Monitor Księgowego 2/2023 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 29.01.2023

Krajowe podróże służbowe - niezbędnik rozliczeń

1. Dieta w czasie podróży służbowej

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży (od 1 stycznia 2023 r.).

1.1. Gdy podróż trwa krócej niż dobę

Lp.

Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę:

Dieta wynosi:

1.

za podróż trwającą mniej niż 8 godzin

0,00 zł

2.

za podróż trwającą od 8 do 12 godzin

22,50 zł

3.

za podróż trwającą powyżej 12 godzin

45,00 zł

1.2. Gdy podróż trwa dłużej niż dobę

Lp.

Jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę:

Dieta wynosi:

1.

za każdą dobę (powyżej 8 godzin)

45,00 zł

2.

za każdą rozpoczętą dobę (do 8 godzin)

22,50 zł

1.3. Gdy pracownikowi przysługuje bezpłatne wyżywienie

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.

1.4. Obniżka diety o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia

Lp.

Gdy w trakcie podróży pracownikowi zapewniono bezpłatnie:

Kwotę diety trzeba zmniejszyć, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1.

śniadanie

25% diety, czyli 11,25 zł

2.

obiad

50% diety, czyli 22,50 zł

3.

kolację

25% diety, czyli 11,25 zł

2. Zwrot kosztów noclegu

Lp.

Pracownikowi przysługuje:

Wysokość zwrotu kosztów noclegu:

1.

ryczałt za nocleg, jeżeli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg

150% diety za każdy nocleg, czyli 67,50 zł za każdy nocleg

2.

zwrot udokumentowanych kosztów noclegu

w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż 20-krotność stawki diety, tj. 900 zł, za jedną dobę hotelową

UWAGA!

1. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

2. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.

3. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej przysługuje:

Wysokość ryczałtu

ryczałt

20% diety - 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej

UWAGA!

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli:

● pracownik nie ponosi kosztów dojazdów,

● na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

4. Zwrot kosztów transportu

4.1. Wysokość zwrotu kosztów transportu

Rodzaj środka transportu

Zwrot przysługuje w wysokości:

Publiczny środek transportu

udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje

Prywatny środek transportu pracownika (samochód)

stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów w czasie podróży służbowej i obowiązującej stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, właściwej dla tego pojazdu (tzw. kilometrówka)

4.2. Stawki "kilometrówki" - obowiązujące od 17 stycznia 2023 r.

Samochód osobowy

Motocykl

Motorower

o poj. skok.

do 900 cm3

o poj. skok.

powyżej 900 cm3

0,89 zł

1,15 zł

0,69 zł

0,42 zł

5. Zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy

Lp.

Zwrot kosztów przejazdu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego

i z powrotem przysługuje pracownikowi, jeżeli:

1.

pracownik przebywał w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni

2.

przejazd nastąpił w dniu wolnym od pracy

3.

środek transportu został określony przez pracodawcę

6. Inne niezbędne wydatki związane z podróżą

Lp.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Mogą to być opłaty:

1.

za bagaż (gdy pracownik przewozi np. sprzęt lub urządzenia)

2.

za przejazd drogami płatnymi i autostradami

3.

za postój w strefie płatnego parkowania

4.

za miejsca parkingowe

5.

za inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, np. bilety wstępu na targi, gdy zadanie służbowe wykonywane w trakcie podróży jest związane z udziałem w tych targach

UWAGA!

Za niezbędne należy uznawać te wydatki, bez których wykonanie zadania służbowego w czasie podróży byłoby niemożliwe.

7. Zaliczki w podróży służbowej z ewidencją

Lp.

Zaliczka:

1.

jest przyznawana na wniosek pracownika na niezbędne koszty podroży krajowej

2.

jest udzielana w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży

3.

jest rozliczana w terminie określonym w regulaminie wewnętrznym jednostki lub w dokumencie potwierdzającym udzielenie zaliczki

 

Rozliczenie wydatków

Ewidencja księgowa

Gdy pracownik wyda więcej

niż pobrana zaliczka

zwrot pracownikowi różnicy ewidencjonuje się:

Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

Ma konta 13-1 "Rachunek bankowy" lub 10 "Kasa"

Gdy pracownik wydał mniej

niż wartość zaliczki

zwrot różnicy ewidencjonuje się:

Wn konta 13-1 "Rachunek bankowy" lub 10 "Kasa"

Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

UWAGA!

Zwrot części zaliczki może że być również potrącany z wynagrodzenia pracownika.

8. Podróże służbowe - koszty pracodawcy, przychody pracownika

Koszty

Koszty podróży służbowych pracowników są kosztem podatkowym pracodawcy do wysokości limitów określonych przepisami o podróżach służ­bowych.

Nie są kosztem podatkowym wydatki ponoszone z tytułu używania przez pracowników samochodów w podróży służbowej, w wysokości przekraczającej limit "kilometrówki".

Przychody

Zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej jest przychodem pracownika zwolnionym z PIT:

● w całości - w przypadku wydatków rozliczanych w ramach "kilometrówki",

● do wysokości limitów określonych przepisami o podróżach służbowych - w przypadku pozostałych wydatków.

Zwrot przekraczający wymienione limity zalicza się do przychodów pracownika opodatkowanych i oskładkowanych.

9. Ewidencja kosztów podróży służbowej

Lp.

Koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych:

1.

Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie"(gdy koszty podróży związane są z nabyciem środka trwałego w budowie)

2.

Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 28

● art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2745

● § 1-11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2302

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK