Zagadnienie dotyczące podróży

Podróż służbowa pracownika

Podróż zleceniobiorcy

1

2

3

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Podróż służbowa ma charakter sporadyczny i przemijający. Podczas podróży pracownik wykonuje zadanie konkretnie określone przez pracodawcę. Zadania wyznaczone przez pracodawcę do realizacji podczas podróży nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (wyrok SA w Białymstoku z 15 września 2021 r., III AUa 779/21).

W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy obsługującego krajowe przewozy drogowe podróżą służbową jest każde zadanie służbowe realizowane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

1) przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub

2) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 1, w celu wykonania przewozu drogowego.

W podróży służbowej nie jest kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych.

Nie istnieje ogólnie obowiązująca definicja podróży zleceniobiorcy. W tym zakresie należy posiłkować się orzecznictwem sądowym. Przykładowo SN w postanowieniu z 29 sierpnia 2023 r. (II USK 10/23) wskazał, że pojęcie "podróż" należy definiować zgodnie ze znaczeniem, jakie ma ono w języku powszechnym (podobnie uznał NSA w wyroku z 21 kwietnia 2016 r., II FSK 910/14). Zatem oznacza ono "przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca". Tak rozumiana definicja podróży nie obejmuje stałych, rutynowych jazd wykonywanych na obszarze określonym w umowie w celu wykonania usług, gdyż nie stanowią one przebywania drogi do odległego miejsca. W tym pojęciu nie mieszczą się jazdy o charakterze lokalnym.

Podróż zleceniobiorcy nie musi spełniać tych samych kryteriów, które zostały przewidziane dla podróży służbowej pracownika (wyroki: WSA w Gdańsku z 19 grudnia 2018 r., I SA/Gd 1023/18, WSA w Warszawie z 7 maja 2019 r., III SA/Wa 1788/18).

Zleceniodawca może odmówić zleceniobiorcy wypłaty świadczeń z tytułu podróży, jeżeli nie przewiduje tego umowa cywilnoprawna.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika pracodawca niebędący jednostką budżetową określa:

● w układzie zbiorowym pracy lub

● w regulaminie wynagradzania albo

● w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W przypadku nieuregulowania ww. kwestii w aktach prawa wewnętrznego lub umowie o pracę zastosowanie mają przepisy rozporządzenia o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery bud­żetowej.

Prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowych pracowników jednostek budżetowych określają przepisy ww. rozporządzenia.

Postanowienia umowy cywilnoprawnej, które mogą przewidywać wszystkie świadczenia określone w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, włącznie z zasadami ustalania do nich prawa i wysokości.

Umowa cywilnoprawna może określać prawo do tych świadczeń także w odmienny, indywidualny dla danej osoby sposób.

● diety,

● zwrot kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Nie ma przeszkód, aby wszystkie należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową zostały określone w postaci jednego ryczałtu (postanowienie SN z 22 września 2022 r., II PSK 373/21).

● diety,

● zwrot kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Niezbędne wydatki związane z podróżą muszą być określone lub uznane przez pracodawcę. Podlegają wówczas zwrotowi w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne koszty poniesione bezpośrednio w związku z odbywaniem podróży. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Nie wymagają dokumentowania wydatki objęte ryczałtem.

Niezbędne wydatki związane z podróżą muszą być określone lub uznane przez zleceniodawcę w umowie cywilnoprawnej. Podlegają wówczas zwrotowi w udokumentowanej wysokości. Wydatki te mogą obejmować opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne koszty poniesione bezpośrednio w związku z odbywaniem podróży. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, zleceniobiorca składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Nie wymagają dokumentowania wydatki objęte ryczałtem.

Należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione ze składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Należności za czas podróży zleceniobiorcy są zwolnione ze składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu o pod­róży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jed­nostce sfery budżetowej.

Należności za czas podróży służbowej pracownika (z wyjątkiem zatrudnionego na stanowisku kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe) są zwolnione z podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Zwolnienie ma zastosowanie do wszystkich podatników, a zatem dotyczy zarówno rezydentów, jak i nierezydentów (wyrok WSA w Krakowie z 6 lipca 2021 r., I SA/Kr 692/21).

Należności za czas podróży zleceniobiorcy (z wyjątkiem kierowcy z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie umowy zlecenia) są zwolnione z podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, pod warunkiem że otrzymane świadczenia:

● nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i

● zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Zwolnienie ma zastosowanie do wszystkich podatników, a zatem dotyczy zarówno rezydentów, jak i nierezydentów (wyrok WSA w Krakowie z 6 lipca 2021 r., I SA/Kr 692/21).

Opodatkowaniu podlegają koszty dowozu zleceniobiorcy do miejsca wykonywania pracy jako stanowiące przychody z tytułu zawartej umowy (wyrok WSA w Gdańsku z 15 czerwca 2021 r., I SA/Gd 346/21, wyrok NSA z 19 października 2022 r., II FSK 795/22).