Definicja podróży służbowej. Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,

• na polecenie pracodawcy,

• w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te elementy muszą wystąpić łącznie.

Decydujące znaczenie przy kwalifikowaniu wyjazdu jako podróży służbowej ma uzgodnione przez strony w umowie o pracę stałe miejsce pracy. Wyjazd do siedziby pracodawcy, która nie stanowi stałego miejsca pracy pracownika, zdecydowanie powinien być uznany za podróż służbową. W uzasadnieniu wyroku z 16 grudnia 2008 r. (I PK 96/08, OSNP 2010/11-12/138) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN

(…) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z treści art. 77⁵ § 1 KP wynika zatem, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem pracy rozumianym jako miejscowość będąca siedzibą pracodawcy, jeżeli tam pracownik ma swoje stanowisko pracy, albo inne miejsce, w którym pracownik jest obowiązany wykonywać obowiązki pracownicze w pozostałych przypadkach.

Przy ustaleniu w umowie o pracę stałego miejsca pracy w innej miejscowości lub na innym obszarze niż miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, wyjazd z takiego miejsca pracy do siedziby odbywany na polecenie pracodawcy w celach służbowych spełnia przesłanki zakwalifikowania go jako podróży służbowej i tym samym rozliczania świadczeń z tym związanych. Nie ma przy tym znaczenia odległość pomiędzy tymi dwoma punktami. Decydujące znaczenie ma to, że siedziba pracodawcy położona jest w innej miejscowości niż stałe miejsce pracy pracownika.

W wyroku z 24 lutego 2016 r. (III SA/Wa 1006/15) WSA w Warszawie stwierdził m.in., że: 

WSA

Elementem charakteryzującym podróż służbową jest okoliczność, iż pobyt w miejscu wykonywania zadania służbowego jest z założenia tymczasowy, podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, zaś sama podróż ma charakter incydentalny w stosunku do pracy wykonywanej zwykle przez pracownika w ramach jego obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę.

Takie opinie są powtarzane w orzecznictwie sądowym, a okolicznością decydującą staje się określenie znaczenia "incydentalności" wyjazdów w stosunku do zwykłych obowiązków służbowych. Jeżeli pracownik będzie świadczył pracę w oddziale pracodawcy, co prawda raz w tygodniu, ale systematycznie i przez długi okres, należy uznać, że miejsce pracy w umowie zostało określone niezgodnie z rzeczywistością, bo pracownik pracuje faktycznie w dwóch miejscach, a to wymaga zmiany warunków umowy o pracę. 

Należności za podróż służbową. Z tytułu podróży służbowej krajowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli pracodawca zapewni pracownikowi środek transportu (w omawianym przypadku - samochód służbowy), to co do zasady nie będą przysługiwały ryczałty na jazdy miejscowe, gdyż pracownik dojedzie samochodem do miejsca docelowego, a więc nie będzie ponosił kosztów takich przejazdów. Co do noclegów (rozliczenie na podstawie rachunku lub ryczałtowe) - decydujące znaczenie będzie miało to, czy podczas podróży służbowej pracownik korzystał z noclegu. Z pytania można wywnioskować, że nie mówimy o bardzo odległych lokalizacjach, czyli wyjazdy nie będą połączone z noclegami. Zatem pracownik nabędzie prawo tylko do diety. Dieta z tytułu delegacji na terenie kraju jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu i wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje pracownikowi, jeżeli:

• podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin (od wyjazdu z miejscowości rozpoczęcia do powrotu do miejscowości zakończenia),

• celem podróży jest miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika,

• pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie (przez co należy rozumieć co najmniej 3 posiłki).

Dieta przyznana przez pracodawcę za wyjazd, który nie stanowi podróży służbowej, nie jest dietą w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych, ale świadczeniem o charakterze wynagrodzeniowym. Nie będzie ono korzystać ze zwolnienia zarówno z podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i ze składek na ubezpieczenia społeczne.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134)

• wyrok SN z 16 grudnia 2008 r. (I PK 96/08, OSNP 2010/11-12/138)

• wyrok WSA w Warszawie z 24 lutego 2016 r. (III SA/Wa 1006/15) 

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji