Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów będą musieli stosować pracodawcy zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Przy ustalaniu tej liczby uwzględniamy osoby zatrudnione na umowę o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie - np. umów cywilnoprawnych czy samozatrudnienia. 

WAŻNE!

Wskazany 50-osobowy próg zatrudnienia nie ma zastosowania do firm prowadzących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, w których należy wdrożyć procedury bez względu na liczbę zatrudnionych.

Nowych przepisów o ochronie sygnalistów nie stosujemy natomiast do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców. 

Krok 2. Jeśli musisz stosować ustawę o ochronie sygnalistów, wyznacz w firmie lub w jednostce osobę albo komórkę odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów lub zleć te zadania firmie zewnętrznej. 

Pracodawca powinien ustalić, jaka osoba lub komórka organizacyjna, np. dział compliance lub HR, zajmuje się procedurą przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Zadania te może również zlecić firmie zewnętrznej. 

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Dotyczy to także okresu po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Pracodawca, który zostanie objęty ustawą o ochronie sygnalistów, będzie musiał stworzyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Powinien zatem opracować w pierwszej kolejności projekt takiej procedury.

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych pracodawca musi ustalić z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Wskazane konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę - w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy bądź usług albo pełnienia funkcji lub pełnienia służby pracodawca przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Pracodawca powinien również zapewnić ochronę osobom zgłaszającym naruszenia prawa, czyli tzw. sygnalistom. Podlegają oni szerokiej ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Jej warunkiem jest okoliczność, że sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja, którą zgłasza, jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowi informację o naruszeniu prawa. 

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane takie działania odwetowe jak m.in.: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, przeniesienie na niższe stanowisko, mobbing, dyskryminacja, wstrzymanie awansu czy niesprawiedliwe traktowanie. 

Krok 7. Stwórz procedurę postępowania wyjaśniającego zgłoszenie sygnalisty. 

W ramach tej procedury pracodawca powinien:

• określić kompetencje osoby prowadzącej postępowanie wyjaśniające,
• ustalić zasady przeprowadzania poszczególnych czynności, np. przesłuchiwanie świadków, uzyskiwanie wyjaśnień od sygnalisty,
• określić sposoby utrwalania czynności przeprowadzanych w postępowaniu wyjaśniającym, np. protokoły, nagrania,
• ustalić regulacje dotyczące zabezpieczania dowodów, np. blokowanie dostępu do systemu informatycznego.

WAŻNE!

Pracodawca ma obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. 

Natomiast maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Krok 8. Wprowadź rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

Pracodawca, którego obejmie ustawa o ochronie sygnalistów, musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Jest on również administratorem danych osobowych zgromadzonych w takim rejestrze. W związku z tym pracodawca musi upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w firmie do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. 

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien obejmować:

• numer zgłoszenia,
• przedmiot naruszenia prawa,
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
• adres do kontaktu sygnalisty,
• datę dokonania zgłoszenia,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.