Urlopy wypoczynkowe - zasady udzielania na przełomie roku

Pod koniec roku pracodawcy mają liczne obowiązki związane z urlopami wypoczynkowymi. Powinni m.in. sporządzić plan urlopów na następny rok oraz w miarę możliwości udzielić do końca roku bieżącego urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Wyjątkowo niewykorzystanego w tym terminie urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy).

Udzielanie urlopów za bieżący rok

Pracodawca powinien pod koniec danego roku przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Następnie w przypadku niewykorzystanych urlopów powinien, jeżeli to możliwe, udzielić pracownikom urlopu w tym roku lub ustalić jego wykorzystanie w pierwszym kwartale przyszłego roku.

Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w powyższym terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.:

● długotrwała choroba pracownika,

● przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim,

● powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy.

Po powrocie pracownika z takiej nieobecności pracodawca powinien ustalić z nim czas wykorzystania urlopu wypoczynkowego w terminie do końca danego roku kalendarzowego lub najpóźniej do 30 września roku następnego.

Koniec roku a urlop na żądanie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie we wskazanym przez pracownika terminie (art. 167² Kodeksu pracy). Taki urlop przysługuje pracownikowi w każdym kalendarzowym roku pracy w wymiarze 4 dni. Pracownik nie musi uzgadniać z pracodawcą terminu wykorzystania tego urlopu, a ma jedynie obowiązek poinformować pracodawcę o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym korzysta z tego urlopu.

Urlop na żądanie, który nie został przez pracownika wykorzystany w danym roku kalendarzowym, staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do końca września kolejnego roku kalendarzowego. Dni tego urlopu tracą zatem z końcem roku kalendarzowego swój szczególny charakter urlopu na żądanie.

Pracownik w każdym kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Takie rozwiązanie zapobiega zatem kumulowaniu przez pracownika dni takiego urlopu.

Odmienne stanowisko w omawianym zakresie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać wykorzystany do końca września kolejnego roku, gdyż przepis nakazujący wykorzystanie zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP, pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu do końca września sąd nie podzieli stanowiska PIP w tej sprawie i nakaże udzielenie zaległego urlopu w terminie do 30 września kolejnego roku.

Nabycie prawa do pierwszego urlopu na przełomie roku

Inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników następuje nabywanie prawa do urlopu osób, które podejmują zatrudnienie w ramach stosunku pracy po raz pierwszy w życiu. Taki pracownik uzyskuje z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 Kodeksu pracy). Zatem w pierwszym roku pracy pracownikowi uprawnionemu do 20-dniowego rocznego wymiaru urlopu będzie przysługiwało 1,66 dnia urlopu po każdym miesiącu pracy.

Ustawodawca nie przewidział w tym przypadku obowiązku zaokrąglania tego wymiaru, co oznacza, że gdyby pracodawca chciał ściśle udzielić pracownikowi nabytego przez niego ułamkowego wymiaru urlopu, będzie musiał przeliczyć go na godziny, a nawet na minuty. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dokonać takiego zaokrąglenia na korzyść pracownika i tym samym uniknąć problemów z ustaleniem wymiaru i udzieleniem urlopu. Udzielenie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego niż należny, jako korzystniejsze od powszechnie obowiązujących przepisów, jest zgodne z prawem.

Prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach pracownik nabywa 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy). 

Gdy pracownik zostanie zatrudniony po raz pierwszy w trakcie grudnia danego roku kalendarzowego, nie zdąży on nabyć przed 1 stycznia kolejnego roku prawa do 1/12 urlopu należnego po miesiącu pracy. W takim przypadku pracownik ten 1 stycznia nabywa prawo do pełnego urlopu. Nie należy więc stosować do niego zasady nabywania przez cały rok 1/12 tego urlopu po każdym miesiącu pracy.

Plan urlopów na następny rok

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Mimo że przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu, to jednak należy przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku na rok następny. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w styczniu może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego udzielenie. Przepisy nie regulują również tego, że plan urlopów musi obejmować cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza.

Przy tworzeniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany brać pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia w zakładzie normalnego toku pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Zatem tworząc plan urlopów, pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników posiadających 20-dniowy roczny wymiar urlopu oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopowego, jeżeli:

● zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub

● u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy).

Opracowany plan urlopów pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. przez wywieszenie na tablicy informacyjnej w zakładzie, udostępnienie każdemu z pracowników kserokopii planu, umieszczenie na wspólnym dysku lub wysłanie e-mailem itp. (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

W przypadku braku obowiązku tworzenia planu urlopów pracodawca uzgadnia termin korzystania z urlopu indywidualnie z poszczególnymi pracownikami za porozumieniem.

Izabela Nowacka

ekonomista, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych