Sygnaliści w zakładzie pracy - odpowiedzi na 10 pytań z praktyki

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów w zakresie zgłoszeń wewnętrznych weszły w życie 25 września 2024 r. Oznacza to, że podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób, a także podmioty z branż podlegających regulacjom prawnym z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska niezależnie od liczby osób zatrudnionych, powinny wdrożyć kanały, za pomocą których sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia prawa.

Wdrażanie w praktyce nowych regulacji o sygnalistach budzi liczne wątpliwości. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania Czytelników dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów.

(?) Jesteśmy spółką, w której działa kilka związków zawodowych. Czy w takim przypadku procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy skonsultować z jednym związkiem, czy ze wszystkimi organizacjami związkowymi?

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy skonsultować ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest ustalana przez podmiot prawny, w tym przypadku spółkę, po przeprowadzeniu konsultacji z partnerem społecznym - odpowiednio ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami osób zatrudnionych. Jeśli w danej organizacji działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, procedurę należy skonsultować ze wszystkimi organizacjami (art. 24 ust. 3 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów). W tym przypadku ustawodawca nie zdecydował się na mechanizm konsultacji tylko z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, o czym świadczy brak takiego wskazania w treści przepisu.

Należy pamiętać, że w omawianej sytuacji konsultacje oznaczają, że podmiot prawny może, ale nie musi, uwzględnić uwagi oraz propozycje zmian przedstawionych w trakcie konsultacji.

Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury (art. 24 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów). Dla celów dowodowych warto udokumentować przeprowadzenie konsultacji, np. w formie wiadomości e-mail lub pisemnego protokołu.

Jeśli w danej organizacji nie działają związki zawodowe, konieczne jest wyłonienie przedstawicieli osób zatrudnionych i przeprowadzenie z nimi konsultacji. Należy pamiętać, że w tym przypadku udział w głosowaniu (zarówno jako głosujący, jak i kandydaci) mogą brać wszystkie osoby świadczące pracę zarobkową na rzecz podmiotu, a więc nie tylko pracownicy, ale i zleceniobiorcy czy współpracownicy świadczący usługi w ramach umów B2B.

(?) U pracodawcy od wielu lat funkcjonuje w praktyce procedura whistleblowingowa, która spełnia wymogi ustawy o ochronie sygnalistów. Procedura ta nie była jednak przy wdrożeniu konsultowana z zakładową organizacją związkową. Czy pracodawca musi podjąć w związku z tym jakieś działania? Czy powinien teraz skonsultować procedurę ze związkami zawodowymi?

Tak. Przeprowadzenie konsultacji w trybie przewidzianym przez ustawę o ochronie sygnalistów jest elementem niezbędnym do prawidłowego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli więc w danej organizacji została w przeszłości przyjęta procedura zgłaszania nieprawidłowości, to należy ją skonsultować ze stroną społeczną i ogłosić w trybie wskazanym w ustawie.

Unijna dyrektywa nr 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii powinna była zostać zaimplementowana w Polsce do 17 grudnia 2021 r. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów została więc przyjęta z opóźnieniem. W tym czasie wiele organizacji zdecydowało się na wdrożenie procedur whistleblowingowych, nie czekając na polskie przepisy.

Nawet jeśli przyjęte w przeszłości procedury spełniają wymogi ustawowe, konieczne jest przeprowadzenie konsultacji ze stroną społeczną w trybie przewidzianym w ustawie o ochronie sygnalistów. Należy również pamiętać o odpowiednim ogłoszeniu procedury. Procedura powinna zostać podana do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w organizacji - po upływie 7 dni od jej ogłoszenia (art. 24 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów). Dopiero wówczas procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie. Zatem przeprowadzenie konsultacji jest jednym z elementów niezbędnych do prawidłowego wejścia w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Przepisy nie przewidują wprost sankcji za nieprzeprowadzenie konsultacji. Jednak niewypełnienie tego wymogu może prowadzić do uznania, że procedura nie została przyjęta zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, a w konsekwencji została ustalona z naruszeniem przepisów lub w ogóle nie obowiązuje. Stwarza to zatem dla osoby odpowiedzialnej za wdrożenie procedury ryzyko nałożenia kary, ponieważ zgodnie z ustawą osoba ta, jeśli nie ustanawia takiej procedury lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy, podlega karze grzywny (art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów).

(?) Czy w przypadku zatrudniania obcokrajowców, którzy nie rozumieją w pełni języka polskiego, należy przetłumaczyć procedurę na inny język? I czy powinien to być ich język ojczysty, czy wystarczy, aby był to język dla nich zrozumiały, np. angielski?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być sporządzona w języku polskim. Sporządzenie innych wersji językowych tej procedury jest dozwolone i powinno być uzależnione od specyfiki danej organizacji.

W związku z tym, że w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych mogą być zgłaszane naruszenia prawa, o których sygnaliści dowiedzieli się w kontekście związanym z pracą, do procedury jako dokumentu z zakresu prawa pracy należy stosować przepisy ustawy o języku polskim. Zatem pracodawca może sam zdecydować o przetłumaczeniu dokumentu na inny język, np. powszechnie używany w organizacji (art. 8 ust. 1a ustawy o języku polskim). Pracodawca może również przetłumaczyć procedurę na wniosek osoby świadczącej pracę. Wówczas powinien to być język, którym osoba ta włada, ale niekoniecznie jej ojczysty (art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim). Liczba wersji językowych procedury powinna być uzależniona od faktycznego zapotrzebowania w danej organizacji.

Należy również wziąć pod uwagę, że zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych powinny być zrozumiałe i łatwo dostępne dla wszystkich osób zatrudnionych. Wytyczna ta obejmuje tłumaczenie procedury, jak również umożliwienie zgłaszania naruszeń w języku, którym posługuje się sygnalista. Trzeba jednak pamiętać, aby taka możliwość nie była sprzeczna z zasadą anonimowości (o ile anonimowe zgłoszenia zostały dopuszczone). Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia, np. jeśli umożliwimy dokonywanie zgłoszeń w języku włoskim, podczas gdy zatrudniona jest tylko jedna osoba, która posługuje się w naszej organizacji tym językiem.

(?) Jak długo obowiązuje ochrona sygnalisty? Czy tylko w czasie trwania postępowania wyjaśniającego?

Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego bądź ujawnienia publicznego. Ochrona ta nie jest ograniczona w czasie (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

W praktyce ochrona ta będzie rozpoczynała się więc z momentem dokonania zgłoszenia w sposób wskazany w procedurze za pomocą wyznaczonego kanału, np. z chwilą wysłania wiadomości e-mail, wypełnienia formularza na dedykowanej platformie czy też nagrania wiadomości głosowej. Z kolei momentem dokonania ujawnienia publicznego będzie chwila, w której informacja o naruszeniu prawa została zamieszczona w miejscu dostępnym publicznie lub przestrzeni cyfrowej.

Ochrona sygnalisty nie jest uzależniona od żadnej czynności podmiotu, który otrzymuje zgłoszenie, w tym nie zależy od wydania zaświadczenia o dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego.

Ochrona sygnalisty nie jest w żaden sposób ograniczona w czasie. Oczywiście wraz z upływem czasu zastosowanie niektórych działań odwetowych będzie naturalnie ograniczone lub niemożliwe.

Warto przypomnieć, że warunkiem uzyskania ochrony, oprócz dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przez osobę uprawnioną zgodnie z przepisami w kontekście związanym z pracą, jest działanie w tzw. dobrej wierze. Sygnalista działa w dobrej wierze, jeśli miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochrona sygnalisty dotyczy ochrony przed działaniami odwetowymi w związku z dokonaniem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Sygnalisty nie można więc np. zwolnić lub zastosować wobec niego kary porządkowej z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Jeśli jednak pracodawca ma inne niż fakt dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uzasadnione podstawy, by zastosować wobec sygnalisty środki dyscyplinujące lub rozwiązać z nim umowę o pracę, to takie działanie pracodawcy będzie dopuszczalne. Należy jednak pamiętać, że to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że zastosowane wobec sygnalisty działania nie były związane z jego statusem sygnalisty i nie stanowiły działań o charakterze odwetowym.

Nieograniczony w czasie charakter ma także ochrona przed działaniami odwetowymi w przypadku osób udzielających pomocy w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą.

(?) Co powinna zawierać informacja zwrotna dla sygnalisty? Czy w informacji zwrotnej powiadamiamy sygnalistę, jakie działania następcze zostaną podjęte, czy też jakie działania następcze podjęliśmy?

Informacja zwrotna dla sygnalisty powinna zawierać informacje zarówno o już podjętych, jak i planowanych działaniach następczych w sprawie zgłoszonych naruszeń wraz ze wskazaniem powodów takich działań.

Informacja zwrotna powinna być przekazana sygnaliście w terminie określonym w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Nie może być on jednak dłuższy niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów). Przepisy poza ujętymi w definicji informacji zwrotnej wskazaniami, że obejmuje ona wiadomości na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, nie zawierają szczegółowego katalogu treści w niej zawartych (art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów).

W praktyce informacja zwrotna powinna być zatem dostosowana do charakteru i zakresu zgłoszenia. Jeśli zgłoszona sprawa jest stosunkowo prosta, w informacji zwrotnej będzie można przekazać, jakie działania następcze zostały przeprowadzone, jaki był rezultat postępowania wyjaśniającego oraz jakie środki zaradcze czy naprawcze zostały wdrożone. Może być jednak tak, że sprawa jest na tyle skomplikowana, że w ciągu 3 miesięcy uda się jedynie zaplanować lub rozpocząć postępowanie weryfikacyjne, w tym np. skompletować zespół, powołać zewnętrznych ekspertów lub zgromadzić dowody. Wówczas w informacji zwrotnej należy przekazać, co udało się zrobić w okresie 3 miesięcy i jakie są planowane dalsze działania następcze. Dobrą praktyką będzie przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej także po zakończeniu postępowania. Nie jest to jednak obowiązek ciążący na organizacji. Taki obowiązek został przewidziany w przepisach tylko w razie zgłoszenia zewnętrznego. W takim przypadku organ publiczny udziela informacji zwrotnej o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego (art. 41 ustawy o ochronie sygnalistów).

Na podstawie informacji zwrotnej sygnalista ocenia, czy jego zgłoszenie zostało rzetelnie rozpoznane oraz czy została dochowana należyta staranność przy podejmowaniu działań następczych. Dlatego też treść informacji zwrotnej powinna być przygotowana w sposób przystępny i dostosowany do odbiorcy.

(?) Jak powinien zachować się pracodawca, gdy pracownik zgłosił sprawę dotyczącą prawa pracy? Czy pracodawca ma wówczas obowiązek zająć się taką sprawą w ramach ustawy o ochronie sygnalistów i czy taka osoba jest objęta ochroną jak sygnalista?

Prawo pracy nie zostało ujęte w katalogu naruszeń prawa, które mogą bezwzględnie zgłaszać sygnaliści. Jednak podmiot prawny może samodzielnie dodatkowo przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń tego rodzaju w regulacjach wewnętrznych. W takim przypadku pracodawca musi rozpocząć postępowanie w takiej sprawie. Jeśli jednak prawo pracy nie zostało dodane przez pracodawcę do katalogu naruszeń obowiązującego w organizacji, to zgłoszenie z tego zakresu może pozostać nierozpoznane.

Naruszenia dotyczące prawa pracy nie są objęte ustawowym zakresem spraw, które mogą być zgłaszane przez sygnalistów (art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Podmiot prawny może jednak zdecydować się na rozszerzenie katalogu naruszeń, które mogą być zgłaszane na podstawie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jednak dodatkowo ujęte naruszenia powinny dotyczyć obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, funkcjonujących na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostających z nimi w zgodzie (art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów). Oznacza to, że ujęte mogą być naruszenia obejmujące kwestie dotyczące prawa pracy, np. zawarte w regulaminie pracy, regulaminie pracy zdalnej czy procedurze antymobbingowej. W praktyce pracodawcy decydują się na umożliwienie zgłaszania właśnie mobbingu, nierównego traktowania czy też dyskryminacji.

To, czy sprawa z zakresu prawa pracy powinna być rozpatrzona w ramach ustawy o ochronie sygnalistów, zależy więc od tego, czy podmiot prawny zdecydował się na rozszerzenie katalogu naruszeń o prawo pracy. Jeśli prawo pracy nie zostało włączone do katalogu naruszeń, po otrzymaniu zgłoszenia dotyczącego prawa pracy można pozostawić je rozpoznania. Rekomendowanym działaniem w takiej sytuacji jest poinformowanie osoby zgłaszającej, że jego sprawa nie podlega rozpatrzeniu zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych i zostanie przekazana do działu HR, który oceni, czy nie podlega ona ocenie na podstawie innych regulacji (czy to powszechnych przepisów pracy, czy wewnętrznych aktów zakładowych).

Jeśli prawo pracy zostało uwzględnione w katalogu naruszeń, to konsekwentnie powinno być rozpoznane zgodnie z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów. Osoba zgłaszająca będzie wówczas sygnalistą (o ile spełnione są pozostałe przesłanki uzyskania statusu sygnalisty) i będzie podlegała ochronie przed działaniami odwetowymi.

(?) Jak należy postąpić, jeśli wpłynie anonimowe zgłoszenie sygnalisty, pomimo że podmiot prawny nie wdrożył u siebie anonimowych zgłoszeń w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?

Jeśli pomimo braku wdrożenia w procedurze wewnętrznej możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych takie zgłoszenie wpłynie, to może pozostać bez rozpoznania.

Wprowadzenie możliwości zgłaszania naruszeń anonimowo jest fakultatywne. Podmiot prawny może więc, ale nie musi, dopuścić w procedurze zgłoszeń wewnętrznych możliwość zgłaszania naruszeń prawa w sposób anonimowy (art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego, pomimo że podmiot prawny nie przewidział u siebie takiej możliwości, można pozostawić takie zgłoszenie bez rozpoznania.

Jeśli jednak z takiego anonimowego zgłoszenia wynika, że sprawa dotyczy istotnego naruszenia, o potencjalnie poważnych skutkach dla organizacji, warto rozważyć przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, pomimo że zgłoszenie to nie zostało dokonane imiennie. Przepisy nie ograniczają możliwości rozpoznania anonimowego zgłoszenia przez podmiot, który zasadniczo nie przewiduje tego trybu zgłoszeń.

(?) Jakie konsekwencje grożą firmie, jeśli nie przyjmie bardzo prawdopodobnego i poważnego zgłoszenia anonimowego?

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie przewidują sankcji w przypadku niepodjęcia zgłoszenia anonimowego. Jednak brak reakcji na takie zgłoszenie może skłonić anonimowego sygnalistę do zgłoszenia w trybie zewnętrznym lub ujawnienia publicznego.

Ustawa o ochronie sygnalistów daje podmiotom zobowiązanym do jej wdrożenia swobodę w zakresie dopuszczenia u siebie zgłoszeń anonimowych. Ponadto nawet w przypadku podmiotu, który zdecyduje się na przyjmowanie tego typu zgłoszeń, ustawa dopuszcza samodzielne określenie sposobu postępowania z nimi w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych (art. 25 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów). Z uwagi na pozostawienie tej sfery wewnętrznym decyzjom podmiotów prawnych ustawa nie przewiduje również sankcji za nierozpoznanie tego typu zgłoszenia.

Należy jednak liczyć się z tym, że osoba, która zdecydowała się zgłosić naruszenie anonimowo, widząc bezczynność podmiotu w tym zakresie, może zdecydować się na zgłoszenie tego samego naruszenia, ale już w trybie zewnętrznym, a nawet ujawnienia publicznego. Wówczas podmiot prawny traci faktyczną kontrolę nad przepływem informacji oraz postępowaniem wyjaśniającym.

(?) Czy spółka może mieć dwie procedury zgłaszania nieprawidłowości - jedną dla sygnalistów z ustawy o ochronie sygnalistów, nieobejmującą zgłoszeń anonimowych, i drugą - przeznaczoną wyłącznie na zgłoszenia anonimowe, ale nieprocedowane według ustawy o ochronie sygnalistów?

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych w trybie ustawy o ochronie sygnalistów (ze zgłoszeniami anonimowymi lub bez nich) nie wyklucza posiadania innych procedur, których ustanowienie wynika z odrębnych przepisów. Procedury te mogą przewidywać anonimowy tryb dokonywania zgłoszeń. Jednak praktyka ta nie może stanowić próby obejścia przepisów powszechnie obowiązujących.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie wyłączają stosowania przepisów odrębnych przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, w tym rozpatrywania informacji o naruszeniu prawa zgłoszonych anonimowo (art. 10 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów).

Oznacza to, że w danym podmiocie prawnym, w zależności od specyfiki danej branży, obok procedury zgłoszeń wewnętrznych wdrożonej na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów mogą funkcjonować odrębne procedury przewidujące możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych. Jako przykład można podać procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w banku procedur i standardów etycznych (art. 9 ust. 2a ustawy - Prawo bankowe).

Ze szczególnym przypadkiem mamy do czynienia w kwestii podmiotów prawnych, które na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jako instytucje zobowiązane, muszą wdrożyć procedury anonimowego zgłaszania przypadków rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W związku z tym, że ten zakres naruszeń jest wskazany również w ustawie o ochronie sygnalistów, należy uznać, że ustawa ta stanowi w tym zakresie regulację uzupełniającą (art. 10 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

(?) Czy spółka zależna może korzystać z tego samego zespołu do rozpatrywania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających, który działa w spółce matce (centrali)?

Pod pewnymi warunkami możliwe jest, aby w spółce zależnej ten sam zespół, który działa w spółce matce, rozpatrywał zgłoszenia i prowadził postępowania wyjaśniające.

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że intencją ustawodawcy unijnego było, aby każdy podmiot prawny miał swoje lokalne kanały zgłoszeń, które będą rozpatrywane przez lokalne podmioty. Polski ustawodawca wprowadził jednak kilka rozwiązań dla spółek z grup kapitałowych, które przynajmniej w teorii mają ułatwić administracyjne oraz techniczne aspekty związane z obsługą zgłoszeń.

Wybór tego samego zespołu do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających w spółce matce oraz w spółce córce może się odbyć w następujący sposób:

• współdzielenie zasobów

Podmioty prawne zatrudniające między 50 a 249 osób mogą zawrzeć umowę, w której określą wspólne zasady przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeśli zapewnią zgodność wykonywanych czynności z ustawą o ochronie sygnalistów (art. 28 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów). Możliwość ta nie została wykluczona dla grup kapitałowych - jeśli więc zarówno spółka matka, jak i spółka córka spełniają wymóg w zakresie limitu zatrudnienia, mogą skorzystać z opcji współdzielenia zasobów. Należy jednak pamiętać, że ustawodawca ograniczył współdzielenie zasobów do czynności związanych z przyjmowaniem, weryfikacją zgłoszeń oraz prowadzeniem postępowania wyjaśniającego. Weryfikacja zgłoszenia oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego mieszczą się w działaniach następczych, są jednak pojęciem węższym. Współdzielenie zasobów nie zwalnia poszczególnych podmiotów z obowiązków związanych z zachowaniem poufności, udzieleniem informacji zwrotnej oraz podjęciem działań następczych.

• wspólna procedura

Podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą (art. 28 ust. 8 ustawy o ochronie sygnalistów). Intencją polskiego ustawodawcy było niewątpliwie ułatwienie realizacji obowiązków ustawowych spółkom z grup kapitałowych, które bardzo często posiadają wspólne, ujednolicone zasady oraz procedury. Zatem za dozwolone rozwiązanie należałoby uznać wyznaczenie tego samego zespołu do rozpatrywania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających w spółce matce oraz w spółce córce. Takie stanowisko zajęło też Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które podczas prac nad projektem ustawy wskazało, że przepis o wspólnej procedurze należy interpretować szeroko (zapis przebiegu posiedzenia Komisji Polityki Społecznej i Rodziny nr 22 z 21 maja 2024 r.).

Jednak również w przypadku grup kapitałowych pojawia się pytanie, czy nie powinien zostać wyznaczony osobny zespół lub odrębna osoba dla każdej ze spółek, które byłyby odpowiedzialne za działania następcze, w tym za rozpatrywanie zgłoszenia i prowadzenie postępowania weryfikacyjnego.

• zaangażowanie eksperta zewnętrznego

W związku z tym, że pojawiają się wątpliwości, czy wyznaczenie tego samego zespołu czy tej samej osoby do przeprowadzania postępowania wyjaśniającego (podejmowania działań następczych) dla kilku podmiotów jest prawidłowe, wiele organizacji szuka rozwiązania pośredniego. Podmioty prawne decydują się na wyznaczenie wspólnego zespołu lub wspólnej osoby jedynie do przyjmowania zgłoszeń. Takie rozwiązanie wprost dopuszczają przepisy (art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Wówczas zespół ze spółki matki może być zaangażowany do rozpatrywania i weryfikacji zgłoszeń na zasadzie pomocy zewnętrznego eksperta.

PODSUMOWANIE:

1. Jeśli w danej organizacji działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy skonsultować ze wszystkimi organizacjami, jakie w niej funkcjonują.

2. Pracodawca może, ale nie musi, uwzględnić uwagi oraz propozycje zmian przedstawionych w trakcie konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych z reprezentacją pracowniczą.

3. W przypadku gdy w organizacji są zatrudnieni obcokrajowcy niewładający językiem polskim, pracodawca może z własnej inicjatywy przetłumaczyć wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń na inny język, np. powszechnie używany w organizacji. 

4. Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi obowiązuje od chwili dokonania zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) i trwa przez czas nieokreślony.

5. W informacji zwrotnej powinno się przekazać, jakie działania następcze zostały przeprowadzone, jaki był rezultat postępowania wyjaśniającego oraz jakie środki zaradcze czy naprawcze zostały wdrożone.

6. Jeśli prawo pracy nie zostało włączone do katalogu naruszeń, po otrzymaniu zgłoszenia dotyczącego prawa pracy można pozostawić je bez rozpoznania, podobnie jak w przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego, jeśli podmiot prawny nie przewidział u siebie takiej możliwości.

7. Przepisy o ustawy o ochronie sygnalistach nie wyłączają stosowania przepisów odrębnych przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, w tym rozpatrywania informacji o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo.

8. Wybór tego samego zespołu do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających w spółce matce oraz w spółce córce może się odbyć na zasadzie: współdzielenia zasobów, wspólnej procedury lub zaangażowania eksperta zewnętrznego.

Joanna Wymiatał

adwokat, specjalista z zakresu prawa pracy oraz whistleblowingu, szkoleniowiec