Monitor Księgowego 9/2024 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 21.08.2024

Podróż służbowa przedsiębiorcy - rozliczenie krok po kroku

Krok 1.

Sprawdź, co to jest "podróż służbowa przedsiębiorcy"

Tabela 1. Definicja podróży służbowej przedsiębiorcy

Co uznaje się za podróż służbową przedsiębiorcy Za podróż służbową przedsiębiorcy uznaje się wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.

Krok 2.

Sprawdź, jakie wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów podatkowych

Tabela 2. Wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy stanowiące koszty podatkowe

Lp.

Rodzaj wydatku

Uwagi

1

2

3

1.

Przejazd publicznym środkiem transportu

Publicznym środkiem transportu jest np.:

● pociąg,

● autokar,

● prom,

● samolot.

2.

Przejazd samochodem osobowym1

Koszty przejazdu samochodem osobowym obejmują m.in. wydatki na:

● paliwo,

● opłaty parkingowe,

● winiety.

3.

Dojazd środkami komunikacji miejskiej

Środkami komunikacji miejskiej są:

● autobus,

● tramwaj,

● metro,

● trolejbus.

4.

Nocleg Ten rodzaj wydatku obejmuje koszty noclegu w hotelu, pensjonacie lub wynajętym mieszkaniu.

5.

Diety Wydatki na wyżywienie poniesione przez przedsiębiorcę w trakcie podróży służbowej nie stanowią kosztów podatkowych, z uwagi na przysługujące mu diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

6.

Inne wydatki

W związku z podróżą służbową przedsiębiorca może ponosić inne, niezdefiniowane wydatki. Jeżeli wydatki te spełniają definicję kosztu podatkowego, tj. zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, przedsiębiorca może je rozliczyć w kosztach podatkowych. Do tego rodzaju wydatków można zaliczyć przykładowo:

● koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy,

● koszty opłaty za bagaż.

Krok 3.

Sprawdź, jak udokumentować wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej

Tabela 3. Rodzaje dowodów dokumentujących poniesione wydatki

Lp.

Rodzaj wydatku

Rodzaju dowodu

1.

Diety krajowe i zagraniczne Dowód wewnętrzny

2.

Opłaty parkingowe Faktura albo dowód wewnętrzny, w przypadku gdy wydatki związane z parkowaniem zostały udokumentowane biletem z parkometru, kuponem albo biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy

3.

Winiety Dowód wewnętrzny

4.

Pozostałe wydatki, takie jak paliwo czy nocleg

Faktura albo rachunek

UWAGA!

W przypadku zakupu paliwa albo oleju za granicą dopuszczalne jest dokumentowanie ich zakupu paragonem albo dowodem kasowym.

Krok 4.

Ustal, w jakiej wysokości można zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów podatkowych

Tabela 4. Limit, w jakim wydatek może zostać zaliczony do kosztów podatkowych

Lp.

Rodzaj wydatku

Limit wydatku zaliczany do kosztów podatkowych

1

2

3

1.

Przejazd publicznym środkiem transportu, takim jak pociąg, autokar, prom czy samolot Cena biletu za przejazd określonym środkiem transportu

2.

Przejazd samochodem osobowym stanowiącym środek trwały przedsiębiorcy

● 100 poniesionych wydatków - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika tylko do celów prowadzonej działalności gospodarczej,

● 75 poniesionych wydatków - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika zarówno do celów prowadzonej działalności, jak i do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą

3.

Przejazd prywatnym samochodem osobowym przedsiębiorcy 20 poniesionych wydatków

4.

Dojazd środkami komunikacji miejskiej Cena biletu za przejazd określonym środkiem komunikacji miejskiej

5.

Nocleg W wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem

6.

Diety

● 45 zł za dobę podróży - w przypadku krajowej podróży służbowej,

● w wysokości określonej dla danego państwa - w przypadku zagranicznej podróży służbowej.

Wysokość diety przysługującej przedsiębiorcy jest uzależniona od długości odbywanej podróży służbowej. Należy ją obliczać na podstawie § 7 ust. 2 i § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Wysokość diet przysługujących w zagranicznej podróży służbowej publikujemy w comiesięcznym dodatku z serii "Wskaźniki i stawki" oraz na stronie cyfrowego wydania "MONITORA księgowego" - www.inforlex.pl/ewydania.

7.

Inne wydatki, takie jak koszty zakupu biletów na targi, wystawy i pokazy W wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

UWAGA!

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorców w związku z podróżą służbową obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z tymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Krok 5.

Sprawdź, jak dokonać przeliczenia wydatków poniesionych w walucie obcej

Jeżeli przedsiębiorca odbył zagraniczną podróż służbową i poniósł w jej trakcie wydatki w walucie obcej, to musi dokonać przeliczenia tych wydatków na złote. Przeliczenia należy dokonać według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku, a więc dnia wystawienia dowodu wewnętrznego, faktury albo rachunku.

 

1 Samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

- klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

- agregat elektryczny/spawalniczy,

- do prac wiertniczych,

- koparka, koparkospycharka,

- ładowarka,

- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

- żuraw samochodowy;

d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK