Sygnalista w biurze rachunkowym - praktyczne wskazówki

Od 25 września 2024 roku obowiązują przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Podmioty działające w sektorze finansowym, w tym biura rachunkowe są zobowiązane stosować nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Właściwe wdrożenie systemu whistleblowingowego nie tylko stanowi obowiązek związany ze spełnieniem wymogów prawnych, ale także może przyczynić się do poprawy jakości usług biura rachunkowego.

Budowanie relacji z klientem biura rachunkowego >>>

Whistleblowing z perspektywy biura rachunkowego

Zgłaszanie nieprawidłowości, czyli whistleblowing, to kluczowe pojęcie w kontekście ustawy o ochronie sygnalistów. W krajowym systemie prawnym termin ten odnosi się do procesu informowania o naruszeniach prawa przez osoby, które uzyskały takie informacje w kontekście związanym z pracą.

Co istotne, uprawnieni do zgłaszania nieprawidłowości są zarówno obecni pracownicy, jak i osoby, których więź prawna z danym podmiotem już ustała. Także osoby, które dopiero ubiegają się o pracę, mogą zaraportować zaobserwowane w procesie rekrutacji, negocjacji nieprawidłowości stanowiące naruszenia prawa.

Z perspektywy biur rachunkowych szczególnie istotny wydaje się fakt, że whistleblowing może dotyczyć szerokiego spektrum naruszeń, w tym kwestii związanych z usługami finansowymi, przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, ochroną danych osobowych czy interesami finansowymi Skarbu Państwa.

Sygnaliści pod ochroną

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być między innymi: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca,
prokurent, akcjonariusz lub wspólnik.
Zgodnie z przepisami ustawy, sygnalistą może być również osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która dokona zgłoszenia naruszeń prawa o jakich uzyskała informacje podczas procesu rekrutacji.

W katalogu naruszeń, których zgłoszenie podlega ochronie, znajduje się 17 punktów odnoszących się m.in. do korupcji, zamówień publicznych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych czy interesów finansowych Skarbu Państwa i samorządów oraz rynku wewnętrznego Unii Europejskiej (art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

Sygnalista będzie podlegał ochronie już od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego była prawdziwa i rzeczywiście stanowi informację o naruszeniu prawa. Sygnalista nie będzie musiał prowadzić jakichkolwiek działań, aby udowodnić prawdziwość swojego zgłoszenia, dokona tego bowiem podmiot, któremu je złożył. To on, wypełniając ustawowe obowiązki, będzie prowadził postępowanie wyjaśniające, aby ustalić, czy naruszenie opisane w zgłoszeniu miało rzeczywiście miejsce.

Co więcej, zgodnie z przepisami ustawy, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

Nowe obowiązki dla biur rachunkowych

Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń. Dlatego obowiązkowe jest opracowanie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i precyzyjne określenie zasad ich przyjmowania w firmie. Obowiązek ten dotyczy wszystkich biur rachunkowym, niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać:

• kto został w instytucji upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (jednostka organizacyjna, osoba, podmiot zewnętrzny);
• sposoby (kanały) przekazywania zgłoszeń wewnętrznych - co najmniej ustnie lub pisemnie;
• kto w instytucji został upoważniony do podejmowania działań następczych, w tym do weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i dalszej komunikacji z sygnalistą (bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego);
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy;
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Poza szczegółowo określonymi w ustawie elementami procedura może opisywać też inne zagadnienia. Można zdecydować się na wprowadzenie do niej możliwości zgłaszania naruszeń, dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych (np. wewnętrzne regulaminy, procedury, kodeksy etc.) obowiązujących w danym biurze rachunkowym.

Ustawa wprowadza obowiązek konsultacji treści procedury z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, wyłonionymi w trybie obowiązującym w danym podmiocie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje takie mają trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni. Dopiero po zakończeniu konsultacji pracodawca podaje jej treść do wiadomości wszystkich pracowników. Pracodawca nie może skrócić tego czasu.

Biura rachunkowe będą musiały prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, gdzie gromadzone będą dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, a także o podjętych działaniach następczych. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze będą przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Podmioty, które nie wprowadzą wymaganych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszenia naruszeń prawa narażają się na odpowiedzialność karną.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka