2/2023 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 29.01.2023 Krajowe podróże służbowe - niezbędnik rozliczeń
1. Dieta w czasie podróży służbowej
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży (od 1 stycznia 2023 r.).
1.1. Gdy podróż trwa krócej niż dobę
| Lp. | Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę: | Dieta wynosi: |
| 1. | za podróż trwającą mniej niż 8 godzin | 0,00 zł |
| 2. | za podróż trwającą od 8 do 12 godzin | 22,50 zł |
| 3. | za podróż trwającą powyżej 12 godzin | 45,00 zł |
1.2. Gdy podróż trwa dłużej niż dobę
| Lp. | Jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę: | Dieta wynosi: |
| 1. | za każdą dobę (powyżej 8 godzin) | 45,00 zł |
| 2. | za każdą rozpoczętą dobę (do 8 godzin) | 22,50 zł |
1.3. Gdy pracownikowi przysługuje bezpłatne wyżywienie
Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.
1.4. Obniżka diety o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia
| Lp. | Gdy w trakcie podróży pracownikowi zapewniono bezpłatnie: | Kwotę diety trzeba zmniejszyć, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: |
| 1. | śniadanie | 25% diety, czyli 11,25 zł |
| 2. | obiad | 50% diety, czyli 22,50 zł |
| 3. | kolację | 25% diety, czyli 11,25 zł |
2. Zwrot kosztów noclegu
| Lp. | Pracownikowi przysługuje: | Wysokość zwrotu kosztów noclegu: |
| 1. | ryczałt za nocleg, jeżeli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg | 150% diety za każdy nocleg, czyli 67,50 zł za każdy nocleg |
| 2. | zwrot udokumentowanych kosztów noclegu | w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż 20-krotność stawki diety, tj. 900 zł, za jedną dobę hotelową |
UWAGA!
1. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
2. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
3. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej
| Na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej przysługuje: | Wysokość ryczałtu |
| ryczałt | 20% diety - 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej |
UWAGA!
Ryczałt nie przysługuje, jeżeli:
● pracownik nie ponosi kosztów dojazdów,
● na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
4. Zwrot kosztów transportu
4.1. Wysokość zwrotu kosztów transportu
| Rodzaj środka transportu | Zwrot przysługuje w wysokości: |
| Publiczny środek transportu | udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje |
| Prywatny środek transportu pracownika (samochód) | stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów w czasie podróży służbowej i obowiązującej stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, właściwej dla tego pojazdu (tzw. kilometrówka) |
4.2. Stawki "kilometrówki" - obowiązujące od 17 stycznia 2023 r.
| Samochód osobowy | Motocykl | Motorower | |
| o poj. skok. | o poj. skok. | ||
| 0,89 zł | 1,15 zł | 0,69 zł | 0,42 zł |
5. Zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy
| Lp. | Zwrot kosztów przejazdu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego |
| 1. | pracownik przebywał w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni |
| 2. | przejazd nastąpił w dniu wolnym od pracy |
| 3. | środek transportu został określony przez pracodawcę |
6. Inne niezbędne wydatki związane z podróżą
| Lp. | Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Mogą to być opłaty: |
| 1. | za bagaż (gdy pracownik przewozi np. sprzęt lub urządzenia) |
| 2. | za przejazd drogami płatnymi i autostradami |
| 3. | za postój w strefie płatnego parkowania |
| 4. | za miejsca parkingowe |
| 5. | za inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, np. bilety wstępu na targi, gdy zadanie służbowe wykonywane w trakcie podróży jest związane z udziałem w tych targach |
UWAGA!
Za niezbędne należy uznawać te wydatki, bez których wykonanie zadania służbowego w czasie podróży byłoby niemożliwe.
7. Zaliczki w podróży służbowej z ewidencją
| Lp. | Zaliczka: |
| 1. | jest przyznawana na wniosek pracownika na niezbędne koszty podroży krajowej |
| 2. | jest udzielana w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży |
| 3. | jest rozliczana w terminie określonym w regulaminie wewnętrznym jednostki lub w dokumencie potwierdzającym udzielenie zaliczki |
| Rozliczenie wydatków | Ewidencja księgowa |
| Gdy pracownik wyda więcej | zwrot pracownikowi różnicy ewidencjonuje się: Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" Ma konta 13-1 "Rachunek bankowy" lub 10 "Kasa" |
| Gdy pracownik wydał mniej | zwrot różnicy ewidencjonuje się: Wn konta 13-1 "Rachunek bankowy" lub 10 "Kasa" Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
UWAGA!
Zwrot części zaliczki może że być również potrącany z wynagrodzenia pracownika.
8. Podróże służbowe - koszty pracodawcy, przychody pracownika
| Koszty | Koszty podróży służbowych pracowników są kosztem podatkowym pracodawcy do wysokości limitów określonych przepisami o podróżach służbowych. Nie są kosztem podatkowym wydatki ponoszone z tytułu używania przez pracowników samochodów w podróży służbowej, w wysokości przekraczającej limit "kilometrówki". |
| Przychody | Zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej jest przychodem pracownika zwolnionym z PIT: ● w całości - w przypadku wydatków rozliczanych w ramach "kilometrówki", Zwrot przekraczający wymienione limity zalicza się do przychodów pracownika opodatkowanych i oskładkowanych. |
9. Ewidencja kosztów podróży służbowej
| Lp. | Koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych: |
| 1. | Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie"(gdy koszty podróży związane są z nabyciem środka trwałego w budowie) |
| 2. | Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 28
● art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2745
● § 1-11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2302
● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5
