6/2024 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych], data dodania: 05.06.2024 Czy w umowie o świadczenie usług księgowych da się zawrzeć ochronę przed "nieodpowiedzialnym" klientem
PROBLEM
Prowadzę negocjacje z potencjalnym klientem na odtworzenie ksiąg rachunkowych od 2020 r. Pan wydał się bardzo rzeczowy, skrupulatny, sprawnie odpisuje na wiadomości e-mail, kontakt telefoniczny również jest bardzo dobry. Pan twierdził, że stan ksiąg za ten okres wynika z winy biura rachunkowego, które przyjęło za dużo klientów i nie potrafiło ich obsłużyć należycie. Zażądał od poprzedniego biura uzupełnienia braków. Właścicielka biura rachunkowego odmówiła mu, więc zdecydował się poszukać księgowej przez grupę na Facebooku i tam nawiązaliśmy kontakt. Zamierza pozwać poprzednie biuro o zwrot kosztów ponownego księgowania. Potencjalny klient wydawał się bardzo wiarygodny w zakresie przytoczonej przez niego historii. Skontaktowałam się z jego poprzednim biurem i po rozmowie mam obawę, czy wina jednak nie była po stronie klienta, na to wskazują liczne wiadomości e-mail biura o przesłanie dokumentów, uzupełnienie braków i liczne prośby o odpisanie na poprzednie wiadomości. Moje biuro rachunkowe zostało niedawno założone. Nie mam za dużo klientów, a ponieważ sytuacja finansowa jest dosyć trudna, muszę podjąć się tego zlecenia, bo inaczej będę miała długi. Co powinnam zawrzeć w treści umowy z klientem, by zabezpieczyć się przed jakimiś negatywnymi konsekwencjami?
RADA
Zabezpieczenie interesów autorki pytania wymagałoby sporządzenia indywidualnej umowy, a nie porad co do jej brzmienia. Jednak nie budzi wątpliwości fakt, że umowa ta powinna być skonstruowana jako zobowiązanie starannego działania. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Umowa o świadczenie usług księgowych jest to zobowiązanie starannego działania. Jeśli w tym zakresie nie ma innych postanowień, to biuro rachunkowe nie odpowiada za osiągnięcie konkretnego rezultatu, lecz za zachowanie należytej staranności. W rozpatrywanym przypadku umowa o odtworzenie ksiąg rachunkowych za okres od 2020 r. jest też niewątpliwie pewnego rodzaju umową o świadczenie usług księgowych, lecz dotyczącą dokumentacji księgowej, która powinna była powstać w przeszłości.
Umowa z klientem - sposób określenia obowiązków biura rachunkowego
W przypadku opisanych przez autorkę pytania podejrzeń co do klienta warto z ostrożności zawrzeć w umowie zapisy stanowiące, że biuro rachunkowe nie odpowiada za osiągnięcie rezultatu w postaci odtworzenia dokumentacji księgowej, lecz zobowiązane jest do zachowania należytej staranności przy wykonaniu tej umowy. Lepiej przy tym unikać sformułowań w stylu, że biuro rachunkowe w zamian za określone wynagrodzenie odtworzy dokumentację księgową, księgi rachunkowe itp. Mogłoby to bowiem wskazywać na zobowiązanie rezultatu, a odtworzenie dokumentacji niekoniecznie może być możliwe, np. z powodu rażącego braku dokumentów źródłowych czy kontaktu ze strony klienta.
Umowa z klientem - sposób określenia wynagrodzenia biura rachunkowego za odtworzenie ksiąg
W przypadku tego typu umów ryzykowne może być określenie wynagrodzenia w sposób ryczałtowy za cały okres czy np. poszczególne miesiące. O wiele lepszym rozwiązaniem jest określenie wynagrodzenia biura np. według stawki godzinowej. Chroni to biuro rachunkowe przed zbytnim rozszerzaniem obowiązków biura np. w zakresie poszukiwania dowodów źródłowych. Taki sposób wynagrodzenia dodatkowo podkreśla charakter zobowiązania jako umowy starannego działania, a nie rezultatu. Dodatkowo należałoby wyraźnie określić termin zapłaty wynagrodzenia (np. płatność za określoną liczbę godzin z góry, co jest samo w sobie pewnego rodzaju zabezpieczeniem przed "nieodpowiedzialnym" klientem). Brak zapłaty przez pewien okres daje możliwość wypowiedzenia umowy przez biuro rachunkowe bez żadnych konsekwencji.
Umowa z klientem - termin udzielania informacji i przekazywania dokumentów przez klienta
W umowie biura rachunkowego zawieranego z klientem warto także wskazać, w jakim terminie powinien on udostępniać dokumenty i udzielać informacji. Niebezpieczne mogłyby być postanowienia na sztywno wskazujące termin wykonania usługi przez biuro rachunkowe. O wiele bezpieczniej wprowadzić zapisy uzależniające termin odtworzenia dokumentacji za dany okres, np. od daty przekazania kompletnej dokumentacji i informacji przez klienta.
Umowa z klientem - możliwość wypowiedzenia umowy w przypadku trudności z kontaktem
Biuro rachunkowe musi liczyć się z sytuacją, w której klient zaniecha na pewien czas kontaktu. Występuje wtedy pewien stan niepewności co do tego, czy zamierza kontynuować współpracę lub czy nagle zacznie odzywać się, odpisując na wiadomości w terminie, który nie będzie zbyt odpowiedni dla biura. Aby zapobiec negatywnym skutkom, można rozważyć wprowadzenie zapisu, który pozwala na wypowiedzenie umowy przez biuro, jeśli klient przez określony czas nie kontaktuje się lub nie dostarcza wystarczających informacji czy dokumentów.
Umowa z klientem - ograniczenie odpowiedzialności biura
W umowie mogą znaleźć się zapisy ograniczające odpowiedzialność biura np. do określonej kwoty lub w uzależnieniu od zapłaconego przez klienta wynagrodzenia.
Umowa z klientem - ryzyko podjętej współpracy
Nawet najlepsze zapisy umowy biura rachunkowego niestety nie ochronią od negatywnych skutków współpracy z nieodpowiedzialnym klientem. Warto zatem zawsze porównać potencjalny zysk do ryzyka współpracy, zwłaszcza, że sąd orzekający, w przypadku danego sporu, może nie znać specyfiki pracy w biurze rachunkowym i przyjąć interpretację danych zapisów umowy, zdarzeń, okoliczności na niekorzyść księgowej. Poza tym nikt nie jest w stanie przewidzieć wszystkich zagrożeń ze strony klienta czy też jego zachowania, a wobec tego ująć to w zapisach umowy, stąd tak ważny jest odpowiedni dobór klientów.
Podstawa prawna
3531 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny- j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 653
Marcin Szabłowski
adwokat
