Pracodawcy powinni udzielić zaległego urlopu do końca września 2024 r.

Urlop niewykorzystany w poprzednim roku staje się urlopem zaległym. Należy go udzielić do 30 września 2024 r. Warunek udzielenia urlopu zaległego w tym terminie będzie spełniony, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystywanie go najpóźniej 30 września 2024 r.

Przepisy określają, że pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). Pracownik nie musi więc wykorzystać do końca września całego zaległego urlopu. 

Zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielać pracownikowi tak samo jak zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli tylko na dni pracy danego pracownika. Urlop wypoczynkowy trzeba przeliczać na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy (art. 154² § 2 Kodeksu pracy).

Udzielenie urlopu zaległego bez zgody pracownika

Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub, w przypadku jego niesporządzenia, po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w terminie uzgodnionym z pracownikiem, jeżeli doszło do przesunięcia urlopu na inny termin niż ustalony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem (§ 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Powstaje w związku z tym wątpliwość, czy pracodawca może skierować pracownika bez jego zgody na zaległy urlop, jeżeli mija już termin jego udzielenia, a pracownik nie zgadza się na jego wykorzystanie. Problem ten rozpatrywał Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354, M.P.Pr. 2006/3/119), w którym uznał, że pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu, mimo że ten odmawia jego wykorzystania.

Inne zdanie w tej kwestii prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy. Zdaniem PIP (pismo nr GNP-110-4560-46/07/PE), nawet gdy kończy się termin na udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien ustalić z pracownikiem termin wykorzystania tego urlopu. Wobec takich rozbieżności interpretacyjnych od uznania pracodawcy zależy, czy udzieli pracownikowi zaległego urlopu w ustalonym z nim terminie, czy bez jego zgody. W razie zarzutów ze strony PIP dotyczących nieuzyskania zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu pracodawca może powołać się na ww. wyrok Sądu Najwyższego. Gdyby w tej sprawie powstał spór z PIP lub pracownikiem, sąd pracy rozstrzygnie, czy postępowanie pracodawcy było prawidłowe. Sąd pracy może natomiast kierować się wcześniejszym orzecznictwem Sądu Najwyższego w tej kwestii.

Jeżeli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca chce postąpić zgodnie ze stanowiskiem PIP i udzielić mu tego urlopu w terminie z nim ustalonym, to powinien przed zakończeniem września:

Krok 1. Poinformować pracownika na piśmie o konieczności wykorzystania zaległego urlopu.

Krok 2. Wskazać na piśmie kilka terminów wykorzystania zaległego urlopu.

Krok 3. Sporządzić notatkę służbową, jeżeli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu w terminie do 30 września (taką notatkę powinni podpisać świadkowie tego zdarzenia, np. pracownik kadr).

Postępując w ten sposób, pracodawca będzie miał dowód w przypadku kontroli PIP, że chciał udzielić pracownikowi zaległego urlopu, ale ten odmówił jego wykorzystania.

Natomiast gdy pracodawca chce postąpić zgodnie ze stanowiskiem SN i udzielić zaległego urlopu pracownikowi bez jego zgody przed końcem września, powinien:

Krok 1. Wskazać mu na piśmie termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego.

Krok 2. W razie stawienia się pracownika w pracy w czasie udzielonego zaległego urlopu odmówić mu dopuszczenia do pracy.

Krok 3. Zaznaczyć w ewidencji czasu pracy termin wykorzystania zaległego urlopu.

Zaległy urlop na żądanie

Inaczej niż zwykłego zaległego urlopu udziela się pracownikom zaległego urlopu na żądanie. Niewykorzystane w danym roku 4 dni urlopu na żądanie w kolejnym roku są już traktowane jako zwykły urlop. Pracownik nie może ich zatem wykorzystać w terminie dla siebie dowolnym i musi uzgodnić z pracodawcą termin wykorzystania tego urlopu. Zdaniem PIP urlop ten nie musi być udzielony do końca września kolejnego roku. Przepisy prawa pracy wprowadzają bowiem w tym zakresie wyjątek. Zdaniem PIP zaległego urlopu na żądanie pracodawca może udzielić pracownikowi do końca roku kalendarzowego, a nie do końca września (pismo GIP nr GPP-110-4560-170/08/PE).

Urlop zaległy a nieobecność w pracy 

Są sytuacje, kiedy pracodawca nie musi udzielać pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do końca września. Jest tak wówczas, gdy udzielenie tego urlopu w terminie do 30 września jest niemożliwe np. z powodu choroby pracownika czy urlopu macierzyńskiego. W takich przypadkach pracodawca nie ponosi żadnych sankcji za nieudzielenie pracownikowi w terminie urlopu zaległego.

Należy również pamiętać, że niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie do końca września nie powoduje utraty przez pracownika prawa do tego urlopu. Urlop wypoczynkowy przedawnia się bowiem dopiero po upływie 3 lat od dnia, kiedy był wymagalny. 

Sankcje za nieudzielenie zaległego urlopu

Pracodawca, który nie udzieli pracownikowi urlopu w terminie do końca września, może zostać ukarany przez sąd grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca może zostać ukarany grzywną w takiej wysokości za:

● nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (dotyczy to także nieudzielenia zaległego urlopu),

● bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119)

Marek Skałkowski

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy