5/2024 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych], data dodania: 06.05.2024 Czy pracownica może zaciągnąć w imieniu biura rachunkowego zobowiązanie w postaci wypełnienia dla klienta wniosku o kredyt
PROBLEM
Nowa pracownica biura zobowiązała się wobec klienta, że wypełni dla niego wniosek o kredyt w trybie ekspresowym na następny dzień. Następnie nie przyszła do pracy i przedstawiła zwolnienie lekarskie, nie przekazała nikomu informacji o tym, że zobowiązała się wypełnić bezpłatnie jakiś wniosek kredytowy. Doszły mnie słuchy, że pracownica poszła na zwolnienie, gdyż dorabia sobie gdzieś do pensji i w tej drugiej "pracy" nie wyrabiała się. Podobno tak robiła w swoim poprzednim biurze rachunkowym. Nie jestem w stanie udowodnić, że takie zachowanie miało miejsce w tym przypadku. W naszej firmie stanowczo zakomunikowałam pracownikom, że nie wolno im obiecywać wykonywania klientom jakichś dodatkowych czynności poza księgowaniem, bo od tego jestem ja.
O całej sprawie dowiedziałam się od klienta. Zadzwonił on do mnie z pretensjami, że nie otrzymał jeszcze tego wniosku i zapytał, czy mogłabym go przesłać. Byłam zaskoczona sytuacją i wtedy on mi to wszystko opowiedział i rzeczywiście była wiadomość e-mail, która potwierdzała jego słowa. Klient przesłał mi również wiadomość od pracownika banku z informacją, że kredyt zostanie udzielony, o ile wypełni dokumenty. Dokumenty niestety były bardzo obszerne i ich wypełnienie czasochłonne, a zatem niemożliwe od ręki. Klient zagroził, że jeśli przez nas nie dostanie kredytu, to jego podwykonawcy nie wykonają zobowiązania w terminie, a on zapłaci olbrzymie kary umowne, których zwrotu będzie żądał od naszego biura.
Przypomniałam klientowi zapisy naszej umowy. W umowie zawarto, że biuro nie wypełnia wniosków kredytowych, zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a pracownica nigdy nie miała umocowania do zmiany umowy ani tym bardziej do zaciągania zobowiązań w imieniu biura. Umowa o usługi księgowe została zawarta osobiście ze mną, nikt inny w imieniu naszego biura umów nie zawierał, poza tym ta pracownica nie miała ode mnie żadnego pełnomocnictwa. Umowy zawsze zawierałam ja w moim gabinecie, do którego nie mają dostępu pracownicy naszego biura. Ten klient zawarł umowę ze mną, w formie pisemnej, w tym gabinecie, podczas osobistego spotkania, tylko ja miałam UPL-1. Klient po kontakcie z prawnikiem powołał się na przepis Kodeksu cywilnego, który stanowi, że osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Zdaniem klienta moja pracownica nie zmieniła umowy o księgowość, lecz zawarła dodatkową umowę w imieniu biura. Nadmienię, że w chwili zawarcia rzekomej "umowy" klient nie był w lokalu naszego biura. Czy klient ma rację?
RADA
Klient nie ma racji, gdyż w przedmiotowej sprawie nie znajduje zastosowania at. 97 Kodeksu cywilnego dotyczący umocowania osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Główną zasadą jest, że przedsiębiorca sam zawiera umowy. Jeśli jest jednostką organizacyjną, to w jego imieniu działają określone organy. Wszelkie inne osoby muszą mieć jakieś umocowanie do zawarcia umowy w imieniu przedsiębiorcy. Najczęściej jest to pełnomocnictwo. W przedmiotowej sprawie pracownica nie otrzymała pełnomocnictwa do zawarcia umowy w imieniu biura. Wobec tego należy sprawdzić, czy znajdzie zastosowanie art. 97 Kodeksu cywilnego dotyczący osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa.
Osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa
Kodeks cywilny wskazuje (art. 97 Kc), że osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Oznacza to, że osoba taka mogłaby zawrzeć umowę w imieniu przedsiębiorstwa, nawet gdyby nie została umocowana do tego. W rozpatrywanej sprawie przepis ten nie ma jednak zastosowania, gdyż:
-
pracownica nie była osobą czynną w lokalu przeznaczonym do obsługi publiczności
W rozpatrywanej sprawie za lokal przeznaczony do obsługi publiczności należałoby uznać gabinet właścicielki biura rachunkowego, w którym zawierała ona umowy z klientami i tylko ona miała do niego dostęp. Pracownica biura co najwyżej urzędowała w lokalu, który był przeznaczony do świadczenia usług księgowych, a nie obsługi publiczności (tj. do zawierania umów z klientami). Powyższe twierdzenie znajduje oparcie w wyroku Sądu Najwyższego z 10 września 2019 r. wydanego w sprawie pod sygn. akt I NSK 46/18:
Termin "obsługiwanie publiczności" należy interpretować jako zawieranie umów z klientami, jak również dokonywanie innych czynności faktycznych i prawnych związanych z zawarciem, wykonaniem, rozwiązaniem umowy (udzielanie informacji, pokazanie towaru, jego wydanie), a także jej niewykonaniem bądź nienależytym wykonaniem (przyjęcie reklamacji). Nie ulega zaś wątpliwości, że recepcja w budynku nie jest miejscem przeznaczonym do dokonywania czynności z udziałem indywidualnych klientów.
-
klient powinien dopuścić możliwość, że pracownica biura rachunkowego nie jest uprawniona do wykonania w imieniu biura czynności, które zostały wyłączone wprost w umowie o świadczenie usług księgowych
Przepis art. 97 Kc ma na celu ochronę klientów, w sytuacji gdy uzasadnione było założenie, że dana osoba urzędująca w lokalu przedsiębiorstwa jest upoważniona do zawierania umów. W przedmiotowej sprawie nie powinien znaleźć zastosowania. Klient znał treść umowy o księgowość. Wiedział zatem, z kim podpisał umowę o świadczenie usług księgowych, w jakich warunkach została zawarta i w jakim miejscu. Sama zmiana umowy została dosyć sformalizowana, co już wskazuje na to, że przyjęcie dodatkowych obowiązków przez biuro rachunkowe wymaga zapewne również zachowania określonych formalności. Powinien był zatem dopuścić możliwość, że pracownica biura rachunkowego nie jest uprawniona do wykonania w imieniu biura czynności, która została wyłączona wprost w umowie o świadczenie usług księgowych. Klient nie zweryfikował tego faktu, mimo że takie działanie powinien podjąć na podstawie towarzyszących okoliczności.
Nie można obciążać przedsiębiorcy ryzykiem transakcji dokonanej w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności w okolicznościach, w których klient powinien zorientować się, że osoba dokonująca transakcji nie jest uprawniona do składania oświadczeń określonej treści w imieniu i na rachunek prowadzącego przedsiębiorstwo (art. 97 k.c.) - por. wyrok Sądu Najwyższego z 19 września 2013 r., sygn. akt I CSK 687/12.
Kwestia braku fizycznej obecności klienta w lokalu przedsiębiorstwa
Wskazana w pytaniu okoliczność, że klient nie był fizycznie obecny w lokalu przedsiębiorstwa nie przekreśla automatycznie możliwości zastosowania art. 97 Kc, na co wskazuje wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 12 października 2020 r., sygn. akt VI ACa 598/18.
Nie jest konieczne, aby czynność, o której mowa w art. 97 k.c. miała miejsce w lokalu przedsiębiorstwa (a jedynie osoba dokonująca w imieniu przedsiębiorcy winna zachować walor osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa). Ponadto stosowanie art. 97 k.c. winno uwzględniać specyfikę funkcjonowania przedsiębiorcy, w tym również coraz większą liczbę czynności podejmowanych na odległość.
Podstawa prawna
art. 97 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2024r. poz. 653
Marcin Szabłowski
adwokat
