i pracownika. Poza wymienionymi powyżej do najpopularniejszych dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracodawcę należą m.in. opłaty za egzaminy certyfikowane, np. egzamin na certyfikowanego kierownika projektu.

Komentarz 5. Gwarancja zatrudnienia

W umowie szkoleniowej pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia, jednak nie dłużej niż przez 3 lata. W praktyce okres odpracowania podwyższania kwalifikacji zawodowych zależy od rodzaju, długości i kosztów poniesionych przez pracodawcę, który traktuje szkolenie pracownika jak inwestycję. Wskazanie dłuższego okresu odpracowania nauki jest niedozwolone. Takie postanowienie zawarte w umowie szkoleniowej będzie nieważne.

Komentarz 6. Zwrot kosztów kształcenia

Pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w związku z podnoszeniem kwalifikacji w przypadku, gdy:

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie szkolenia albo je przerwie,
• pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej (maksymalnie 3 lata),
• pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu, przed upływem terminu określonego w umowie szkoleniowej (maksymalnie 3 lata),
• pracownik niezasadnie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 Kodeksu pracy lub z powodu mobbingu i nastąpi to przed upływem terminu określonego w umowie szkoleniowej (maksymalnie 3 lata).

Wskazanie innych okoliczności, które uzasadniają zwrot kosztów kształcenia przez pracownika, np. rozwiązanie umowy w trybie art. 53 Kodeksu pracy (rozwiązanie bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej nieobecności pracownika w pracy), będzie niedopuszczalne.

Zgodnie z przepisami zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu podwyższania kwalifikacji zawodowych powinien nastąpić w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Strony mogą jednak korzystniej dla pracownika uregulować tę kwestię. Warto też ustalić w umowie, w jakich terminach i w jaki sposób nastąpi zwrot kosztów szkolenia.

Podstawa prawna:

• art. 94³, 103¹-103⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495,

• art. 64 ust. 1, art. 160 ust. 4 ustawy z 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 85; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086

• § 1-2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 12 września 2018 r. w sprawie dokumentów wydawanych w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego - Dz.U. z 2018 r. poz. 1791

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy