Jakie są konsekwencje podatkowe błędów w fakturach wystawionych po przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę

Czytelnik prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i posiadał status podatnika VAT czynnego. Przekształcił prowadzoną działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę z o.o. Ta została wpisana do KRS 5 stycznia 2023 r. Tego dnia spółka nie posiadała jeszcze nadanego numeru NIP i nie mogła w związku z tym wystawiać faktur VAT ze wskazaniem numeru NIP spółki. Informacja o nadaniu jej numeru NIP została uwidoczniona w KRS dopiero 10 stycznia 2023 r. W konsekwencji w okresie od 5 do 10 stycznia 2023 r. spółka wystawiała faktury sprzedażowe z NIP nadanym poprzednikowi prawnemu, tj. podatnikowi w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej. Faktury sprzedażowe wystawione w tym okresie ujęte zostały przez spółkę w pliku JPK_V7M za styczeń 2023 r., spółka dokonała też zapłaty podatku należnego.

1) Czy spółka powinna dokonać korekty faktur sprzedażowych wystawionych w okresie 5-10 stycznia 2023 r., tzn. czy powinna dokonać korekty, wskazując w tych fakturach swój NIP zamiast NIP poprzednika prawnego?

2) Czy fakt, że faktury zostały wystawione z NIP podatnika wydanym dla jednoosobowej działalności podatnika zobowiązuje go do zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT?

1. Tak, spółka powinna dokonać korekty wystawionych faktur. Poprzednik prawny (osoba fizyczna) nie ma tego obowiązku.
2. Wystawianie przez spółkę z o.o. faktur sprzedażowych w okresie od 5 do 10 stycznia 2023 r. i wskazanie na nich danych poprzednika prawnego (przekształconego przedsiębiorcy) jako wystawcy faktur nie powoduje obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. 

W opisanej sprawie:

1. jednoosobowa działalność gospodarcza Czytelnika została przekształcona w spółkę z o.o. od 5 stycznia 2023 r.,
2. wszystkie faktury wystawione w okresie od 5 stycznia 2023 r. dokumentują już sprzedaż dokonaną przez spółkę,
3. wystawione przez spółkę faktury dokumentują transakcje, które faktycznie miały miejsce między spółką a kontrahentami,
4. na fakturach wystawionych w okresie od 5 do 10 stycznia 2023 r. spółka wskazywała dane (NIP) poprzednika prawnego (osoby fizycznej).

W tej sytuacji spółka powinna wystawić faktury korygujące do faktur, na których błędnie wykazano dane (NIP) poprzednika prawnego.

Faktury te dokumentują bowiem sprzedaż realizowaną już przez następcę prawnego (spółkę z o.o.). Jako dokument wystawiony przez spółkę z o.o. mogą zostać skorygowane tylko przez ten podmiot - zgodnie z art. 106j ustawy o VAT. Obowiązki związane z korygowaniem danych zawartych na fakturach spoczywają bowiem na podmiocie, który wystawił błędną fakturę. 

Zatem z uwagi na fakt, że faktury sprzedażowe wystawione w tym okresie dokumentowały transakcje, które faktycznie miały miejsce między spółką a kontrahentami, to spółka powinna dokonać korekty. Poprzednik prawny nie jest podmiotem zobowiązanym do dokonania korekty tych faktur. 

Prawo do odliczenia VAT i noty korygujące

Jeśli faktura dokumentuje transakcję, która rzeczywiście miała miejsce, to podatnik (nabywca) ma prawo do odliczenia VAT z takiej faktury. Nie ma przepisu pozbawiającego podatnika prawa do odliczenia w takim przypadku. Aby w pełni prawnie skorzystać z tego prawa, nabywca powinien otrzymać od spółki fakturę korygującą błąd w oznaczeniu sprzedawcy. Jeżeli sprzedawca błędu nie skoryguje, to może to zrobić nabywca, przesyłając sprzedawcy notę korygującą do akceptacji. Przyjmuje się, że nabywca będący w takiej sytuacji ma prawo do odliczenia VAT naliczonego nawet w przypadku braku akceptacji noty korygującej przez sprzedawcę (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 stycznia 2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.901.2021.1.MWJ).

Brak podstaw do anulowania faktur

Należy podkreślić, że w opisanej sprawie brak jest podstaw do anulowania faktur sprzedażowych. Anulowanie faktur może bowiem dotyczyć wyłącznie:

• tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego, oraz
• faktur dokumentujących czynności, które nie zostały wykonane.

W opisanej sprawie faktury zostały wprowadzone do obrotu prawnego i dokumentują dokonane czynności, a więc nie można mówić o możliwości ich anulowania. 

Brak obowiązku zapłaty VAT z faktur na podstawie art. 108 ustawy o VAT

Na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Oznacza to, że każda osoba, która wprowadza do obrotu prawnego fakturę z wykazaną kwotą podatku (bez względu na powód nieprawidłowego wystawienia faktury), ma obowiązek zapłaty wykazanego w niej VAT. 

Przepis art. 108 ust. 1 ustawy o VAT dotyczy jednak sytuacji, w których kwota podatku wynika jedynie z samego faktu wystawienia faktury, a więc gdy dana czynność nie jest objęta zakresem opodatkowania lub też gdy faktura w ogóle nie odzwierciedla żadnej transakcji. Jeżeli natomiast faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, które co do zasady podlega opodatkowaniu, sam fakt wystawienia takiej faktury w sposób niezgodny z przepisami nie powoduje obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

W opisanym przypadku faktury wystawione przez spółkę z błędnie wskazanymi danymi poprzednika prawnego (osoby fizycznej) jako sprzedawcy dokumentują rzeczywiste transakcje dostawy towarów i świadczenia usług. Tym samym brak jest podstaw, aby poprzednik prawny (osoba fizyczna) miał obowiązek zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, przy założeniu, że spółka dokona stosownej korekty wystawionych faktur, wystawiając je już z prawidłowymi danymi sprzedawcy.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 listopada 2022 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.375.2022.1.NF).

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

• interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 stycznia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.901.2021.1.MWJ) i z 2 listopada 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.375.2022.1.NF)

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy, autor licznych publikacji podatkowych