9/2024 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 21.08.2024 Podróż służbowa przedsiębiorcy - rozliczenie krok po kroku
Krok 1.
Sprawdź, co to jest "podróż służbowa przedsiębiorcy"
Tabela 1. Definicja podróży służbowej przedsiębiorcy
| Co uznaje się za podróż służbową przedsiębiorcy | Za podróż służbową przedsiębiorcy uznaje się wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności. |
Krok 2.
Sprawdź, jakie wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów podatkowych
Tabela 2. Wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy stanowiące koszty podatkowe
| Lp. | Rodzaj wydatku | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Przejazd publicznym środkiem transportu | Publicznym środkiem transportu jest np.: ● pociąg, ● autokar, ● prom, ● samolot. |
| 2. | Przejazd samochodem osobowym1 | Koszty przejazdu samochodem osobowym obejmują m.in. wydatki na: ● paliwo, ● opłaty parkingowe, ● winiety. |
| 3. | Dojazd środkami komunikacji miejskiej | Środkami komunikacji miejskiej są: ● autobus, ● tramwaj, ● metro, ● trolejbus. |
| 4. | Nocleg | Ten rodzaj wydatku obejmuje koszty noclegu w hotelu, pensjonacie lub wynajętym mieszkaniu. |
| 5. | Diety | Wydatki na wyżywienie poniesione przez przedsiębiorcę w trakcie podróży służbowej nie stanowią kosztów podatkowych, z uwagi na przysługujące mu diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. |
| 6. | Inne wydatki | W związku z podróżą służbową przedsiębiorca może ponosić inne, niezdefiniowane wydatki. Jeżeli wydatki te spełniają definicję kosztu podatkowego, tj. zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, przedsiębiorca może je rozliczyć w kosztach podatkowych. Do tego rodzaju wydatków można zaliczyć przykładowo: ● koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, ● koszty opłaty za bagaż. |
Krok 3.
Sprawdź, jak udokumentować wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej
Tabela 3. Rodzaje dowodów dokumentujących poniesione wydatki
| Lp. | Rodzaj wydatku | Rodzaju dowodu |
| 1. | Diety krajowe i zagraniczne | Dowód wewnętrzny |
| 2. | Opłaty parkingowe | Faktura albo dowód wewnętrzny, w przypadku gdy wydatki związane z parkowaniem zostały udokumentowane biletem z parkometru, kuponem albo biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy |
| 3. | Winiety | Dowód wewnętrzny |
| 4. | Pozostałe wydatki, takie jak paliwo czy nocleg | Faktura albo rachunek UWAGA! W przypadku zakupu paliwa albo oleju za granicą dopuszczalne jest dokumentowanie ich zakupu paragonem albo dowodem kasowym. |
Krok 4.
Ustal, w jakiej wysokości można zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów podatkowych
Tabela 4. Limit, w jakim wydatek może zostać zaliczony do kosztów podatkowych
| Lp. | Rodzaj wydatku | Limit wydatku zaliczany do kosztów podatkowych |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Przejazd publicznym środkiem transportu, takim jak pociąg, autokar, prom czy samolot | Cena biletu za przejazd określonym środkiem transportu |
| 2. | Przejazd samochodem osobowym stanowiącym środek trwały przedsiębiorcy | ● 100 poniesionych wydatków - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika tylko do celów prowadzonej działalności gospodarczej, ● 75 poniesionych wydatków - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika zarówno do celów prowadzonej działalności, jak i do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą |
| 3. | Przejazd prywatnym samochodem osobowym przedsiębiorcy | 20 poniesionych wydatków |
| 4. | Dojazd środkami komunikacji miejskiej | Cena biletu za przejazd określonym środkiem komunikacji miejskiej |
| 5. | Nocleg | W wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem |
| 6. | Diety | ● 45 zł za dobę podróży - w przypadku krajowej podróży służbowej, ● w wysokości określonej dla danego państwa - w przypadku zagranicznej podróży służbowej. Wysokość diety przysługującej przedsiębiorcy jest uzależniona od długości odbywanej podróży służbowej. Należy ją obliczać na podstawie § 7 ust. 2 i § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Wysokość diet przysługujących w zagranicznej podróży służbowej publikujemy w comiesięcznym dodatku z serii "Wskaźniki i stawki" oraz na stronie cyfrowego wydania "MONITORA księgowego" - www.inforlex.pl/ewydania. |
| 7. | Inne wydatki, takie jak koszty zakupu biletów na targi, wystawy i pokazy | W wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. |
UWAGA!
Wydatki ponoszone przez przedsiębiorców w związku z podróżą służbową obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z tymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.
Krok 5.
Sprawdź, jak dokonać przeliczenia wydatków poniesionych w walucie obcej
Jeżeli przedsiębiorca odbył zagraniczną podróż służbową i poniósł w jej trakcie wydatki w walucie obcej, to musi dokonać przeliczenia tych wydatków na złote. Przeliczenia należy dokonać według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku, a więc dnia wystawienia dowodu wewnętrznego, faktury albo rachunku.
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
● art. 5a pkt 19a, art. 11a ust. 2, art. 23 ust. 1 pkt 46, 46a, 52 oraz ust. 5a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 863
● § 11 ust. 4, § 13 ust. 2 pkt 5 i 9 oraz ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2019 r. poz. 2544
● § 7 ust. 1 i 2, § 13 ust. 3 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190
1 Samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
- agregat elektryczny/spawalniczy,
- do prac wiertniczych,
- koparka, koparkospycharka,
- ładowarka,
- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
- żuraw samochodowy;
d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.
